Assistant, Sales/ Verkoopassistent

Village Farms International Inc.; Groningen; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Village Farms International Inc. zoekt een Sales Assistant om het salesteam te ondersteunen met een gestructureerde en schaalbare commerciële operatie.

Je werkt tussen Sales, Operations, Logistiek en Quality om alignement te houden en klantproblemen proactief op te lossen. Verantwoordelijkheden omvatten order-to-cash, klantenondersteuning, communicatie en coördinatie van promoties, met focus op nauwkeurige administratie en verbetering van processen.

Qualifications

• Ervaring in sales support, administratie of klantenservice (pré).
• Ervaring met CRM/ERP-systemen (ACM is een plus).
• Sterke Microsoft Office-vaardigheden (Excel).
• Vloeiend Nederlands; Engels is een plus.
• Affiniteit met de cannabis-/coffeeshopsector is een sterke pré.

Responsibilities

• Order-to-Cash: volledige verantwoordelijkheid van begin tot eind.
• Verwerken en valideren van klantorders in ACM.
• Beheren en verwerken van creditnota’s en administratie.
• Professionele afhandeling van klantvragen en follow-ups.
• Insighs, rapportage en procesverbetering ter ondersteuning van sales.

Skills

Structuur & organisatie

Eigenaarschap

Klantgericht

Sterke communicatie

Nauwkeurig & detailgericht

Proactief & oplossingsgericht

Tools

CRM/ERP systemen (ACM)

Excel

Job description

Village Farms International (Nasdaq: VFF) is een verticaal geïntegreerde wereldleider op het gebied van cannabis, plantaardige consumentenproducten en duurzame innovatie. Als een van de langst bestaande producenten van verse producten in Noord-Amerika, gebouwd op decennia aan expertise, zijn wij een organisatie waar telers, vernieuwers en makers samenkomen om wereldwijd de toekomst van hoogwaardige plantaardige merken vorm te geven.

Werken bij Village Farms betekent deel uitmaken van een wereldwijd team dat wordt gedreven door doelgerichtheid, integriteit en ambitie. Hier laten we mensen, ideeën en mogelijkheden groeien.

De functie

Als Verkoopassistent stel je het salesteam in staat zich te richten op wat het belangrijkst is: klantrelaties en omzetgroei. Je bent verantwoordelijk voor het waarborgen van een gestructureerde, betrouwbare en schaalbare commerciële operatie door eigenaarschap te nemen over belangrijke administratieve processen, afdelingen te coördineren en commerciële activiteiten te ondersteunen. Je fungeert als schakel tussen Sales, Operations, Logistiek en Quality, waarbij je zorgt voor alignment en problemen oplost voordat ze de klant beïnvloeden.

Wat je gaat doen

Order-to-Cash & Administratief eigenaarschap

• Volledige verantwoordelijkheid voor de administratieve kant van het order-to-cash proces van begin tot eind
• Verwerken en valideren van klantorders in ACM
• Beheren en verwerken van creditnota’s
• Zorgen voor een nauwkeurige, gestructureerde en conforme administratie
• Waarborgen van documentatie, traceerbaarheid en datakwaliteit binnen processen

Klantondersteuning & Cross-functionele samenwerking

• Professioneel afhandelen van klantvragen, klachten en opvolging
• Intern afstemmen om problemen op te lossen vóórdat ze impact hebben op klanten
• Samenwerken met:
  • Logistiek over leveringen en transportproblemen
  • Quality over klachten en afwijkingen
  • Operations over productbeschikbaarheid
• Beheren van retouren en zorgen voor correcte opvolging en administratie

Commerciële ondersteuning & uitvoering

• Ondersteunen bij productlanceringen, introducties en onboarding van klanten
• Opstellen van klantcommunicatie (mailings, updates)
• Coördineren van promoties en commerciële campagnes
• Beheren van POS-materialen en ondersteunen van winkelzichtbaarheid
• Opvolgen van klanten om upsell en engagement te stimuleren

