Bureaucoördinator

Defacto Urbanism; Rotterdam; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconforme arbeidsvoorwaarden

Internationale en creatieve werkom môi

Job summary

Defacto Urbanism in Rotterdam zoekt een bureaucoördinator die de directie ondersteunt bij het draaien van het bureau. Het team bestaat uit circa 10 personen en de rol vraagt affiniteit met onze projecten en een hands-on mentaliteit.

Je werkt in een creatieve omgeving, bij voorkeur ervaring bij een ontwerpbureau en hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Qualifications

• Ervaring met bureaumanagement in een creatieve omgeving.
• Goede organisatorische kwaliteiten en proactieve houding.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheer de agenda en mailbox van de directie, beantwoord mails en plan afspraken en reizen.
• Ondersteun bij acquisities (coördinatie, bureauprofielen en CV’s opmaken).
• Ondersteun bij projectmanagement (voortgang, overleggen, klantencontact, planning).
• Coördineer de nieuwsbrief en de website en schrijf teksten indien nodig.
• Ondersteun bij het inwerken van personeel en werk aan het personeelshandboek.
• Zorg dat kantoorartikelen op voorraad zijn, beheert de post en administratie.
• Zorg dat het kantoor op orde is (schoonmaak, bestellingen, onderhoud).
• Organiseer bureauevenementen, lezingen, trainingen of excursies.
• Ondersteuning bij administratie.

Skills

Agenda beheer

Mailbeheer

Projectmanagement

Acquisitie ondersteuning

Kantoororganisatie

Communicatieve vaardigheden

Teamplayer

Nederlands

Engels

Tools

Microsoft 365

CMS/Website beheertools

Job description

Defacto is een stedenbouwkundig ontwerpbureau in Rotterdam. We hebben de afgelopen jaren een sterke reputatie opgebouwd op het gebied van het ontwerpen met water en klimaatadaptatie. We werken aan projecten zoals het Nederlandse, Bangladesh en Mekong Deltaplan en klimaatadaptatie strategieën voor Noord-Holland, Zuid-Holland, Rotterdam, Amsterdam, Hamburg, Khulna, Houston en Kigali. Bij onze projecten spelen ontwerpend onderzoek, integrale en interactieve werkprocessen en ontwerp een belangrijke rol. Bekijk onze projecten en het team op https://www.defactourbanism.com/

Vanwege het groeiende aantal projecten en teamleden zijn we op zoek naar een bureau coördinator die de directie ondersteund bij het draaien van het bureau. In totaal bestaat het team uit zo’n 10 personen.

Deze rol vraagt om affiniteit met onze projecten en een hands on mentaliteit. Je hebt ervaring met werk in een creatieve omgeving en bij voorkeur een bureau voor stedenbouw of landschapsarchitectuur. Je geïnteresseerd, proactief en hebt goede organisatorische kwaliteiten.

• Je beheert de agenda en mailbox van de directie, beantwoord mails en plant afspraken en reizen
• Je ondersteunt bij acquisities (coördinatie, bureauprofielen en CV’s opmaken)
• Je ondersteunt bij het projectmanagement (voortgang, overleggen, klantencontact, planning)
• Coördineert de nieuwsbrief en de website (en schrijft hier eventueel teksten voor)
• Je ondersteunt bij het weven en inwerken van personeel en werkt aan het personeelshandboek.
• Je zorgt dat kantoorartikelen op voorraad zijn, beheert de post en administratie.
• Je zorgt dat het kantoor op orde is (coördinatie schoonmaak, bestellingen, onderhoud)
• Je organiseert bureauevenementen, zoals lezingen, trainingen of excursies.
• Je ondersteunt bij de administratie
• Ervaring met bureaumanagement, bij voorkeur bij een ontwerpbureau
• Je kunt goed prioriteiten stellen, bent flexibel en werkt georganiseerd.
• Je bent een teamplayer die snel en zelfstandig kan werken
• Je hebt aandacht voor details, bent accuraat en neemt verantwoordelijkheid.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Een contract voor 32-40 uur (in overleg)
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden
• Een internationale en creatieve werkomgeving met veel contact met je collega’s en klanten
• Een uitdagende baan, waar je veel leert binnen een ambitieus en bevlogen team