Backoffice Medewerker

Vlot Logistics; Netherlands; Remote; EUR 34,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Gratis bedrijfsfruit

Pensioenregeling

8% vakantiegeld

Minimaal 24 vakantiedagen

3,5 ATV

Opleidingsmogelijkheden via de Vlot Aс

Job summary

Vlot Logistics zoekt een enthousiaste backoffice-medewerker die telefoongesprekken vriendelijk afhandelt en collega’s ondersteunt bij de dagelijkse planning.

Je werkt nauw samen met planners, chauffeurs en klanten, bewaakt ritgegevens en zorgt voor tijdige facturatie. Het bedrijf biedt een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast, CAO Beroepsgoederenvervoer en goede arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Relevante werkervaring in een dynamische rol waar schakelen gevraagd wordt.
• Sterk planmatig en procesmatig inzicht
• Goede communicatieve vaardigheden per mail en telefonisch
• Verantwoordelijkheidsgevoel
• Oog voor detail.
• Het vermogen om gedurende de dag prioriteiten opnieuw te stellen.

Responsibilities

• Controleren en bewaken van alle (order)gegevens binnen ons geautomatiseerde systeem
• Achtervang Indelen van materieel en personeel in onze dagelijkse rittenplanning
• Afstemmen van beschikbaar materieel & personeel met andere vestigingen van Vlot
• Aanspreekpunt voor onze chauffeurs en bijrijders
• Signaleren en oplossen van onregelmatigheden gedurende de dag
• Checken van ritgegevens en afwijkingen voordat facturatie wordt aangeboden aan Finance.
• Bewaken van de personeelsbezetting, waaronder ziek- en betermeldingen en verlofregistraties
• Continu schakelen tussen planning, uitvoering en administratie

Job description

Je bent iemand die zonder aarzelen de telefoon opneemt. Een chauffeur met een vraag? Een collega die ergens tegenaan loopt? Een klant of opdrachtgever die contact zoekt? Jij staat mensen vriendelijk te woord, denkt mee en zorgt dat de vraag op de juiste plek terechtkomt.

Je hoeft niet overal direct het antwoord op te hebben. We vinden het belangrijk dat je durft te vragen, doorpakt en terugkomt op een vraag. Je bent toegankelijk, maar ook duidelijk wanneer dat nodig is.

Je werkt naast een collega die zich voornamelijk bezighoudt met de dagelijkse planning en het contact met chauffeurs. Samen vormen jullie een belangrijk onderdeel van de backoffice. Jullie hebben ieder een eigen aandachtsgebied, maar zijn ook elkaars achtervang. Je vindt het daarom prettig om samen te werken, informatie met elkaar te delen en samen verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel.

We zoeken nadrukkelijk geen twee mensen die ieder op hun eigen eiland werken.

De planning heeft een eigen verantwoordelijkheid en jij hebt een eigen aandachtsgebied binnen de backoffice. Tegelijkertijd moeten jullie voldoende van elkaars werkzaamheden begrijpen om elkaar goed te kunnen vervangen.

Je bent benaderbaar

Mensen stappen makkelijk op je af. Je hebt een open houding en vindt het leuk om met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie contact te hebben.

Je bent communicatief sterk

Je kunt goed luisteren, stelt vragen en weet informatie duidelijk over te brengen. Wanneer iemand gehaast, of onzeker is, blijf jij rustig en professioneel.

Je bent een verbinder

Je begrijpt dat de backoffice een schakel is tussen planning, chauffeurs, klanten, Finance en Operations. Je zoekt die samenwerking op en zorgt ervoor dat informatie niet tussen afdelingen blijft hangen.

Je houdt overzicht

Er gebeurt veel tegelijk en daar kan je goed mee om gaan. Jij kunt prioriteiten stellen, houdt bij wat nog moet worden gegaan en laat zaken niet zomaar liggen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Controleren en bewaken van alle (order)gegevens binnen ons geautomatiseerde systeem
• Achtervang Indelen van materieel en personeel in onze dagelijkse rittenplanning
• Afstemmen van beschikbaar materieel & personeel met andere vestigingen van Vlot
• Aanspreekpunt voor onze chauffeurs en bijrijders
• Signaleren en oplossen van onregelmatigheden gedurende de dag
• Checken van ritgegevens en afwijkingen voordat facturatie wordt aangeboden aan Finance.
• Bewaken van de personeelsbezetting, waaronder ziek- en betermeldingen en verlofregistraties
• Continu schakelen tussen planning, uitvoering en administratie

Jij beschikt over:

• Relevante werkervaring in een dynamische rol waar schakelen gevraagd wordt.
• Sterk planmatig en procesmatig inzicht
• Goede communicatieve vaardigheden per mail en telefonisch
• Verantwoordelijkheidsgevoel
• Oog voor detail.
• Het vermogen om gedurende de dag prioriteiten opnieuw te stellen.

Wat verwachten wij van jou?

• Een mooie baan binnen een sociaal familiebedrijf.
• Verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief
• Een betrokken en informele werksfeer
• Tijdelijk contract met uitzicht op vast
• Salaris volgens CAO Beroepsgoederenvervoer: maximaal schaal E:
  € 3.034,77 – € 3.840,02 bruto per maand
• 8% vakantiegeld
• Minimaal 24 vakantiedagen + 3,5 ATV (o.b.v. 40 uur)
• Pensioenregeling
• Opleidingsmogelijkheden via de Vlot Academy
• Gratis bedrijfsfruit

Een VOG maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Wij zoeken iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat en rust bewaart in een dynamische omgeving. Je denkt vooruit, houdt overzicht en communiceert helder met alle betrokken partijen.