Contractbeheerder NS Stations

NS; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerken mogelijk

Flexibele werktijden

Job summary

NS Stations zoekt een Contractbeheerder in Utrecht die nauwkeurig afspraken vastlegt en verwerkt. Je zet huurovereenkomsten en allonges op, bewaakt verficatie en facturatie, en werkt samen met Accountmanagement, Verhuurmanagement en Finance. Je analyseert afwijkingen en zoekt samen naar oplossingen.

Je hebt minimaal mbo+-niveau en minstens 3 jaar ervaring in contractbeheer of vastgoedadministratie. Ervaring met SAP S/4HANA is gewenst en je werkt proactief aan verbeteringen en digitalisering.

Qualifications

• Minimaal mbo+-werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring met contractbeheer, vastgoedadministratie of commercieel beheer.
• Ervaring met huurovereenkomsten en allonges; vertalen van afspraken naar contractadministratie.
• Kennis van SAP/SAP S/4HANA en administratieve systemen; oplettend en nauwkeurig.

Responsibilities

• Zorg voor betrouwbare contractadministratie en het opstellen/het verwerken van overeenkomsten en allonges.
• Verwerk en controleer contractgegevens in SAP en de bijbehorende workflow.
• Bewak contracttermijnen, indexaties en verlengingen en controleer de facturatie op afspraken.
• Draag bij aan digitalisering en procesverbeteringen en werk nauw samen met stakeholders.

Skills

Contractbeheer

Vastgoedadministratie

Facturatie

ERP-systemen

Education

MBO+-werk- en denkniveau

Tools

SAP S/4HANA

Job description

Ken jij de wereld van zakelijke verhuur, vastgoed of makelaardij en krijg je energie van zaken uitzoeken, vastleggen en samenwerken? Als Contractbeheerder NS Stations - Utrecht binnen Exploitatie bij NS Stations zorg jij dat afspraken nauwkeurig worden vastgelegd en verwerkt.

• Utrecht
• 32 - 36 uur

Daarom wil je als Contractbeheerder bij NS werken

• Je zet jouw ervaring met vastgoed of zakelijke verhuur in om afspraken nauwkeurig vast te leggen en te zorgen voor correcte facturatie op onze stations.
• Je doet meer dan contracten verwerken: je zoekt verschillen en ontbrekende informatie uit, bewaakt de vervolgstappen en lost onduidelijkheden samen met collega’s op.
• Je komt terecht in een team waar aandacht voor elkaar, proactiviteit en eigenaarschap centraal staan.

Dit ga je doen als Contractbeheerder

Als Contractbeheerder binnen Exploitatie bij NS Stations zorg jij voor een betrouwbare contractadministratie. Op basis van aanvragen van je collega’s stel je overeenkomsten en allonges op en leg je afspraken volledig en correct vast. Je controleert of de aanvraag, de overeenkomst en de gegevens in SAP op elkaar aansluiten. Daarbij werk je nauw samen met Accountmanagement, Verhuurmanagement, Assetmanagement, Legal en Finance. Jij richt je op de juiste vastlegging en verwerking; inhoudelijke en commerciële besluiten liggen bij de verantwoordelijke collega’s.

Je houdt overzicht over contracttermijnen, indexeringen, zekerheidsstellingen, facturatiestromen en contractmutaties. Zie je een fout in een overeenkomst of in de workflow in SAP? Dan duik je in het dossier, zoek je uit waar het verschil vandaan komt en stem je de oplossing af met de juiste collega. Je kijkt ook verder dan de wijziging zelf: welke vervolgstappen zet deze in gang en worden die goed uitgevoerd? Met jouw financiële inzicht controleer je of de facturatie aansluit op de vastgelegde afspraken.

Je werkt nauwkeurig, brengt structuur aan en krijgt energie van uitzoekwerk en samen tot een oplossing komen. Zie je terugkerende fouten of onnodige stappen? Dan denk je mee over verbeteringen en draag je bij aan digitalisering, automatisering en systeemontwikkelingen. Zo houd je samen met je collega’s contractinformatie betrouwbaar, inzichtelijk en actueel en draag je bij aan de financiële beheersing van NS Stations.

