Ambtelijk secretaris examencommissie

Hogeschool Utrecht; Utrecht; Hybrid; EUR 41,000 - 58,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Thuiswerkvergoeding 2,45€ per dag

Reis- OV-kaart kosteloos

Job summary

Hogeschool Utrecht zoekt een Ambtelijk Secretaris voor de examencommissie in Utrecht. Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over tentamens en examenprogramma’s en ondersteunt de examencommissies bij vergaderingen en besluiten.

Je levert juridisch advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie. De functie is tijdelijk (0,5 fte t/m april 2027) met een mogelijke 0,7 fte voor 1 jaar. Je werkt deels vanuit huis met thuiswerkvergoeding.

Qualifications

• Bachelor (HBO/WO) of gelijkwaardige werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met onderwijs- en examenreglement is een pré.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over tentamens, vrijstellingen en examenprogramma’s.
• Ondersteunen examencommissies, voorbereiden en afhandelen van vergaderingen en verzoeken.
• Geven van (juridisch) advies en fungeren als sparringpartner voor de examencommissie.
• Kwalificeren en categoriseren van inkomende vragen en verzoeken en voorbereiden van besluiten volgens wet- en HU-regelgeving.
• Communiceren van besluiten, archiveren van documenten en bewaken van procesvoortgang.

Skills

Juridische adviesvaardigheden

Organisatievermogen

Schriftelijke communicatie

Communicatieve vaardigheden in hetNed

Education

HBO/WO-bachelor

Tools

Automatiseringssystemen

Job description

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht

Vanwege zwangerschapsverlof van een collega zoeken wij tijdelijke vervanging als ambtelijk secretaris examencommissie.

Als Ambtelijk Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij vragen over o.a. tentamens, vrijstellingen en examenprogramma’s. Je ondersteunt de examencommissies en zorgt voor een soepele afhandeling van alle zaken. Jouw (juridische) advies, organisatorische vaardigheden en schriftelijke communicatie zijn cruciaal voor het succes van de examencommissies.

Wat je gaat doen als Ambtelijk Secretaris:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten bij de examencommissie.
• Je ondersteunt de examencommissie en verzorgt de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en verzoeken.
• Je bent sparringpartner voor de examencommissie en je geeft (on)gevraagd (juridisch) advies.
• Je kwalificeert en categoriseert binnenkomende vragen en verzoeken, geeft een eerste reactie en bereidt besluiten voor volgens relevante wetgeving en HU-regelgeving.
• Je communiceert besluiten, archiveert documenten en bewaakt de voortgang van processen.
• Je neemt deel aan teamoverleggen.

Wij bieden jou

• Wij hebben het volgende te bieden. Een tijdelijke aanstelling (D4) voor 0,5 fte vanwege zwangerschaps- en bevallingsverlof voor de periode t/m april 2027.
  Daarnaast is er ook een positie voor 0,7 fte voor 1 jaar beschikbaar.
• Het salaris voor deze werkzaamheden valt in schaal 9, met een minimum salaris van €3.667,97 en een maximum van €5.154,67 bij een fulltime dienstverband.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
• Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,45 netto per dag.
• Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel

Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen wij graag het volgende:

• Een afgeronde hbo- of wo-bachelorsdiploma of werkervaring in een vergelijkbare rol. Een opleiding of werkervaring op juridisch vlak is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving; bekendheid met het Onderwijs- en Examenreglement is een pre.
• Ervaring met automatiseringssystemen.

Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij goed kan plannen en organiseren. Je gestructureerd en zelfstandig kan werken, maar dat samenwerken voor jou ook heel belangrijk is. Je initiatief durft te nemen. Je neemt nieuwe informatie snel tot je en maakt nieuwe taken je snel eigen. Daarnaast is een goed relativeringsvermogen en gevoel voor humor belangrijk om in deze functie te slagen.

Over de werkplek

Je werkt in het team Certificering 2, onderdeel van de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S), gevestigd in Science Park Utrecht. Dit is een dynamische omgeving waarin samenwerking met andere ambtelijk secretarissen en examencommissies belangrijk is. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen over het proces? Neem dan contact op met Jacqueline de Moor, Recruiter, 06- 14 32 82 34 en via [e-mail].
Heb je vragen over de inhoud van de functie, neem dan contact op met Monique Kuper, Teamleider, 06 – 14 35 09 32 en via [e-mail]

We hebben onze eerste gesprekken gepland op 26 oktober 2026. Een tweede ronde kan onderdeel zijn van de procedure. