Coordinerend Managementondersteuner PPG

Rijksoverheid; Bilthoven; Hybrid; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskosten woon-werkverkeer

Ouderschapsverlof

Job summary

RIVM zoekt een coördinerend managementondersteuner voor het management van het PPG. Je werkt deels op kantoor in Bilthoven en deels op afstand, en bent tijdens crises de operationele spil in het opgeschaalde secretariaat.

Je coördineert een team van negen managementondersteuners, bevordert samenwerking en continue verbetering, en onderhoudt voorbereidingen en plannen voor snelle onboarding van extra medewerkers tijdens pandemieën.

Qualifications

• Ervaring met coördineren van een team managementondersteuners.
• Kennis van operationele procesverbeteringen zoals standaardisatie en digitalisering.
• Inzetbaar op langere termijn voor crisisbeleid en snelle inzet tijdens pandemieën.

Responsibilities

• Coördineren van het huidige team managementondersteuners (negen personen).
• Ondersteunen bij het organiseren van dagelijks werk en bevorderen van samenwerking.
• Voorstellen doen voor operationele procesverbeteringen en digitalisering.
• Dossierhouder van het Opgeschaald Secretariaat van de LFI en zorgen voor continuïteit tijdens pandemieën.
• Actief aansturen van managementondersteuners en zorgen voor soepele crisisondersteuning.

Skills

Teamcoördinatie

Communicatieve vaardigheden

Job description

Dit ga je doen

Ben jij op zoek naar betekenisvol werk en lijkt het je leuk om een bijdrage te leveren aan de preventieprogramma's én opschaling binnen het RIVM? Hierbij bieden wij jou een functie waarin jij het verschil kunt maken. Het secretariaat is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management van PPG. Daarnaast wordt bij een volgende pandemie een nieuw secretariaat opgezet. De coördinerend managementondersteuner heeft een belangrijke rol in de voorbereiding hiervan en is tijdens een pandemie in de lead voor het opgeschaalde secretariaat.
Past deze dynamische omgeving bij jou en krijg je energie van organiseren, verbinden en ontzorgen? Lees dan verder.

Wat ga je doen

Ongeveer de helft van de tijd ben jij als coördinerend managementondersteuner verantwoordelijk voor het coördineren van het huidige team managementondersteuners (negen mensen). Dat betekent dat je het team ondersteunt bij het organiseren van het dagelijks werk. Je bevordert binnen het secretariaat een cultuur van samenwerking, kennisdeling, vastleggen van werkwijzen en continue verbetering. Je komt met voorstellen voor operationele procesverbeteringen, waaronder standaardisatie, digitalisering en automatisering. Samen ontlasten jullie de MT-leden zoveel mogelijk, zodat zij zich kunnen richten op hun managementrol. Indien nodig spring je af en toe hands‑on bij.
De andere helft van de tijd ben je dossierhouder van het Opgeschaald Secretariaat van de LFI. Je zorgt ervoor dat het secretariaat ook tijdens een pandemie effectief kan blijven functioneren. Hiervoor houd je voorbereidingen, werkwijzen en plannen actueel en zorg je dat betrokken medewerkers goed zijn voorbereid op het snel onboarden van extra medewerkers en het ondersteunen van een uitgebreide crisisorganisatie. Bij een pandemie activeer je het opschalingsplan van het secretariaat, organiseer je aanvullende capaciteit en begeleid je de overgang naar de crisisstructuur. Bij een pandemie neem je de operationeel leiding over het opgeschaalde secretariaat, stuur je de managementondersteuners aan en zorg je dat de ondersteuning van de crisisorganisatie soepel verloopt. In crisissituaties kan het voorkomen dat je buiten reguliere kantooruren bereikbaar moet zijn om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen, ook al zijn er voorbereidingen getroffen om dit te voorkomen.

Waar kom jij te werken

Je komt te werken in een prettig en betrokken team van negen managementondersteuners. Samen ondersteunen jullie het management van het hele domein. Ieder teamlid heeft een aantal vaste managers die hij of zij ondersteunt. Tegelijkertijd staan jullie altijd voor elkaar klaar en helpen en vervangen jullie elkaar waar dat nodig is. Het team heeft op dit moment nog geen coördinator.

De teamleden werken zowel op ons hoofdkantoor in Bilthoven als vanuit de drie regiokantoren Zwolle, Zoetermeer en Eindhoven. Dat maakt het samenwerken soms wat uitdagender, maar juist daarom vinden we het belangrijk om elkaar goed op te zoeken, korte lijnen te houden en als één team samen te werken.

Als dossierhouder Opgeschaald Secretariaat LFI werk je veel samen met collega's van de LFI. Deze afdeling bevindt zich op het hoofdkantoor in Bilthoven. We vinden het belangrijk elkaar veel te zien. Deels vanuit huis werken is mogelijk.

Dit krijg je

• Schaal 7
  €3.097 - €3.984 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat breng je mee

Je kunt uitstekend samenwerken.
Je hebt ervaring met het coördineren van een team of de werkzaamheden van collega's. Je bouwt vertrouwen op, benut de kennis en ervaring van anderen en betrekt collega's bij afspraken en veranderingen. Je weet verschillende belangen bij elkaar te brengen en bevordert de samenwerking binnen het team.

Je bent klantgericht.
Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner en weet wat nodig is om een managementteam goed te ondersteunen. Je bent benaderbaar, luistert goed naar wat collega's en managers nodig hebben en combineert een dienstverlenende houding met duidelijkheid en assertiviteit.

Je bent organisatiesensitief.
Je hebt oog voor wat er speelt in het team en de organisatie. Je herkent verschillende belangen en gevoeligheden en stemt je aanpak daarop af. Je weet wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.

Je kunt goed plannen en organiseren.
Je houdt overzicht over verschillende werkzaamheden, stelt prioriteiten en anticipeert op wat nodig is. Je hebt ervaring met het organiseren en verbeteren van werkprocessen. Je kunt procedures en werkafspraken uitwerken, helder vastleggen en zorgen voor een goede werkverdeling en continuïteit.

Je bewaakt de voortgang.
Je hebt ervaring met het bewaken van afspraken, deadlines en de voortgang van werkzaamheden. Je signaleert tijdig knelpunten, zorgt dat acties worden opgevolgd en spreekt collega's waar nodig op een constructieve manier aan.

Je bent gericht op leren en verbeteren.
Je staat open voor feedback, reflecteert op je eigen handelen en hebt ervaring met of affiniteit met het verbeteren van werkprocessen. Je neemt initiatief om de samenwerking en werkwijze samen met collega's verder te ontwikkelen.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop 'overige arbeidsvoorwaarden'.

Over RIVM

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega's aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid