Coördinator Frontoffice Facilitaire Zaken & IT

Werken Bij Hogescholen; Den Haag; Hybrid; EUR 41,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering 8,3%

Verlofregeling 53 dagen

NS-businesscard / Kilometervergoeding

Job summary

De Haagse Hogeschool zoekt een Coördinator Frontoffice Facilitaire Zaken & IT in Den Haag. Je geeft operationele leiding aan de frontoffice, stuurt een team aan en bewaakt de dienstverlening.

Relevante IT-kennis en ervaring zijn vereist, mede om processen te verbeteren en medewerkers te coachen. De positie is 1,0 fte (40 uur per week) met een maandelijks salaris tussen €3.667,97 en €5.154,67 bruto, inclusief vakantietoeslag en eindejaarsuitkering, en biedt volop ontwikkelmogelijkheden in een

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met operationele aansturing en/of coördinatie van een team.
• Aantoonbare IT-kennis en ervaring, bij voorkeur binnen een servicedesk- of frontoffice omgeving.
• Kennis van en ervaring met proces- en kwaliteitsmanagement.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden op verschillende niveaus, in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Dagelijkse operationele aansturing en motivatie van het team.
• Medewerkers begeleiden in hun ontwikkeling en doelen behalen.
• Kwaliteit en voortgang van de dienstverlening bewaken en verbeteren.
• Vertegenwoordigen van de Frontoffice FZIT binnen de organisatie bij projecten.

Skills

Teamleiding

IT-kennis

Coördinatie

Klantgerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Flexibiliteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

ITIL

Job description

Coördinator Frontoffice Facilitaire Zaken & IT

Den Haag 40 uur Werk- en denkniveau: Bachelor Tijdelijk €3.667,97 - €5.154,67

In het kort:

Dienst: FZ&IT
Locatie: Den Haag
Aantal uren: 1,0 FTE (40 uur per week)
Salarisindicatie: Minimaal € 3.667,97 en maximaal € 5.154,67 bruto per maand (o.b.v. fulltime, 40 uur)

Ben jij de verbindende coördinator die onze Frontoffice FZ&IT naar een hoger niveau tilt?

Ben jij een ervaren coördinator met oog voor mensen, processen en dienstverlening? Vind jij het leuk om dagelijks sturing te geven aan een team, collega’s te coachen en samen te werken aan een professionele en klantgerichte frontoffice? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen?

Als coördinator Frontoffice Facilitaire Zaken & IT ben je de rechterhand van de teamleider en geef je operationeel leiding aan de frontoffice. Je zorgt samen met de senior medewerkers voor een goede dagelijkse aansturing, een passende bezetting en een soepele afhandeling van incidenten en escalaties.

Je houdt overzicht op de voortgang van de werkzaamheden, bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening en signaleert verbeterkansen in processen, techniek en samenwerking. Daarnaast coach je medewerkers in hun ontwikkeling, zodat zij steeds meer meldingen zelfstandig kunnen afhandelen en zich verder ontwikkelen in hun functie.

De Frontoffice FZ&IT is het eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire en IT-gerelateerde vragen binnen De Haagse Hogeschool. Vanuit de recepties en frontoffices op de verschillende locaties ondersteunen wij gebruikers via de balie, telefoon en het zelfserviceportaal. Daarbij richten wij ons op het verwelkomen van gebruikers, het aannemen, behandelen en doorzetten van meldingen, het uitlenen van FZ&IT-middelen en het ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden.

De komende periode ligt de nadruk op het verder professionaliseren van het team. We willen medewerkers inhoudelijk sterker maken, bijvoorbeeld op het gebied van eerste analyse vaardigheden, Office 365-gebruikersondersteuning en het zelfstandig oplossen van veelvoorkomende IT- en facilitaire meldingen. Ook zetten we in op slimmer werken en verdere automatisering, zodat gebruikers nog beter geholpen worden via selfservice.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Dagelijkse operationele aansturing en motivatie van het team;
• Medewerkers begeleiden in hun ontwikkeling naar een hoger skill-niveau en de vooraf besproken doelen tijdens het Haagse Dialoog met de teamleider behalen;
• Kwaliteit en voortgang van de dienstverlening bewaken;
• Processen, samenwerking en informatievoorziening verbeteren;
• Rapportages opstellen en verbeterpunten signaleren;
• Een verbindende rol vervullen tussen frontoffice, teamleider en andere afdelingen;
• Deelnemen aan projecten en bijdragen aan verdere professionalisering van de dienstverlening.
• Bijhouden van interne trends en zorgen voor een goede interne informatievoorziening.
• Gesprekspartner voor andere afdelingen.
• Vertegenwoordigen van de Frontoffice FZ&IT binnen de organisatie bij projecten.

Wat vragen wij van jou?

Het allerbelangrijkste vinden we dat jij past bij de cultuur van onze hogeschool en dat jij je kunt vinden in onze waarden en onze manier van werken.

Daarnaast beschik je over:

• Aantoonbare ervaring met de operationele aansturing en/of coördinatie van een team;
• Aantoonbare IT-kennis en ervaring, bij voorkeur binnen een servicedesk- of frontoffice omgeving;
• De kracht om collega’s op een motiverende manier mee te nemen en verder te ontwikkelen;
• Ervaring met proces en/of kwaliteitsmanagement;
• Hbo werk- en denkniveau;
• Flexibiliteit, initiatief en stressbestendigheid;
• Resultaat- en servicegericht handelen;
• Kennis van en ervaring met ITIL;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden op verschillende organisatieniveaus, in zowel Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk.

Hiervoor kom je graag naar je werk

Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Je komt te werken in een leuk team met passie voor het werk, een hoge klantgerichtheid en met veel ontwikkelmogelijkheden.

Daarnaast bieden wij je:

• Een uitdagende functie waarin je jouw IT-kennis kunt combineren met servicegerichtheid!
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar (D4) met een omvang van 1,0 fte, 40 uur per week.
• Een salaris van minimaal€ 3.667,97en maximaal € 5.154,67brutoper maand (schaal 9) bij een volledige werkweek.
• 8% vakantietoeslag.
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een zéér ruime verlofregeling van ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale feestdagen.
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer.

De Haagse Hogeschool hecht veel waarde aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Voor het uitvoeren van deze opdracht is het vereist dat een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) wordt overlegd. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de opdracht. Iedereen die in Nederland woont en beschikt over een Burgerservicenummer kan een VOG aanvragen.

Waar kom je te werken: de dienst FZIT

De dienst Facilitaire Zaken & IT is primair verantwoordelijk voor alle facilitaire en IT gerelateerde dienstverlening voor het onderwijs. Wij streven naar een hoge kwaliteit van dienstverlening die efficiënt, betrouwbaar en veilig is. Met onze producten en diensten ontzorgen wij al onze gebruikers. Dienst FZ&IT is er voor alle medewerkers en studenten van De Haagse. Om scherp te blijven betrekken wij onze gebruikers uit het onderwijs en onderzoek regelmatig voor afstemming van onze (basis)dienstverlening. In een steeds sneller veranderende wereld is het onze ambitie om de nieuwste technologie te gebruiken en een differentiatie in aanbod en vorm te realiseren vanuit een internationaal perspectief.
Onze dienst bestaat uit de volgende vier units: Innovatie & Projecten, IT Services, Facility Services & Huisvesting.

De wereld van de Haagse Hogeschool

Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.