Administratief medewerker Service- & Facilitairbureau - Amsterdam | AMSTERDAM

Nederlandse Spoorwegen; Amsterdam; On-site; EUR 31,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris 2767-3676 brutto maandelijks

144 uur verlof

Korting op reizen

Job summary

Nederlandse Spoorwegen zoekt een administratief medewerker voor Service- & Facilitairbureau in Amsterdam. Je ondersteunt teammanagers met hun administratie, zorgt dat collega’s de juiste hulpmiddelen en toegang krijgen en verricht backoffice- en frontoffice taken.

Je werkt 32–36 uur en kunt inspringen op verschillende locaties. Je maakt deel uit van de BHV-organisatie en draagt bij aan een vriendelijke, efficiënte dienstverlening binnen NS.

Qualifications

• Minimaal MBO 2 diploma, secretarieel of administratief.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een veelzijdige functie (support/servicemedewerker/backoffice).
• Kennis van MS Office 365 (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Beschikbaarheid 32–36 uur per week; dienstrooster 8 uur op meerdere dagen.
• Bereidheid BHV-rol als ontruimer.

Responsibilities

• Backoffice ondersteuning van teammanagers, waaronder vergaderruimtes reserveren.
• Frontoffice ondersteuning bij uitgifte van passen en communicatiemiddelen.
• Ondersteunen bij ontruimingen en deelnemen aan de BHV-organisatie.
• Beheer van agenda's en administratie en documentatie.
• Zorg voor efficiënte afhandeling van vragen en situaties.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Planmatig werken

Zelfstandigheid

Stressbestendigheid

Klantgericht

Education

MBO 2 diploma secretarieel/administratief

Tools

MS Office 365

Job description

Jij zorgt voor de mobiliteit van Nederland

Veel ontwikkelmogelijkheden

Goede arbeidsvoorwaarden

Daarom wil je als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau bij NS werken

Je haalt voldoening uit het verlenen van service aan collega’s, zoals hoofdconducteurs, machinisten, V&S medewerker en service personeel (frontoffice) en zorgt dat alle administratie rondom de werkzaamheden van deze collega's (denk aan vergunningen en apparatuur aanvragen) goed geregeld is (backoffice).

Een afwisselende baan met veel verschillende werkzaamheden op je eigen standplaats, maar staat ook klaar om op andere locaties te helpen.

Je zorgt samen met het team voor de veiligheid bij nood en staat klaar voor collega’s en klanten.

Geen dag is hetzelfde in ons team, wij zijn altijd in beweging!

Dit ga je doen als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau in Amsterdam

Als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau zorg jij ervoor dat teammanagers ondersteund worden in hun administratieve taken. Ook zorg jij ervoor dat je collega’s zoals conducteurs en machinisten, Veiligheid & Service medewerkers en Service Stations-personeel voorzien zijn van de hulpmiddelen die nodig zijn om hun werk goed te kunnen doen. Dat maakt het een afwisselende functie. Dankzij jouw enthousiaste (open houding) en verantwoordelijke instelling ben je van onschatbare waarde bij het:

• Ondersteunen van de teammanagers in hun administratieve taken, agenda's en ander beheer. Denk hierbij aan het aanvragen machinisten vergunningen en vergaderruimtes reserveren. Dit zijn de backoffice taken.
• Ondersteunen van medewerkers op de serviceprocessen vanuit het facilitair bureau. Denk hierbij aan uitgifte van passen en communicatiemiddelen. Dit zijn de frontoffice taken.
• Ondersteunen bij ontruimingen van locaties. Je maakt deel uit van de BHV-organisatie, jouw rol is de rol van ontruimer. Dit zijn de operationele taken.

Verder goed om te weten:

• Je krijgt standplaats Amsterdam, maar bent flexibel inzetbaar in het cluster op de overige standplaatsen.
• Werken in het hart van onze operatie betekent dat je in een dynamischeomgeving terecht komt waar onze eerstelijns collega’s (conducteurs en machinisten, Veiligheid & Service en Service stations personeel) en hun managers zo goed mogelijk worden ondersteund en waar je zorg hebt voor je omgeving.
• Het is belangrijk prioriteiten te stellen. Je werk bestaat uit een vast takenpakket, maar er zullen regelmatig ongeplande taken bij komen vanuit je werk als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau.
• Service verlenen betekent zichtbaar zijn voor je omgeving. Je bent daardoor afwisselend achter de balie, dan wel in de omgeving daarvan te vinden.
• Je werkt op basis van een rooster en kunt ingedeeld worden in vroege, late en dagdienst, ook in het weekend.
• Je maakt deel uit van de BHV-organisatie, jouw rol is de rol van ontruimer.

Hier ga je werken

Ruim 1 miljoen mensen maken dagelijks gebruik van onze geelblauwe treinen. Onze hoofdconducteurs, (veiligheid & service medewerkers en machinisten) zijn hét gezicht van NS en zorgen ervoor dat deze reizigers, veilig, op tijd en comfortabel vervoerd worden.

