Bestuurs- en directiesecretaresse

KBenP; Stadskanaal; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Job summary

Gemeente Stadskanaal zoekt een medewerker die het college van burgemeester en wethouders en de directie ondersteunt. U houdt agenda's, e-mail en overige post bij en bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.

Verder verwerkt u vergaderstukken, handelt telefoons en correspondentie af, behandelt kabinetszaken zoals aanvragen koninklijke onderscheidingen, ontvangt bezoekers en faciliteert vieringen en herdenkingen.

Responsibilities

• Bijhouden van agenda's, e-mail en overige post
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag
• Verwerken van vergaderstukken
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en andere administratieve zaken
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen aanvragen koninklijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen van bezoek, gastvrouw/-heer zijn
• (Mede) organisatie van vieringen en herdenkingen
• Intern en extern verspreiden van documenten

Job description

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Het takenpakket bestaat onder meer uit het:

• Bijhouden van de agenda's, e-mail en overige post;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
• Verwerken van vergaderstukken;
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en andere administratieve zaken;
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen aanvragen koninklijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen van bezoek, gastvrouw/-heer zijn;
• (Mede) organisatie van vieringen en herdenkingen;
• Intern en extern verspreiden van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.