Dankzij jouw nauwkeurigheid en proactiviteit ben jij van onschatbare waarde bij het:

• Opstellen, verwerken en beheren van huur-, gebruiks- en overige overeenkomsten en allonges op basis van aanvragen van collega’s.
• Nauwkeurig verwerken en controleren van contractgegevens in SAP en aanverwante systemen, inclusief de vervolgstappen in de workflow.
• Controleren of de facturatie van huur-, energie- en servicekosten aansluit op de vastgelegde afspraken en afwijkingen uitzoeken.
• Bewaken van contracttermijnen, indexaties en verlengingen.
• Beheren van bankgaranties en waarborgsommen.
• Onderhouden van contractdossiers en digitale archivering.
• Fungeren als vraagbaak voor interne en externe stakeholders.
• Opstellen van rapportages en uitvoeren van controles.
Signaleren van risico's, afwijkingen en procesverbeteringen.
• Bijdragen aan digitaliserings- en automatiseringsprojecten binnen Contractbeheer.

Hier ga je werken

Je komt te werken bij Contractbeheer, een van de vier disciplines binnen het team Exploitatie van NS Stations. Exploitatie is verantwoordelijk voor de commerciële activiteiten op de stations en het verhuren van casco’s en winkelruimtes aan onze partners. Binnen deze commerciële omgeving richt Contractbeheer zich op het nauwkeurig vastleggen en verwerken van afspraken en de bijbehorende facturatie. Samen zorgen we ervoor dat stations aantrekkelijke, levendige en relevante bestemmingen zijn voor reizigers én ondernemers.

Team Exploitatie bestaat uit circa 30 professionals en is onderverdeeld in vier disciplines: Verhuurmanagement, Accountmanagement, Media en Contractbeheer. Hoewel ieder team zijn eigen expertise heeft, werken we dagelijks intensief samen aan één gezamenlijk doel: het optimaal exploiteren van de stationslocaties van NS Stations.

Binnen onze afdeling staan drie kernwaarden centraal: 1) Aandacht voor elkaar – we investeren in een prettige werksfeer en helpen elkaar verder. 2) Proactief – we nemen initiatief, denken vooruit en zien kansen voor verbetering. 3) Eigenaarschap – we voelen ons verantwoordelijk voor ons werk, onze resultaten en onze samenwerking.
Wij geloven dat persoonlijk contact essentieel is voor goede samenwerking, kennisdeling en teamontwikkeling. Daarom vinden we het belangrijk om regelmatig op kantoor aanwezig te zijn. Tegelijkertijd bieden we ruimte voor flexibiliteit en behoort een gezonde afwisseling tussen kantoor en thuiswerken tot de mogelijkheden.

Dit zijn de functie-eisen

• Je hebt minimaal MBO+-werk- & -denkniveau en minimaal 3 jaar relevante werkervaring met contractbeheer, vastgoedadministratie of commercieel beheer binnen vastgoed, commerciële verhuur en makelaardij.
• Ervaring in bovengenoemde (vastgoed/makelaardij) branche is een vereiste: je hebt gewerkt met huurovereenkomsten en allonges en begrijpt hoe je de afspraken daarin vertaalt naar een juiste contractadministratie.
• Je bent administratief goed onderlegd en werkt nauwkeurig en precies. Je herkent fouten en ontbrekende informatie in overeenkomsten, allonges en de workflow in SAP. Je zoekt de oorzaak uit, stemt waar nodig af met collega’s en zorgt dat afspraken juist worden vastgelegd.
• Je werkt gemakkelijk met administratieve systemen. Aantoonbare ervaring met een ERP-systeem voor contract- of vastgoedadministratie, zoals SAP S/4HANA of een vergelijkbaar systeem, is zeer wenselijk. Je houdt overzicht over het proces: je begrijpt welke vervolgstappen een wijziging in gang zet en controleert of die goed verlopen. Je bent nieuwsgierig naar de mogelijkheden van AI en digitalisering om het werk slimmer te organiseren.
• Je werkt proactief: je signaleert tijdig wanneer contracten aflopen, afspraken ontbreken of commerciële afspraken opnieuw gemaakt moeten worden en brengt dit onder de aandacht van de verantwoordelijke collega.
• Je werkt graag samen en zoekt tijdig afstemming met collega’s en andere betrokkenen. Zeker bij complexe contractstukken verbind je de juiste mensen, stel je vragen en houd je zicht op de voortgang.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, stelt grenzen waar nodig en durft zaken terug te leggen bij de juiste contractverantwoordelijke of stakeholder.

Bij NS vinden we het belangrijk dat je vragen kunt stellen, je kunt uitspreken en elkaar durft aan te spreken. Je staat open voor verandering en neemt initiatief als iets beter kan. Zo help je samen met je team en de business het contractbeheer verder vooruit.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:

• Een salaris tussen € 2.985,- en € 4.807,- bruto per maand (o.b.v. 36-urige werkweek).
• Een 36-urige werkweek.
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijke feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• De mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werktijden (in overleg).

• Deze functie kan niet op interim basis worden vervuld.
• Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring.