Coordinerend managementondersteuner PPG

Rivm; Bilthoven; Remote; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

OV-reiskostenvergoeding

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Mantelzorgvriendelijke organisatie

Job summary

RIVM zoekt een coördinerend managementondersteuner voor het secretariaat van het domein PPG. Je coördineert negen managementondersteuners en ondersteunt de MT bij dagelijkse planning, processen en continuïteit van werkzaamheden.

Daarnaast ben je dossierhouder voor het Opgeschaald Secretariaat van de LFI en bereid je werkzaamheden voor op snelle onboarding en crisisorganisatie. Je werkt vanuit Bilthoven met collega’s op regiokantoren en werkt flexibel waar nodig.

Qualifications

• Ruime ervaring met coördineren van een team managementondersteuners
• Kennis van operationele processen en procesverbeteringen
• Aantoonbare samenwerking en communicatievaardigheden binnen een secretariaat

Responsibilities

• Coördineren huidige team managementondersteuners (negen personen) en ondersteunen bij dagelijkse werkzaamheden.
• Zorg dragen voor continuïteit van het secretariaat tijdens pandemie en op-geschaald secretariaat.
• Ondersteuning bij onboarding van extra medewerkers en afstemming met crisisorganisatie

Skills

Coördineren team

Teamwork

Klantgericht

Plannen en organiseren

Tools

MS Office

Job description

Ben jij op zoek naar betekenisvol werk en lijkt het je leuk om een bijdrage te leveren aan de preventieprogramma’s én opschaling binnen het RIVM? Hierbij bieden wij jou een functie waarin jij het verschil kunt maken. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management van PPG. Daarnaast wordt bij een volgende pandemie een nieuw secretariaat opgezet. De coördinerend managementondersteuner heeft een belangrijke rol in de voorbereiding hiervan en is tijdens een pandemie in de lead voor het opgeschaalde secretariaat.
Past deze dynamische omgeving bij jou en krijg je energie van organiseren, verbinden en ontzorgen? Lees dan verder.

Ongeveer de helft van de tijd ben jij als coördinerend managementondersteuner verantwoordelijk voor het coördineren van het huidige team managementondersteuners (negen mensen). Dat betekent dat je het team ondersteunt bij het organiseren van het dagelijks werk. Je bevordert binnen het secretariaat een cultuur van samenwerking, kennisdeling, vastleggen van werkwijzen en continue verbetering. Je komt met voorstellen voor operationele procesverbeteringen, waaronder standaardisatie, digitalisering en automatisering. Samen ontlasten jullie de MT-leden zoveel mogelijk, zodat zij zich kunnen richten op hun managementrol. Indien nodig spring je af en toe hands-on bij.

De andere helft van de tijd ben je dossierhouder van het Opgeschaald Secretariaat van de LFI. Je zorgt ervoor dat het secretariaat ook tijdens een pandemie effectief kan blijven functioneren. Hiervoor houd je voorbereidingen, werkwijzen en plannen actueel en zorg je dat betrokken medewerkers goed zijn voorbereid op het snel onboarden van extra medewerkers en het ondersteunen van een uitgebreide crisisorganisatie. Bij een pandemie activeer je het opschalingsplan van het secretariaat, organiseer je aanvullende capaciteit en begeleid je de overgang naar de crisisstructuur. Bij een pandemie neem je de operationeel leiding over het opgeschaalde secretariaat, stuur je de managementondersteuners aan en zorg je dat de ondersteuning van de crisisorganisatie soepel verloopt. In crisissituaties kan het voorkomen dat je buiten reguliere kantooruren bereikbaar moet zijn om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen, ook al zijn er voorbereidingen getroffen om dit te voorkomen.

Waar kom jij te werken

Je komt te werken in een prettig en betrokken team van negen managementondersteuners. Samen ondersteunen jullie het management van het hele domein. Ieder teamlid heeft een aantal vaste managers die hij of zij ondersteunt. Tegelijkertijd staan jullie altijd voor elkaar klaar en helpen en vervangen jullie elkaar waar dat nodig is. Het team heeft op dit moment nog geen coördinator.

De teamleden werken zowel op ons hoofdkantoor in Bilthoven als vanuit de drie regiokantoren Zwolle, Zoetermeer en Eindhoven. Dat maakt het samenwerken soms wat uitdagender, maar juist daarom vinden we het belangrijk om elkaar goed op te zoeken, korte lijnen te houden en als één team samen te werken.

Als dossierhouder Opgeschaald Secretariaat LFI werk je veel samen met collega’s van de LFI. Deze afdeling bevindt zich op het hoofdkantoor in Bilthoven. We vinden het belangrijk elkaar veel te zien. Deels vanuit huis werken is mogelijk.

Informeren en solliciteren

Wil je meer weten over de rol? Bel dan met Karin Honig (CPO) via 06-29673670 of Elske van Doornum (RPO-LFI) via 06-15440574.
De functie is in principe voor één jaar. Pas tegen het einde van het jaarcontract (twee a drie maanden vóór het einde van het jaarcontract) hebben we meer zicht op de formatie voor lange termijn en kunnen we bekijken of er mogelijkheden zijn om het eerste jaarcontract te verlengen.

De vacature sluit op maandag 23 november om 23:59 uur. De eerste gesprekken zijn gepland op maandag 30 november en/of woensdag 1 december.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat breng je mee

Je kunt uitstekend samenwerken.
Je hebt ervaring met het coördineren van een team of de werkzaamheden van collega's. Je bouwt vertrouwen op, benut de kennis en ervaring van anderen en betrekt collega's bij afspraken en veranderingen. Je weet verschillende belangen bij elkaar te brengen en bevordert de samenwerking binnen het team.

Je bent klantgericht.
Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner en weet wat nodig is om een managementteam goed te ondersteunen. Je bent benaderbaar, luistert goed naar wat collega's en managers nodig hebben en combineert een dienstverlenende houding met duidelijkheid en assertiviteit.

Je bent organisatiesensitief.
Je hebt oog voor wat er speelt in het team en de organisatie. Je herkent verschillende belangen en gevoeligheden en stemt je aanpak daarop af. Je weet wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.

Je kunt goed plannen en organiseren.
Je houdt overzicht over verschillende werkzaamheden, stelt prioriteiten en anticipeert op wat nodig is. Je hebt ervaring met het organiseren en verbeteren van werkprocessen. Je kunt procedures en werkafspraken uitwerken, helder vastleggen en zorgen voor een goede werkverdeling en continuïteit.

Je bewaakt de voortgang.
Je hebt ervaring met het bewaken van afspraken, deadlines en de voortgang van werkzaamheden. Je signaleert tijdig knelpunten, zorgt dat acties worden opgevolgd en spreekt collega's waar nodig op een constructieve manier aan.

Je bent gericht op leren en verbeteren.
Je staat open voor feedback, reflecteert op je eigen handelen en hebt ervaring met of affiniteit met het verbeteren van werkprocessen. Je neemt initiatief om de samenwerking en werkwijze samen met collega's verder te ontwikkelen.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Hier kom je te werken

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid .
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

RIVM nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.