Coördinator concernadministratie, afdeling Kwaliteit, bij de Financiële Service

Ministerie-Van-Buitenlandse-Zaken; Den Haag; Hybrid; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

OV-reiskostenvergoeding

Ouderschapsverlof

Job summary

Ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt een coördinator voor de concernadministratie die een team van ongeveer vier tot zeven specialisten inhoudelijk aanstuurt. Je bent de rechterhand van het afdelingshoofd Kwaliteit en draagt bij aan een sterke en zichtbare financiële administratie.

Je werkt tussen strategisch inzicht en operationele uitvoering, bewaakt de planning rondom jaarovergang en saldibalans, en onderhoudt contacten met ADR en MT+ om verbeteringen door te voeren die breder reiken dan

Qualifications

• Coördinerende ervaring binnen een concernadministratie.
• Kennis van financiële administratie en ERP-systemen; SAP is een pré.
• Samenwerken en overtuigingskracht, plannen en organiseren.

Responsibilities

• Coördineren van de concernadministratie, jaarovergang en saldibalans met heldere planning.
• Aanspreekpunt zijn voor de inrichting van de financiële administratie en meezoeken naar verbeteringen.
• Bijdragen aan interne controlemaatregelen zoals VIC’s en de jaarafsluiting.
• Vertegenwoordigen van BZ in Rijksbrede overleggen en afstemming met ADR.
• Deelnemen aan MT+ en draagvlak creëren voor initiatieven die de administratie verbeteren.
• Ideeën en bijdragen ontwikkelen om processen en de afdeling verder te professionaliseren.

Skills

Coördinerende ervaring

ERP systemen

Samenwerken

Overtuigingskracht

Analyseren

Plannen en organiseren

Tools

SAP

ERP-systemen

Job description

De titel zegt het al: Kwaliteit! Van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. In deze functie krijg je de kans om de kwaliteit van de concernadministratie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken naar een hoger niveau te tillen. Je speelt een sleutelrol in de jaarafsluiting, adviseert over verbeteringen in de financiële administratie en zorgt ervoor dat processen soepel en inzichtelijk verlopen.

Als coördinator concernadministratie stuur je een team van ongeveer vier tot zeven specialisten inhoudelijk aan, waarbij je oog hebt voor zowel vakinhoudelijke ontwikkeling als samenwerking en coaching. Daarnaast ben je de rechterhand van het afdelingshoofd Kwaliteit en draag je bij aan een sterke financiële administratie. In deze veelzijdige functie schakel je tussen strategisch inzicht en operationele uitvoering. Jouw taken omvatten onder andere:

• Coördineren van de concernadministratie waaronder de jaarovergang en de totstandkoming van de saldibalans, waarbij je zorgt voor een heldere planning en communicatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de inrichting van de financiële administratie en actief meedenken over verbeteringen en ontwikkelingen.
• Bijdragen aan interne controlemaatregelen, zoals het beoordelen en opstellen van Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s), om de kwaliteit van de administratie te waarborgen.

In Rijksbrede overleggen over de financiële administratie vertegenwoordig je Buitenlandse Zaken—een mooie kans om mee te denken en bij te dragen aan verbeteringen die breder reiken dan alleen onze organisatie. Je onderhoudt contacten met de Auditdienst Rijk (ADR) voor de jaarafsluiting en vertaalt relevante trends naar impactvolle veranderingen binnen de organisatie. Daarnaast neem je actief deel aan het MT+, waar je zorgt voor draagvlak voor nieuwe initiatieven die bijdragen aan een efficiënte en kwalitatief sterke administratie.

Omdat de afdeling Kwaliteit volop in ontwikkeling is, worden jouw ideeën en bijdragen om processen te verbeteren en de afdeling verder vorm te geven zeer gewaardeerd. Naast de vaste taken krijg je in overleg de ruimte om je sterke punten in te zetten en taken op te pakken die jou energie geven én de afdeling vooruithelpen.

Wil jij met jouw kennis en enthousiasme bijdragen aan de verdere professionalisering van de concernadministratie bij BZ? En ben je benieuwd hoe het is om te werken binnen een financiële afdeling bij BZ? Lees dan dit interview met het hoofd van de afdeling Kwaliteit.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Coördinerende ervaring binnen een concernadministratie
  Je hebt meerdere jaren gewerkt in een coördinerende rol binnen een concernadministratie. Je weet hoe je overzicht houdt op lopende werkzaamheden, collega’s inhoudelijk aanstuurt en de voortgang bewaakt. Je hebt ervaring met de specifieke processen rondom jaarovergang en jaarafsluiting en weet welke stappen en afstemming daarvoor nodig zijn.
  
