Assistent Officemanager

Vanjuska. B.V.; Werkendam; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

43 vakantiedagen bij fulltime dienstverband

Pensioenregeling met werkgeversbijdrage

Studie regeling voor kinderen

Job summary

Vanjuska. B.V. in Werkendam zoekt een Assistent Officemanager die de Officemanager ondersteunt in de breedste zin van het woord. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, van evenementen tot opleidingen en het wagenparkbeheer.

Je bent flexibel, kunt snel schakelen en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden. De functie biedt een competitief salaris, vakantiegeld en een pensioenregeling. Wij zoeken iemand voor de lange termijn met een mbo 4 opleiding.

Qualifications

• Je hebt enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je woonachtig in de omgeving van Werkendam of bereid om te reizen.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Officemanager in dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van personeelsbijeenkomsten, evenementen en opleidingen.
• Eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van collega's.

Skills

Flexibel

Communicatief sterk

Snel schakelen

Zorgvuldig werken

Education

Afgeronde mbo 4 niveau opleiding

Tools

Microsoft Office

Social media

Job description

Vandaag leg je de laatste hand aan een grote personeelsbijeenkomst. Ondertussen belt een collega met een vraag over een leaseauto, moet er nog een training worden ingepland en terwijl je daarmee bezig bent staat er iemand aan je bureau omdat er voor morgen nog bloemen geregeld moeten worden. En voor je het weet dient de volgende vraag zich alweer aan. Geen dag is hetzelfde en dat is precies wat deze functie zo leuk maakt. Jij houdt van afwisseling, schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.

Dit ga je doen

Als Assistent Officemanager ben je de rechterhand van onze Officemanager. Je ondersteunt haar in de breedste zin van het woord en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je bent betrokken bij alles wat nodig is om de organisatie soepel te laten draaien. Van personeelsbijeenkomsten, evenementen en opleidingen tot wagenparkbeheer, certificeringen en bedrijfsmiddelen. De ene dag bezoek je een locatie voor een evenement of ben je bezig met de organisatie van een bedrijfsfeest. De volgende dag regel je een training voor een collega, verwerk je een schademelding van een leaseauto of zorg je ervoor dat een certificaat tijdig wordt verlengd.

Daarnaast ben je voor veel collega's een eerste aanspreekpunt voor praktische vragen. Of het nu gaat om een tankpas, een leaseauto, een laptop, een opleiding of een andere organisatorische vraag; jij zoekt uit wat er nodig is en zorgt dat het geregeld wordt. Kom je er zelf niet uit? Dan weet je precies wie je moet inschakelen.

Je werkt veel vanuit verschillende projecten. Zo ben je bijvoorbeeld betrokken bij het verder professionaliseren van processen, het actualiseren van documentatie, het ondersteunen van interne communicatie of het uitwerken van nieuwe werkwijzen. Daarbij lopen meerdere projecten vaak naast elkaar. En wat vandaag de juiste aanpak lijkt, kan morgen alweer anders zijn. Dat vraagt om flexibiliteit, overzicht en het vermogen om snel te schakelen wanneer plannen veranderen.

Je werkt nauw samen met de Office Manager, KAM Manager en HR-medewerker. Samen vormen jullie een centrale afdeling waar veel informatie samenkomt. Daardoor krijg je veel mee van wat er binnen de organisatie speelt en lever je iedere dag een belangrijke bijdrage aan het succes van De Vries Werkendam.

Hiermee maak jij het verschil

Je bent in ieder geval flexibel, want het kan maar zo zijn dat je aan het einde van de dag hele andere dingen hebt gedaan dan wat er op jouw to-do lijstje stond. Je schiet ook niet snel in de stress, want soms moet je alles laten vallen als er met spoed iets geregeld moet worden of omdat plannen ineens veranderen. Jij schakelt mee en gaat op zoek naar wat er wél nodig is.

Je verliest daarbij het belangrijkste doel niet uit het oog; de organisatie draaiende houden. Daarom kijk je verder dan alleen jouw eigen takenpakket en pak je ook andere werkzaamheden op wanneer deze bijdragen aan het succes van onze organisatie. Jij begrijpt als geen ander dat juist de dingen die achter de schermen gebeuren ervoor zorgen dat collega's hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Daarnaast ben je betrokken bij jouw collega's en heb je het feilloos in de gaten wanneer zaken niet goed lopen. Je ziet werk liggen, denkt vooruit en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht over meerdere zaken tegelijkertijd en weet waar de prioriteiten liggen. Daarbij werk je nauwkeurig, ben je communicatief sterk en voel je je thuis in een omgeving waar veel gebeurt en collega's gemakkelijk bij je binnenlopen. Verder:

Vereisten

• Heb je een afgeronde mbo 4 niveau opleiding, bijvoorbeeld in een secretariële of administratieve richting;
• Heb je bij voorkeur enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Kun je snel je weg vinden in verschillende systemen en ben je vaardig in het Microsoft Office pakket en met social media;
• Ben je 32 tot 40 uur beschikbaar en woonachtig in de omgeving van Werkendam of bereid om te reizen.

Wat bieden wij?

• Wij zoeken iemand voor de lange termijn en bieden je na een jaarcontract de mogelijkheid tot een vast dienstverband;
• Een competitief salaris, inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring waarbij het uitgangspunt is dat je er bij verandering van baan op vooruit mag gaan;
• 8% vakantiegeld;
• Een pensioenregeling met werkgeversbijdrage;
• 43 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband;
• Studie regeling voor je kinderen (vanaf 12 jaar)
• Een actieve personeelsvereniging!