Backoffice medewerker makelaardij

NVM; Utrecht; Hybrid; EUR 30,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Salary: €2,653–€3,330 gross/mo

34-hour work week

25 vacation days

Holiday pay 8.25%

Training budget

Pension contribution

Travel allowance €0.25/km (10–40 km)

NS Business Card for transport

Bike/walking allowance €0.15/km

OpenUp coaching account

Job summary

NVM Service Office is seeking a Backoffice medic discontinued though the role focuses on supporting real estate offices by handling calls, scheduling, and data entry. You ensure smooth communication and accurate administration, enabling brokers to focus on their core work.

The role emphasizes service orientation, organizational skills, and the ability to handle multiple tasks calmly. Dutch language proficiency and optional English phone conversations are valued.

Qualifications

• Experience providing excellent customer service and clear communication.
• Ability to manage calendars and scheduling with attention to detail.

Responsibilities

• Assist clients remotely, guiding them politely.
• Schedule and adjust viewings and other appointments.
• Manage calendars and inboxes; input data into client systems.
• Handle back-office tasks and data verification in client systems.
• Collaborate with colleagues to improve service processes.

Skills

Customer service

Communication

Organization

Phone etiquette

Education

MBO level

Tools

CRM systems

Microsoft Office

Job description

Ben jij graag met mensen in contact, houd je ervan om zaken goed te regelen en blijf je rustig wanneer er veel tegelijk gebeurt? Dan is de functie van Backoffice medewerker makelaardij bij NVM Service Office misschien iets voor jou.

Makelaarskantoren zijn vaak volop in beweging. Bezichtigingen, klanten, woningen, afspraken en vragen. Kortom, er gebeurt veel op een dag. Wij zorgen ervoor dat makelaars zich kunnen richten op hun vak. En jij speelt daarin een belangrijke rol.

Als Backoffice medewerker makelaardij ben jij voor verschillende makelaarskantoren het vertrouwde aanspreekpunt op afstand. Je helpt klanten vriendelijk verder, bewaakt agenda’s en mailboxen en verwerkt alles zorgvuldig in de systemen. Geen ingewikkeld vastgoedjargon nodig: vooral een goed gevoel voor service, overzicht en communicatie.

De ene keer plan je een bezichtiging in, de andere keer denk je mee met een beller die teleurgesteld is omdat alle plekken vol zitten. Soms werk je geconcentreerd administratieve gegevens weg, soms overleg je met een collega over de beste aanpak. Juist die afwisseling maakt het werk leuk.

Geen vastgoedkennis nodig, wel gevoel voor service.

Wat ga je doen?

In deze functie ben je onder andere bezig met:

• Telefonisch helpen van woningzoekers, verkopers en makelaars
• Plannen en wijzigen van bezichtigingen en andere afspraken
• Beheren van agenda’s en mailboxen
• Verwerken en controleren van gegevens in systemen van opdrachtgevers
• Uitvoeren van administratieve en backofficetaken
• Meedenken over hoe we onze service nog slimmer en beter kunnen organiseren

Ongeveer 75% van je tijd besteed je aan telefonie, agendabeheer, e‑mail en administratieve verwerking. De rest van je werk bestaat uit backofficetaken en overleg met collega’s.

Dit past bij jou

Je vindt het oprecht leuk om mensen te helpen en laat je niet snel uit het veld slaan. Ook als er meerdere dingen tegelijk gebeuren, weet jij wat eerst moet. Je communiceert prettig, werkt netjes en pakt zaken graag zelfstandig op.

Daarnaast:

• Heb je mbo werk- en denkniveau
• Kun je vlot en nauwkeurig typen
• Communiceer je helder en klantgericht aan de telefoon
• Beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
• Kun je een Engelstalig telefoongesprek voeren wanneer dat nodig is
• Ben je nauwkeurig, stressbestendig en oplossingsgericht

Dit krijg je van ons

• Een salaris van € 2.653 tot € 3.330 bruto per maand, afhankelijk van kennis en ervaring en op basis van 40 uur
• Een werkweek van 34 uur, verdeeld over 4 dagen
• 25 vakantiedagen op basis van 40 uur
• 8,25% vakantiegeld
• Een inwerktraject en opleidingsbudget
• Een pensioenbijdrage die volledig door NVM Service Office wordt betaald
• € 0,25 reiskostenvergoeding per kilometer, vanaf 10 tot maximaal 40 kilometer per enkele reis
• Een NS Business Card, waarmee je openbaar vervoer volledig wordt vergoed
• Een fiets- en wandelvergoeding van € 0,15 per kilometer, zonder maximum
• Een fijn team, korte lijnen en ruimte om jezelf te ontwikkelen
• Een OpenUp-account met coaching en tools voor jouw welzijn
  

Heb je eerst een vraag? Neem gerust contact op met Lianne Kok, Teamleider, via [e-mail] of 06-19 95 50 70. Lees meer over ons op Homepagina - NVM Service Office