Inzichten, rapportage & procesverbetering

• Input voorbereiden voor MT- en salesmeetings (inzichten, issues, trends)
• Signaleren van:
  • Voorraadproblemen en beschikbaarheidsrisico’s
  • Gemiste verkoopkansen
• Overzicht behouden van salesactiviteiten en knelpunten
• Identificeren en implementeren van verbeteringen (“fix the basics”)
• Standaardiseren en optimaliseren van processen om schaalbaarheid te ondersteunen

Wat je meebrengt

Kerncompetenties

• Gestructureerd en georganiseerd
• Eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel
• Klantgericht
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Hoge mate van nauwkeurigheid en oog voor detail
• Proactief en oplossingsgericht

Vaardigheden & vereisten

• Ervaring in sales support, administratie of klantenservice (pré)
• Ervaring met CRM/ERP-systemen (ACM is een plus)
• Sterke Microsoft Office-vaardigheden (Excel)
• Vloeiend Nederlands; Engels is een plus
• Affiniteit met de cannabis-/coffeeshopsector is een sterke pré

Werken bij Village Farms

Wij geloven: It Takes A Village en dat menen we.

Dit zie je in hoe we elkaar ondersteunen, innoveren en samen winnen.

Onze Kernwaarden

Veelzijdigheid | Innovatie | Leiderschap | Loyaliteit | Verantwoordelijkheid | Doorzettingsvermogen | Ondernemerschap

Wat je hier doet, heeft impact — op onze mensen, onze producten en de klanten die we bedienen.

Wij bieden uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden en opleidingsondersteuning om jouw groei te ondersteunen.

Klaar om met ons te groeien?

Wil je deel uitmaken van iets dat echte impact heeft? Dan maken we graag kennis met je.

The Opportunity

As a Sales Assistant, you enable the Sales team to focus on what matters most: customer relationships and revenue growth. You are responsible for ensuring a structured, reliable, and scalable commercial operation by owning key administrative processes, coordinating across departments, and supporting commercial execution. You act as the link between Sales, Operations, Logistics, and Quality, ensuring alignment and resolving issues before they impact the customer.

What You’ll Do

Order-to-Cash & Administrative Ownership

• Own the administrative side of the order-to-cash process end-to-end.
• Process and validate customer orders in ACM.
• Manage and process credit notes (creditnota’s).
• Maintain accurate, structured, and compliant administration.
• Ensure documentation, traceability, and data quality across processes.

Customer Support & Cross-Functional Coordination

• Handle customer inquiries, complaints, and follow-ups professionally.
• Coordinate internally to resolve issues before they impact customers.
• Align with:
  • Logistics on deliveries and shipment issues
  • Quality on complaints and deviations
  • Operations on product availability
• Manage returns and ensure proper follow-up and administration.

Commercial Support & Execution

• Support product launches, introductions, and customer onboarding.
• Prepare customer communication (mailings, updates).
• Coordinate promotions and commercial campaigns.
• Manage POS materials and support in-store visibility.
• Follow up with customers to support upsell and engagement.

Insights, Reporting & Process Improvement

• Prepare input for MT and sales meetings (insights, issues, trends).
• Signal:
  • Stock issues and availability risks
  • Missed sales opportunities
• Maintain overview of sales activities and bottlenecks.
• Identify and implement improvements (“fix the basics”).
• Standardize and optimize processes to support scalability.

What You Bring

KEY COMPETENCIES

• Structured and organized
• Ownership& accountability
• Customer-oriented
• Strong communication
• High accuracy& attention to detail
• Proactive and solution-driven

Skills & Requirements

• Experience in sales support, administration, or customer service (preferred)
• Experience with CRM/ERP systems (ACM is a plus)
• Strong Microsoft Office skills (Excel)
• Fluent in Dutch; English is a plus
• Affinity with the cannabis / coffeeshop industry is a strong advantage

Life at Village Farms

We believe It Takes A Village and we mean it.

It shows up in how we support each other, how we innovate, and how we win as a team.

Our Values Guide Every Decision We Make

Versatility | Innovation | Leadership | Loyalty | Accountability | Grit | Entrepreneurship

What you do here matters - to our people, our products, and the customers we serve.

We’ve got you covered with company-paid comprehensive benefits and education assistance to support your growth.

Ready to Grow With Us?

If you want to be part of something that has real impact - we’d love to meet you.