Ambtelijk secretaris OR

Gemeente Utrecht; Utrecht; Hybrid; EUR 40,000 - 63,000; Full time

Benefits offered by this job

I.B.K 17,05% boven op salaris

Hybride werken (stadskantoor en thuis)

Thuiswerkvergoeding

100% OV-vergoeding

Job summary

Gemeente Utrecht zoekt een Ambtelijk Secretaris die twee rollen combineert: ondersteunen en adviseren van de ondernemingsraad en als Secretaris aan projecten binnen Expertisecentrum PMB werkt. Je werkt 32–36 uur per week, met hybride werken en een focus op structuur, overzicht en voortgang.

Je informeert OR-leden, adviseert over medezeggenschap en werkt aan projecten, waarbij je zelfstandig opereert en processen tijdig bewaakt. Belangrijke vaardigheden: communicatie, organisatie en samenwerking.

Qualifications

• Helder en begrijpelijk communiceren met verschillende stakeholders.
• Overzicht behouden en belangen kunnen afwegen.
• Planmatig werken en projectdiscipline tonen.

Responsibilities

• Voorbereiden van vergaderingen en vastleggen van besluiten.
• Informeren en adviseren van OR-leden over medezeggenschap.
• Adviseren over relevante wet- en regelgeving en de gevolgen voor medezeggenschap.
• Communicatie en bijeenkomsten organiseren met betrokkenen.
• Plannen en voortgang van projecten bewaken.
• Samenwerking met opdrachtgevers en projectteams.
• Verbinding creëren tussen mensen binnen de gemeente en de stad.

Skills

Communicatie

Organisatie

Projectmatig werken

Analytisch denken

Education

HBO-werk- en denkniveau

Job description

Utrecht heeft jou nodig! Wil jij bijdragen aan sterke medezeggenschap én je talent als secretaris inzetten voor uiteenlopende opdrachten in Utrecht?

Als Ambtelijk Secretaris combineer je twee rollen. Je adviseert en ondersteunt de ondernemingsraad én werkt als Secretaris aan projecten en opdrachten binnen Expertisecentrum PMB. Een afwisselende functie waarin adviseren, organiseren, verbinden en overzicht houden samenkomen.

Dit is je werk

In deze functie combineer je twee rollen. Je besteedt 15 tot 18 uur per week aan de ondersteuning van een ondernemingsraad (OR). De overige uren werk je als Secretaris binnen PMB.

Als Ambtelijk secretaris ondersteun en adviseer je de medezeggenschap. Je informeert, adviseert, begeleidt en ondersteunt OR-leden bij het uitvoeren van hun rol.

Als Secretaris werk je aan opdrachten binnen de gemeente vanuit het Expertisecentrum PMB. Je zorgt in projecten en programma’s voor structuur, overzicht en een goede voortgang van opdrachten. Je werkt zelfstandig, denkt inhoudelijk en procesmatig mee en houdt betrokkenen goed aangesloten. Je werkt met verschillende collega’s en opdrachtgevers binnen de gemeente Utrecht.

In beide rollen draait het om hetzelfde: overzicht creëren, verschillende belangen begrijpen, mensen verbinden en zorgen dat processen en besluitvorming zorgvuldig verlopen.

Concreet ga je:

• vergaderingen voorbereiden, afspraken en besluitvorming vastleggen en bewaken;
• OR-leden informeren en adviseren over medezeggenschap;
• adviseren over relevante wet- en regelgeving en de gevolgen daarvan voor de medezeggenschap;
• communicatie en bijeenkomsten met betrokkenen organiseren;
• de planning en voortgang van projecten en programma’s bewaken;
• inhoudelijk en procesmatig meedenken met opdrachtgevers en projectteams;
• mensen binnen de gemeente en in de stad met elkaar verbinden;
• verbeteringen in werkprocessen signaleren en voorstellen.

Medezeggenschap bij de gemeente Utrecht
De gemeente Utrecht heeft zeven ondernemingsraden en een centrale ondernemingsraad (COR). Vanuit iedere ondernemingsraad zijn twee leden vertegenwoordigd in de COR. De ondernemingsraden worden ondersteund door Ambtelijk Secretarissen.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij Expertisecentrum PMB. Jouw thuisbasis is het stadskantoor van Utrecht, pal naast Utrecht CS.

Expertisecentrum PMB werkt aan kritieke en complexe opdrachten binnen de gemeente Utrecht. Met ongeveer 200 collega’s werken we aan uiteenlopende maatschappelijke en organisatorische opgaven. Denk aan de energietransitie, dienstverlening vanuit wijkbureaus en de opvang van vluchtelingen. Ook de ondersteuning van de medezeggenschap is hier onderdeel van.

We werken resultaatgericht en flexibel, met aandacht voor vakmanschap en persoonlijke ontwikkeling. Je krijgt te maken met verschillende collega’s, opdrachtgevers en onderdelen van de gemeente.

Dit is jouw inbreng

Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, zijn de volgende kwaliteiten belangrijk:

• Je communiceert helder en kunt complexe informatie begrijpelijk maken voor verschillende mensen.
• Je kunt verschillende belangen overzien, stelt vragen en geeft op een duidelijke en respectvolle manier advies.
• Je kunt overzicht houden wanneer verschillende werkzaamheden en deadlines naast elkaar lopen en stelt daarin passende prioriteiten.
• Je werkt zelfstandig en zorgvuldig en weet wanneer het nodig is om anderen te betrekken.
• Je verbindt mensen en draagt bij aan een goede samenwerking.

Voor deze functie is het belangrijk dat je het volgende meebrengt:

• Hbo-werk- en -denkniveau. Dat kan blijken uit opleiding, werkervaring of een combinatie daarvan.
• Aantoonbare ervaring met en kennis van de ondersteuning van de medezeggenschap. Ervaring binnen een grotere of complexe organisatie is een pré.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage doet er dus toe! Tegelijk hoort daar een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden bij:

• Een werkweek van 32 tot 36 uur, verdeeld over 4 of 5 dagen, is bespreekbaar. Bij een 36-urige werkweek bedraagt het bruto maandsalaris € 3.568,- tot € 5.096,- in schaal 9 en € 3.824,- tot € 5.624,- in schaal 10. De precieze inschaling stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het stadskantoor.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.