• Kennis van financiële administratie en ervaring met ERP-systemen
  Je beschikt over ruime ervaring met ERP-systemen en financiële administratie. Kennis van SAP is een pre. Je kunt hierover inhoudelijk sparren met collega’s en denkt actief mee over administratieve en boekhoudkundige vraagstukken. Zo lever je een inhoudelijke bijdrage aan het verbeteren van processen en systemen.
  
• Samenwerken
  Samenwerken is een belangrijk aspect van deze functie. Je maakt collega’s enthousiast door je eigen gedrevenheid en weet te sparren met collega’s. Je hebt voelsprieten voor wat een ander nodig heeft en weet hierop te anticiperen. Je zoekt deze verbinding niet alleen bij je collega’s, maar ook bij andere directies binnen en buiten BZ.
  
• Overtuigingskracht
  Adviezen breng je duidelijk en overtuigend over, ook wanneer deze niet expliciet worden gevraagd. Door goed in te spelen op de behoeften en belangen van anderen, creëer je draagvlak en zorg je ervoor dat jouw voorstellen worden meegenomen in besluitvorming.
  
• Analyseren
  Je brengt complexe vraagstukken helder in kaart en maakt inzichtelijk welke keuzes mogelijk zijn. Daarbij weeg je zorgvuldig de urgentie en impact af, betrek je verschillende perspectieven en onderbouw je je adviezen met concrete argumenten.
  
• Plannen en organiseren
  Je plant en organiseert effectief: je vertaalt doelen naar concrete activiteiten, stelt realistische prioriteiten en maakt een doordachte inschatting van de benodigde tijd, mensen en middelen.

Meer over FSO

De Financiële Service Organisatie (FSO)
‘Financiële dienstverlening met een glimlach’. De titel van het artikel in het bedrijfsvoeringsmagazine van Buitenlandse zaken. De Financiële Service Organisatie (FSO) is een energieke organisatie, gericht op de gehele financiële keten van het ministerie: van Inkoop tot Payment & Cash. De FSO vervult de controllers taken voor alle directies en posten die geen eigen Control Unit hebben. We vinden het belangrijk dat al onze collega’s, binnen en buiten FSO, ervaren dat wij een prettige werkomgeving bieden waarin Leren, Ontwikkelen en Samenwerken centraal staat. ‘FSO gaat LOS’ is het programma waarin we deze kernwaarden borgen.

De FSO bestaat uit 6 afdelingen en een stafbureau: Financieel Beheer, Crediteuren Administratie, Payment and Cash Management, Inkoop- en inhuuradvisering, Control & Programma administratie en Kwaliteit. Er werken nu circa 185 medewerkers.

De afdeling Kwaliteit
Onze afdeling bestaat uit 19 collega’s die samen de clusters concernadministratie, accountmanagement/servicedesk en leren & ontwikkelen bemensen. Gezamenlijk dragen jullie bij aan de kwaliteit van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. Door het opstellen van een risico analyse plan, monitoren van de veel gestelde vragen van collega’s wereldwijd over de financiële processen en het inzetten van gerichte interne controles weten jullie precies welke verbeteringen en opleidingen er nodig zijn. Samen met de collega’s in de uitvoering zorgen jullie ervoor dat deze zaken worden opgepakt en tot verbeteringen leiden. Een jaarlijks terugkomende belangrijke mijlpaal is het opleveren van de saldibalans ten behoeve van de jaarrekening.

De sfeer binnen de afdeling is informeel. Daarnaast wordt er hard gewerkt en hechten we waarde aan goede onderlinge contacten en een veilige werkomgeving. De afdeling is divers en inclusief. We werken hybride; een mix van thuis en op kantoor op de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, vlak bij het centraal station. Het uitgangspunt is dat er twee dagen op kantoor wordt gewerkt waarvan de dinsdag de vaste teamdag is.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.
Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.
Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.
Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.
Met 157 ambassades, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

Diversiteit en inclusie

BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken zoals gender (identiteit) en seksuele oriëntatie, cultuur en leeftijd. We bevorderen ook dat BZ een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving en dat lokale collega’s op onze posten de lokale samenleving weerspiegelen. We doen dit door de talenten van mensen optimaal in te zetten en te benutten en door bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent te streven naar diversiteit in onder meer sekse, sociale en culturele achtergrond, en leeftijd.

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, 1 of 2 selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• Selectiegesprekken vinden in de 2e helft van november 2026 plaats.
• De functie van coördinator concernadministratie wordt momenteel vervuld door een interim coördinator. De interim coördinator is beschikbaar t/m medio Q2 2027 en zal voor een zorgvuldige overdracht zorgen.

Over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.