Als administratief medewerker Service- & Facilitairbureau kom je te werken op standplaats Amsterdam, maar je bent ook flexibel inzetbaar in het cluster op de overige standplaatsen. Je werkt samen met één of meerdere collega’s maar je moet ook alleen kunnen werken.

Het facilitair bureau in Amsterdam valt onder de afdeling Service en Operatie (S&O). Op dit moment wordt een herinrichting geïmplementeerd. Dit betekent dat S&O wordt gekanteld naar een functioneel aangestuurde organisatie en de facilitaire bureaus onderdeel worden van het Bedrijfsbureau S&O. Je wordt hiërarchisch aangestuurd vanuit het Bedrijfsbureau van S&O, de manager IVB Facilitair en direct door de manager Facilitaire Zaken van het cluster. Je werkt binnen het facilitaire domein van S&O met in totaal 30 facilitaire bureaus.

Werken in een veranderende organisatie vraagt flexibiliteit van jouw als medewerker als het gaat om je werk en inzetbaarheid. Het is onze ambitie om voorspelbaar te zijn in de geboden dienstverlening waar uniformiteit in openingstijden, en onze manier van werken de basis voor is. Het borgen van onze verantwoordelijkheid in de BHV-organisatie is voor iedere medewerker een vanzelfsprekendheid. Daarnaast vraagt het werken in een veranderende organisatie om empathie richting je omgeving en de collega’s waaraan je ondersteuning verleent.

Dit zijn de functie-eisen

• Je bent minimaal in het bezit van een MBO 2 niveau diploma; bij voorkeur een opleiding in secretarieel of administratief werk. Indien je deze opleiding niet hebt, volg je een online opleiding die binnen een jaar succesvol afgerond moet zijn.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een veelzijdige functie zo als support- of servicemedewerker, facilitaire ondersteuner of backoffice medewerker waarin je met verschillende taken en prioriteiten omgaat, flexibel inspeelt op onverwachte situaties en zowel administratieve als operationele werkzaamheden uitvoert.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in een administratieve omgeving en daardoor ook kennis van MS Office 365 (o.a. Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je weet de juiste aandacht te geven aan mensen, luistert goed, handelt respectvol binnen je verantwoordelijkheden en zorgt voor een duidelijke en effectieve afhandeling van vragen en situaties. Je hebt de zeven principes van service hoog in het vaandel staan.
• Je stemt je werkzaamheden en houding af op wat op dat moment het meest urgent is, ook tijdens drukte en wanneer collega’s terughoudend zijn, passend bij de situatie op verschillende locaties.
• Je werkt geconcentreerd en zorgvuldig, zodat de administratie klopt en collega’s soepel hun werk kunnen voortzetten.
• Je hebt een probleemoplossend vermogen en ziet het als een uitdaging om problemen ter plekke z.s.m. op te lossen.
• Je bent beschikbaar voor 32 - 36 uur werk per week.
• Je bent beschikbaar voor diensten van 8 uur op maandag tot en met zondag tussen 7.00 - 22.00 uur. Je werkt van de acht weekenden drie volledige weekenden.
• Je werkt zelfstandig en hebt het organisatievermogen om alle diensten zelf te plannen en uit te voeren. Tevens ben je in staat om de BHV-taak als ontruimer zelfstandig te vervullen.
• Met jouw uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, communiceer je helder in woord en geschrift.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de dynamische wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. De mogelijkheden om je te ontwikkelen zijn groot. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. En als één van de mooiste werkgevers van Nederland hebben we nog meer te bieden. Voor deze functie onder meer:

• Een salaris tussen € 2767,- en € 3676,- bruto per maand (schaal 55) (o.b.v. 36 uur)
• 144 uur wettelijk verlof (o.b.v. een fulltime dienstverband) + extra verlof afhankelijk van leeftijd (minimaal een week).
• De mogelijkheid om 3 christelijk feestdagen om te ruilen voor 3 niet-christelijke feestdagen.
• 3% eindejaarsuitkering, 8% vakantietoeslag en eenuitstekende pensioenregeling.
• Je treinreizen in de 2e klas zijn gratis; in de 1e klas reizen kan tegen een kleine eigen bijdrage.
• Je gezin reist gratis in de daluren.
• Korting op Europese treinreizen zodra je 1 jaar bij NS werkt.
• Professionele ontwikkelingsmogelijkheden
• Een keuzeplan met o.a. fietsenplan, extra pensioenopbouw of extra vakantiedagen.
• Wil je meer weten? Bekijk danhierde NS cao.

Sollicitatieprocedure

• Sollicitatie ontvangen We hebben jouw sollicitatie goed ontvangen en laten je binnen 2 weken weten of we met je verdergaan in deze procedure.
• (Online) sollicitatiegesprek We nodigen je uit voor een sollicitatiegesprek met de recruiter en teammanager. Het gesprek vindt digitaal plaats via Microsoft Teams of bij ons op kantoor.
• Vervolggesprek We nodigen je uit voor een vervolggesprek bij ons op kantoor.
• Arbeidsvoorwaardengesprek Digitaal bespreken we het arbeidsvoorwaardelijke aanbod en heb je de mogelijkheid om vragen te stellen.
• In dienst Welkom, je komt in dienst bij NS!