De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND); Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 16,50% boven bas salaris

144 vakantie-uren + 64 IKB-verlofuren

Pensioen ABP (27% total; werkgeversbij

Verlofregelingen zoals geboorteverlof,

Thuiswerkvergoeding €2,40 per dag

Thuiswerkplek/verduurzaming €750

Reiskostenvergoeding 100% OV

Opleidingsbudget via IND academie

Job summary

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zoekt een managementondersteuner die als rechterhand van twee afdelingshoofden fungeert. Je beheert agenda’s en mailboxen, regisseert (digitale) overleggen en lost zelfstandig problemen op.

Je werkt op kantoor op de 14e en 15e verdieping in Den Haag, met mogelijkheden tot thuiswerk. Het werk is afwisselend en vereist organisatorische vaardigheden, discretie en teamwork.

Qualifications

• Beheer van agendas en mailboxen voor managers.
• Organiseren van bijeenkomsten, zalen, lunches en reizen.
• Behandelen van vertrouwelijke vergaderstukken en archiefwerk.
• Algemene administratieve taken voor de directie Bedrijfsvoering.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en mailboxen van managers.
• Plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten.
• Verwerken van vertrouwelijke documenten en taken in systemen.
• Ondersteuning van het secretariaat en samenwerking met collega’s.

Skills

Complex agenda beheer

Mailbox beheer

Planning en organisatie

Communicatie

Digitale vergaderingen

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Op deze pagina:

• Dit ga je doen
• Dit krijg je
• Dit bieden we nog meer
• Dit vragen wij
• Hier kom je te werken
• Bijzonderheden
• Over de functiegroep
• Stel gerust je vraag

Dit ga je doen

Het is een tijd waarin veel gebeurt en het thema migratie brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee. Om ervoor te zorgen dat de IND haar taken zo goed mogelijk kan uitvoeren, is de directie Bedrijfsvoering (BV) een belangrijke businesspartner op het gebied van kaders, advies, toetsing en ondersteuning en regie. Het managementteam van BV wordt organisatorisch en procesmatig geadviseerd en ondersteund door het Stafteam. Dit team bestaat uit stafadviseurs, informatiemanagement en managementondersteuners. Wij zoeken een nieuwe collega die als managementondersteuner de rechterhand is van twee afdelingshoofden/tactisch managers.

Wat ga je doen?

Jij weet als geen ander dat een managementondersteuner van onschatbare waarde is. Je bent verantwoordelijk voor de agenda’s en mailboxen van jouw managers, zodat alles tot in de puntjes is voorbereid. Je houdt de regie over (digitale) overleggen en (onverwachte) afspraken. Dankzij jouw plannings- en communicatieve vaardigheden weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Om dit goed te kunnen doen, heb je regelmatig agendaoverleg en kun je rekenen op de steun van je collega’s binnen het Stafteam. We verwachten dat je creatief meedenkt, zaken signaleert en zelfstandig problemen oplost.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Complex agendabeheer en controle van verschillende mailboxen; je eigen mailbox, die van jouw managers en de gezamenlijke secretariaatsmailbox.
• Het plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen, inclusief het boeken van zalen, lunches, overnachtingen, ontvangen van bezoek e.d.
• Het verwerken en afhandelen van (vertrouwelijke) vergaderstukken voor afspraken en overleggen, zowel in systemen als via e-mail.
• Algemene administratieve werkzaamheden voor de directie Bedrijfsvoering, zoals het bijhouden van bestanden, het afhandelen van taken in archiefsystemen en bestellingen en facturen in het financiële systeem.

Natuurlijk doe je dit niet allemaal alleen. Naast je werkzaamheden voor jouw managers pak je samen met de andere managementondersteuners algemene taken binnen het secretariaat op. Samen zorgen jullie ervoor dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert. Het werk is afwisselend en je hebt veel contact met verschillende afdelingen.

Daarnaast staan er regelmatig collega’s aan je bureau. Je bent het eerste aanspreekpunt en tegelijkertijd de poortwachter voor vragen en verzoeken. Daarom is het belangrijk dat je meerdere dagen per week aanwezig bent op ons kantoor op de 14e en 15e etage in Den Haag. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar we zien je graag regelmatig op kantoor, in ieder geval op woensdag of vrijdag.

Dit krijg je

• Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast dienstverband
• 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• IKB: Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op het basissalaris. Het IKB kun je vrij besteden als extra inkomen, aan een fietsregeling, fitness abonnement, extra verlofuren of zelfs je studieschuld van max. €2.000 per jaar belastingvrij aflossen bij DUO.
• Vakantiedagen: 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur.
• Pensioen: Je bouwt je pensioen op (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage) bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland.
• Verlofregelingen: Geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
• Thuiswerkvergoeding: Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van ca. €2,40 per dag.
• Thuiswerkplek/verduurzaming: €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
• Reiskostenvergoeding: 100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding.
• Trainingen, cursussen en opleidingen: Via onze eigen IND academie kun je opleidingen en trainingen volgen die passen bij jouw functie. Ontdek onze interne leerlijnen en maak gebruik van het opleidingsbudget om interne en externe opleidingen/trainingen te volgen voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Meer informatie: https://www.caorijk.nl/

Dit vragen wij

• Je hebt mbo- werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door opleiding of relevante werkervaring.
• Het beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers heb jij volledig in de vingers.
• Je houdt je hoofd koel wanneer alles tegelijk op je afkomt, bij onverwachte zaken en met een eindeloos lijkende to-dolijst.
• Je hebt ruime ervaring met het werken in een digitale werkomgeving, waaronder in ieder geval MS Office.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Competenties

• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit

Hier kom je te werken

Meer over BV, Staf

Directie Bedrijfsvoering (BV)

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND haar taak zo goed mogelijk kan uitvoeren. De directie wil haar partners zo goed mogelijk in positie brengen, zodat we samen de opgave van de IND realiseren. De directie Bedrijfsvoering doet dit vanuit een regisserende, adviserende, kaderstellende, toetsende en ondersteunende rol: met een brede blik op het gebied van mens en organisatie, financiën, control, business intelligence, Lean, interne audits, huisvesting, facilitaire voorzieningen, inkoop, duurzaamheid en veiligheid. Dit betekent dat wij weten wat de IND nu, maar ook in de toekomst, nodig heeft zodat we duurzame en toekomstbestendig adviezen en producten leveren.

De directie Bedrijfsvoering is ongeveer 400 fte groot. De directie is opgebouwd in drie managementlagen: de directeur, een aantal tactisch managers en operationeel managers. Een deel van de uitvoering van de bedrijfsvoering is belegd in shared service organisaties, waarvoor de directie BV opdrachtgever is. Functionele kaderstelling komt via het ministerie van J&V naar de directie BV.

De directeur en de managers worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de tactisch managers vindt plaats door staf adviseurs.

Over Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid