Coördinator Contract Support

ista Nederland B.V.; Schiedam; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en faciliteiten voor hybride工作的

ISTA Keuze Budget

Vaste 13e maand

Job summary

ista Nederland B.V. zoekt een Coördinator Contract Support die het overzicht bewaakt van onboarding tot jaarlijkse indexering van servicefacturen.

U verdeelt en prioriteert werk op basis van BI-data, bewaakt contract- en klantdata kwaliteit en initieert verbeteringen waar processen vastlopen. U rapporteert aan de Commercieel Directeur en werkt nauw samen met Verkoop en Techniek om fouten te voorkomen en op te lossen.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor overzicht en prioritering van Contract Support.
• Zicht op data via BI-tool en kwaliteitsbewaking van contract- en klantdata.
• Scherp in controleren en verbeteren van processen bij knelpunten.
• Bereid om te schakelen tussen afdelingen zoals Verkoop en Techniek.
• Rapporteert direct aan de Commercieel Directeur.

Responsibilities

• Coördineren en prioriteren van werkzaamheden binnen Contract Support op basis van BI-gegevens.
• Duidelijk richting geven aan het team en voortgang, workload en deadlines bewaken.
• Ondersteunen van dagelijkse operationele werkzaamheden en bijspringen waar nodig.
• Eerste aanspreekpunt voor interne stakeholders zoals Verkoop, Billing en Operations.
• Goedkeuren van operationele proceswijzigingen binnen de afdeling.

Skills

Coördinatie

Data-analyse

Klantdata

Procesverbetering

Communicatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

BI-tool

Job description

Bij ista Nederland begint een juiste afrekening bij de afspraak met de klant. Contract Support zorgt ervoor dat die afspraken goed in onze systemen staan: van de onboarding van een nieuwe klant tot de jaarlijkse indexering van de servicefacturen. Als Coördinator Contract Support houd jij het overzicht over dat hele proces.

Je verdeelt en prioriteert het werk binnen het team op basis van actuele data uit onze BI-tool. Je bewaakt de kwaliteit van contract- en klantdata en je zorgt ervoor dat fouten niet alleen worden hersteld, maar ook bij de bron worden aangepakt. Waar het proces knelt, zie jij het als eerste en zet jij de verbetering in gang.

Dit is een rol voor iemand die overzicht houdt wanneer het druk is. Een fout in een contract of een gemiste indexering werkt door in honderden afrekeningen en komt vaak pas maanden later aan het licht. Daarom zoeken wij iemand die structuur brengt, scherp controleert en het gesprek aangaat wanneer iets niet klopt, ook met collega's van Verkoop en Techniek.

Je rapporteert aan de Commercieel Directeur. Ons kantoor is gevestigd in Schiedam.

Als Coördinator Contract Support ben je het aanspreekpunt van de afdeling en bewaak je de kwaliteit van contractbeheer en klantonboarding.

Coördinatie van het team

• Coördineer en prioriteer de werkzaamheden binnen Contract Support aan de hand van onze BI-tool.
• Geef dagelijks richting aan het team en houd overzicht over de voortgang, werkvoorraad en deadlines.
• Ondersteun het team bij de dagelijkse operationele werkzaamheden binnen Contract Support en spring bij waar nodig.
• Wees het eerste aanspreekpunt voor interne stakeholders, zoals Verkoop, Billing en Operations.
• Keur operationele proceswijzigingen binnen de afdeling goed.

Kwaliteit van contract- en klantdata

• Controleer de kwaliteit, volledigheid en juistheid van contract- en klantdata.
• Meld onjuistheden bij Verkoop en Techniek en zorg ervoor dat ze worden opgelost.
• Controleer en optimaliseer werkafspraken en de administratieve inrichting.
• Draag verantwoordelijkheid voor de jaarlijkse indexering en de facturatie van de servicefacturen.
• Signaleer knelpunten in het proces en initieer verbeteringen.
• Bewaak de uitvoering van die verbeteringen totdat het resultaat zichtbaar is.
• Stimuleer samenwerking tussen afdelingen en vergroot het kwaliteitsbewustzijn in het team.
• Escaleer afwijkingen, risico's en uitzonderingen naar de Commercieel Directeur wanneer deze buiten de gestelde kaders vallen.

Dit kun je van ons verwachten

Werken bij een groeiend, internationaal bedrijf met focus op duurzaamheid, digitalisering en continue verbetering.

• Een coördinerende rol met directe invloed op de kwaliteit van onze afrekeningen en daarmee op de klanttevredenheid.
• Het mandaat om de werkwijze van je afdeling te verbeteren.
• Een aantrekkelijk salaris, het ista Keuze Budget en een vaste 13e maand.
• Laptop en faciliteiten voor hybride werken.
• Een cultuur waarin ontwikkeling, samenwerking en kennisdeling centraal staan.

Hier herken jij jezelf in

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring binnen administratie, contractbeheer of operations.
• Je hebt ervaring met het coördineren van werkzaamheden en het aanbrengen van structuur binnen een team.
• Je hebt inzicht in contractadministratie, processen en klantonboarding.
• Je bent sterk procesmatig en analytisch: je ziet waar een proces hapert en waarom.
• Je werkt vlot met administratieve systemen en gebruikt data om prioriteiten te stellen.
• Je communiceert helder en gestructureerd, zowel op operationeel als op tactisch niveau.
• Je staat stevig in je schoenen, ook in lastige gesprekken met of tussen interne stakeholders.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en spreekt goed Engels.
• Je hebt kennis van en ervaring in de energie-, vastgoed- of submeteringbranche.
• Je hebt ervaring met het werken met een BI-tool, bijvoorbeeld voor werkverdeling of rapportage.
• Je hebt kennis van de Warmtewet, verdeelsleutels of servicekostenafrekeningen.

Wij geven gebouwen een toekomst. Dat doen we met producten en diensten die helpen de CO₂-uitstoot van gebouwen te verminderen. We beheren gegevens en processen die ervoor zorgen dat vastgoed duurzamer, efficiënter, veiliger en comfortabeler wordt.

Onze oplossingen zijn digitaal en ondersteunen vastgoedeigenaren, beheerders en bewoners bij de overstap naar duurzame en toekomstbestendige technologieën. Daarbij staat gebruiksgemak centraal: we maken duurzame keuzes toegankelijk en eenvoudig, zodat iedereen kan bijdragen aan de bescherming van het klimaat.

Wereldwijd hebben we meer dan 48 miljoen draadloze apparaten in gebruik en werken ruim 6.600 medewerkers in 21 landen aan energie-efficiënte gebouwen. Onze producten en diensten worden toegepast in meer dan 14 miljoen woningen en commerciële gebouwen bij ruim 470.000 klanten. In 2025 realiseerde de ista Group een omzet van € 1.287 miljoen.