Beleidsondersteuner Cluster Bestuursondersteuning

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Den Haag; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Volledige vergoeding OV-reiskosten (wo

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Job summary

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoekt een beleidsondersteuner om de directiesecretaris en het cluster Bestuursondersteuning te ondersteunen bij uitvoerende taken. Je coördineert reizen, protocollaire werkzaamheden en de organisatie van werkbezoeken, bijeenkomsten en evenementen.

Daarnaast help je bij financiële en administratieve opdrachten en bij digitalisering van informatiehuishouding.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar werkervaring in ondersteunende of projectmatige werkzaamheden.
• Ervaring in een ondersteunende, organisatorische of administratieve rol, bij voorkeur binnen een (semi-)overheidsomgeving of complexe organisatie.
• Je bent een servicegerichte collega die goed in staat is samen te werken op verschillende niveaus.
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en reis/bijeenkomsten organiseren.

Responsibilities

• Uitvoeren van het reisprotocol en logistieke coördinatie van EU-gerelateerde reizen van bewindspersonen en delegaties.
• Ondersteunen van protocollaire werkzaamheden zoals registreren van geschenken en organiseren van werkbezoeken, bijeenkomsten en events.
• Boeken van locaties, communiceren met genodigden en beheer van aanmeldingen.
• Ondersteunen op financieel/administratief gebied: offertes opvragen en vragen aan Financieel Beheer afhandelen.
• Bedrijfsvoering: informeren van collega's en beheren van digitale informatiehuishouding/ Rijksportaal.
• Ondersteunen bij MT-overleggen bij afwezigheid van de directiesecretaris en verslaglegging daarvan.

Skills

Servicegericht

Samenwerken

Structuur aanbrengen

Discretie

Education

HBO werk/denkniveau

Job description

Het cluster Bestuursondersteuning van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op zoek naar een energieke beleidsondersteuner die samen met de directiesecretaris ervoor zorgt dat de werkzaamheden van het cluster op rolletjes lopen. Het cluster Bestuursondersteuning bestaat uit de directies KIEM, Communicatie en Bestuursadvisering en werkt dicht tegen de politieke en ambtelijke top van het ministerie aan.

De beleidsondersteuner ondersteunt de directiesecretaris met uitvoerende werkzaamheden passende bij de directiesecretaris taken. Denk hierbij in het bijzonder aan het uitvoeren van het reisprotocol, zoals de logistieke coördinatie van EU-gerelateerde reizen van bewindspersonen en delegatie, het ondersteunen van protocollaire werkzaamheden binnen het cluster zoals het registreren van geschenken en het organiseren van werkbezoeken binnen het cluster, bijeenkomsten en events inclusief het boeken van locaties, communicatie richting genodigden en aanmeldingen beheren. Ook het ondersteunen op het gebied van financiële en administratieve taken, zoals het oppakken van financiële opdrachten, offertes opvragen, behoeftestellingsformulieren invullen en het versturen van aanvragen naar Financieel Beheer kan tot je takenpakket behoren.

Verder, ondersteunt de beleidsondersteuner de directiesecretaris bij vraagstukken rondom bedrijfsvoering zoals het informeren van collega’s over werkzaamheden/bijzonderheden op de verdieping of in het gebouw, maar ook de digitale informatiehuishouding zoals het bijwerken van Rijksportaal pagina’s. Samen met de secretariaten organiseer je de ondersteunende logistiek.

Tot slot, ondersteun je, indien nodig, de directiesecretaris bij de uitvoering van plannen die door het managementteam zijn bepaald. Bij afwezigheid van de directiesecretaris ben je in staat om in te springen bij MT-overleggen voor verslaglegging.

Je werkt in deze functie nauw samen met de directiesecretaris, de verschillende MT leden en de secretariaten. De functie van beleidsondersteuner binnen het cluster is nieuw. Dit bekent dat er ruimte is om de functie zelf vorm te geven en tegelijkertijd dat wij flexibiliteit vragen om het daadwerkelijke takenpakket goed af te stemmen op de praktijk. Net als de directiesecretaris wordt deze functie aangestuurd door de directeur Bestuursadvisering.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt HBO werk/denkniveau;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in ondersteunende of projectmatige werkzaamheden;
• Ervaring in een ondersteunende, organisatorische of administratieve rol, bij voorkeur binnen een (semi-)overheidsomgeving of complexe organisatie;
• Je bent een servicegerichte collega die goed in staat is samen te werken op verschillende niveaus;
• Je bent in staat structuur aan te brengen in je werkzaamheden en werkt zorgvuldig;
• Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Je hebt ervaring in het organiseren van reizen en bijeenkomsten;
• Je bent omgevingssensitief; je werkt in de top van het departement en begrijpt dat dit discretie en zorgvuldigheid vraagt;
• Ervaring met evenementenorganisatie en logistieke coördinatie is een pré
• Kennis van financiële processen en administratieve afhandeling is een pré.

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Over de functiegroep Beleidondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.