Administratief medewerker

NS; Haarlem; On-site; EUR 32,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 2875-4250

36 uur werkweek

144 uur verlof

3% eindejaarsuitkering

Vakantietoeslag 8%

Pensioenregeling

Gratis treinreizen NS

Job summary

NS in Haarlem zoekt een administratief medewerker inkoop die direct bijdraagt aan de beschikbaarheid van onderdelen voor het onderhoud van treinen. Je verwerkt inkoopdata, onderhoudt stamdata en bewaakt levertijden in SAP/ARIBA en andere systemen, terwijl je proactief communiceert met leveranciers en interne klanten.

Je werkt nauw samen met inkopers en planners, beheert de centrale mailbox en houdt overzicht over offertes, leverdata en facturen.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur administratief/financieel.
• Sterke affiniteit met administratie en nauwkeurig verwerken van bedragen en cijfers.
• Digitale vaardigheid, Excel en het snel eigen maken van nieuwe systemen; ervaring met SAP4Hana, INFOR en ARIBA is een pré.
• Je werkt secuur, resultaatgericht en houdt overzicht bij meerdere vragen tegelijk.
• Je communiceert duidelijk in het Nederlands en Engels; Duits is een pre.

Responsibilities

• Invoeren, controleren en borgen van actuele artikelgegevens, prijzen en levertijden in SAP, ARIBA en andere systemen.
• Verrijken van stamdata in SAP ter ondersteuning van logistieke processen.
• Uitvragen en verwerken van offertes, orderbevestigingen en leverdata bij nationale en internationale leveranciers.
• Dagelijks beheer van de centrale mailbox en afhandelen van ad-hoc vragen van interne klanten, planners, inkopers en leveranciers.
• Signaleren en oplossen van afwijkingen in prijzen, aantallen, specificaties, facturen en leveringen.
• Updaten van complexe Excel-lijsten en rapportages over openstaande orders en leveranciersprestaties.
• Ondersteunen bij herstel-, garantie-, verkoop- en projectorders en verbeteren van administratieve processen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Data-entry

Excel

Communicatie

Education

MBO-4, administratieve/financiële opleiding

Tools

SAP4Hana

ARIBA

INFOR

Job description

Werk met data, orders en leveranciers aan betrouwbare onderdelen voor onze treinen. Ontwikkel je systemenkennis en draag direct bij aan een soepel logistiek proces.

• Haarlem
• 32 - 36 uur

Daarom wil je als administratief medewerker inkoop bij NS werken

• Je draagt direct bij aan de beschikbaarheid van onderdelen voor het onderhoud van onze treinen.
• Je werkt in een afwisselende functie met data, orders, offertes en leverancierscontact.
• Je doet waardevolle ervaring op bij een van de grootste werkgevers van Nederland.

Dit ga je doen als administratief medewerker inkoop

Je ondersteunt het team bij de administratieve verwerking en opvolging van inkopen voor het rijdend materieel. Je zorgt dat artikel-, prijs-, leverings- en ordergegevens volledig en actueel zijn, zodat het bestel- en logistieke proces soepel verloopt. Dankzij jouw nauwkeurigheid, systeemvaardigheid en proactieve communicatie ben jij van onschatbare waarde bij het:

• Invoeren, controleren en borgen van actuele artikelgegevens, prijzen en levertijden in SAP, ARIBA en andere operationele systemen.
• Verrijken van stamdata in SAP ter ondersteuning van de logistieke processen.
• Uitvragen, verwerken en proactief najagen van offertes, orderbevestigingen en leverdata bij nationale en internationale leveranciers.
• Dagelijks beheren van de centrale mailbox en zorgvuldig afhandelen van ad-hoc vragen van interne klanten, planners, inkopers en leveranciers.
• Signaleren en helpen oplossen van afwijkingen in prijzen, aantallen, specificaties, facturen en leveringen.
• Up-to-date houden van complexe Excellijsten, overzichten en rapportages over onder meer openstaande orders en leveranciersprestaties.
• Ondersteunen bij herstel-, garantie-, verkoop- en projectorders en bijdragen aan het verbeteren van administratieve processen en werkinstructies.

Onze organisatie is continu in beweging. Daarom zoeken we een administratief medewerker inkoop met een solide administratieve basis, die nieuwe systemen snel doorgrondt en graag leert van nieuwe situaties. Met jouw nieuwsgierigheid en veranderbereidheid draag je bij aan een team dat samen slimmer en effectiever werkt.

Hier ga je werken

Je werkt in Haarlem binnen het inkoop team. Samen zorgen wij ervoor dat de juiste onderdelen op het juiste moment en op de juiste locatie beschikbaar zijn voor onderhoud aan het rijdend materieel.

Je richt je op de administratieve afhandeling van inkoopaanvragen en zorgt voor correcte stamdata. Daarbij ondersteun je verschillende inkopers om ervoor te zorgen dat onze systeemdata op orde blijft en we onze voortgang goed rapporteren.

In deze dynamische omgeving werk je nauw samen met planning, logistiek, inkoop, kwaliteit, Finance en leveranciers. Je neemt verantwoordelijkheid voor een betrouwbare administratie, spreekt je uit bij afwijkingen en helpt het team continu verbeteren.

Dit zijn de functie-eisen

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde administratieve, financiële of fiscale opleiding.
• Sterke affiniteit met administratie en ervaring met het nauwkeurig verwerken van bedragen, cijfers en percentages.
• Je bent digitaal vaardig, werkt gemakkelijk met Excel en maakt nieuwe systemen snel eigen; ervaring met SAP4Hana, INFOR en ARIBA zijn een pré.
• Je werkt secuur, resultaatgericht en behoudt overzicht bij meerdere gelijktijdige vragen.
• Je bent assertief, stelt zelfstandig vragen en jaagt acties vasthoudend na.
• Je blijft rustig en oplossingsgericht presteren tijdens drukke periodes.
• Je communiceert duidelijk in het Nederlands en Engels; basiskennis van het Duits is mooi meegenomen.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:

• Een salaris tussen € 2.875,- en € 4.250,- bruto per maand, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (obv schaal 57 en een 36-urige werkweek).
• Een 36-urige werkweek.
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een werkweek van 36 uur) aangevuld met extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 nationale feestdagen om te ruilen voor 3 niet-nationale feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en een uitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.

Deze functie kan niet op interim basis worden vervuld.

Een achtergrondonderzoek, met o.a. VOG (Verklaring omtrent Gedrag), maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Denk hierbij ook aan het tekenen van een integriteitsverklaring en geheimhoudingsverklaring.