Directie assistent

Scapino Ballet Rotterdam; Rotterdam; Hybrid; EUR 31,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal IV

42 verlofdagen per jaar

Jaarlijkse eindejaarsuitkering

Contract één jaar met uitzicht op vast

Gratis toegang tot voorstellingen

Werkplek in centrum Rotterdam

Job summary

Scapino Ballet Rotterdam zoekt een betrokken Directie Assistent voor 20-24 uur per week. Je ondersteunt de Artistiek Directeur en Algemeen Directeur, beheert agenda’s, bereidt overleggen voor en bewaakt acties. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en schakelt snel tussen onderwerpen.

Onder leiding van de directie werk je aan standaarddocumenten, notulen en reisplanning. Een creatieve, culturele werkomgeving met ruim contact en afstemming is geboden in een

Qualifications

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende, secretariële of administratieve functie.
• Ervaring met agenda- en documentbeheer.
• Ervaring binnen een culturele organisatie is een pré.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van de agenda's van de directie
• Voorbereiden van afspraken, overleggen, presentaties en bijeenkomsten
• Ondersteunen bij correspondentie, uitnodigingen en praktische communicatie
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Doorverwijzen, prioriteren en filteren van vragen en verzoeken
• Notuleren van vergaderingen en opstellen van actielijsten
• Coördineren van reis- en verblijfgegevens
• Signaleren van deadlines en opvolgen van afspraken
• Notuleren van Raad van Toezicht-vergaderingen

Skills

Organiseren

Overzicht bewaren

Communicatief NL/EN

Office 365

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Office 365

Job description

Scapino Ballet Rotterdam is een van de meest toonaangevende dansgezelschappen van Nederland en hét stadsdansgezelschap van Rotterdam. Al sinds 1945 laten we zien hoe dans kan raken, verwonderen en inspireren. Onze producties zijn gedurfd, multidisciplinair en vaak begeleid door livemuziek. We zetten kunst in als een kracht voor verandering en schuwen maatschappelijke thema’s niet.

We zoeken een betrokken

20 - 24 uur per week
startdatum en werkdagen- en tijden in overleg

Onder leiding van Nanine Linning en Rob van Steen bevindt Scapino zich in een artistieke transitie, met ambitieuze plannen voor internationalisering en nieuwe samenwerkingen. Een inspirerend moment om onderdeel te worden van ons gezelschap, we vertellen hier meer over in deze video .

Iedere productie, première, vergadering of nieuwe samenwerking gaat gepaard met afstemming en organisatie. Als Directie Assistent ondersteun je zowel de Artistiek Directeur als de Algemeen Directeur, waarbij het zwaartepunt ligt bij de ondersteuning van de Artistiek Directeur. Je beheert agenda's, bereidt overleggen voor, bewaakt acties en zorgt ervoor dat informatie, documenten en afspraken op de juiste plek terechtkomen.

Je bent regelmatig eerste aanspreekpunt voor interne en externe personen die betrekking hebben op directie-aangelegenheden. Daarbij weet je snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen en mensen, zonder het overzicht te verliezen. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de directieleden zich richten op de artistieke en organisatorische koers van Scapino.

• Beheren en coördineren van de agenda's van de directie
• Voorbereiden van afspraken, overleggen, presentaties en bijeenkomsten
• Ondersteunen bij correspondentie, uitnodigingen en praktische communicatie
• Met regelmaat fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Doorverwijzen, prioriteren en filteren van vragen en verzoeken
• Opstellen van agenda's, notulen, actielijsten en vergaderstukken uit directie – en indien gewenst hoofdenoverleggen
• Signaleren van deadlines en opvolgen van gemaakte afspraken
• Signaleren van voortgang van lopende zaken en zorgen dat informatie, documenten en acties tijdig bij de juiste personen terecht komen
• Voorbereiden en notuleren van Raad van Toezicht-vergaderingen
• Coördineren van reis- en verblijfgegevens en andere praktische zaken

Wie ben jij?

Je krijgt energie van organiseren en vindt het prettig als dingen goed geregeld zijn. Je houdt overzicht, werkt zorgvuldig en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Wanneer er veel tegelijk gebeurt, weet jij hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en blijf je rustig en gestructureerd werken.

Je bent toegankelijk, prettig in de samenwerking en voelt goed aan wat er nodig is. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende mensen en onderwerpen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast:

• communiceer je gemakkelijk in het Nederlands en Engels
• ben je digitaal vaardig en werk je gemakkelijk met Office 365
• ben je flexibel en stressbestendig
• voel je je thuis in een creatieve en culturele werkomgeving

Verder breng je de volgende ervaring mee:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau
• Ervaring in een ondersteunende, secretariële of administratieve functie
• Ervaring met agenda- en documentbeheer
• Ervaring binnen een culturele organisatie is een pré

Wat bieden wij?

Je werkt dicht op de dagelijkse praktijk van Scapino Ballet Rotterdam. Daardoor krijg je een uniek kijkje achter de schermen bij producties, premières, internationale samenwerkingen en de ontwikkeling van het gezelschap.

• Een afwisselende functie binnen een van de meest toonaangevende dansgezelschappen van Nederland
• Een functie van 24 uur per week, waarbij we de werkdagen en werktijden graag in overleg met jou afstemmen
• Een salaris in schaal IV (€ 2.740 - € 3.530 op basis van een fulltime dienstverband)
• Maar liefst 42 verlofdagen per jaar bij een fulltime aanstelling
• Een vaste eindejaarsuitkering
• Een aanstelling voor één jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd
• Gratis toegang tot Scapino-voorstellingen en de mogelijkheid om premières en repetities bij te wonen
• Een inspirerende werkplek midden in het centrum van Rotterdam