Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

All About Work; Stadskanaal; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

Snelle terugkoppeling

Geen relatie- of concurrentiebeding

Job summary

All About Work biedt een tijdelijke positie als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in Groningen. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie, houdt complexe agenda’s en correspondentie strak geregisseerd en werkt discreet en snel in een bestuurlijke omgeving.

Vanaf dag één ben je inzetbaar en kun je zelfstandig en professioneel aan de slag. Je beheert agenda’s, vergaderingen en kabinetszaken, en verzorgt bezoekersontvangst en

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Minimaal mbo 4 opleiding afgerond.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.
• Bereid vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.
• Verwerk, controleer en verspreid vergaderstukken.
• Verwerk telefoongesprekken, correspondentie en diverse administratieve werkzaamheden.
• Voer kabinetszaken uit en behandel aanvragen koninklijke onderscheidingen; bereid bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders voor.
• Ontvang en begeleid bezoekers en treed op als gastheer/gastvrouw.
• Organiseer vieringen en herdenkingen.
• Bewak afspraken, actiepunten en deadlines.

Skills

Bestuurlijke sensitiviteit

Integriteit

Organisatievermogen

Zelfstandigheid

Nauwkeurigheid

Proactiviteit

Flexibiliteit

Communicatieve vaardigheden

Dienstverlenende instelling

Education

MBO 4 diploma

Job description

Over de functie

ft 33771

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie binnen een dynamische gemeentelijke organisatie. Je werkt in een bestuurlijke omgeving waarin overzicht, discretie en snelheid belangrijk zijn. In deze tijdelijke opdracht zorg je ervoor dat processen soepel verlopen en dat agenda’s, vergaderingen en correspondentie strak georganiseerd zijn. Je bent vanaf dag één inzetbaar en pakt de rol zelfstandig en professioneel op.

Wat ga je doen

• Je beheert complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.
• Je bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.
• Je verwerkt, controleert en verspreidt vergaderstukken.
• Je handelt telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden af.
• Je voert kabinetszaken uit, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen en het voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers en treedt op als gastvrouw/-heer.
• Je organiseert mede vieringen en herdenkingen.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden, en je vermeldt expliciet waar deze kennis is opgedaan en ingezet.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie, en je vermeldt expliciet waar deze kennis is opgedaan en ingezet.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit, en je vermeldt expliciet waar deze kennis is opgedaan en ingezet.
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar.

Competenties

• Je bent bestuurlijk sensitief.
• Je bent integer.
• Je beschikt over organisatievermogen.
• Je bent zelfstandig.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent proactief.
• Je bent flexibel.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een dienstverlenende instelling.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 33771

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.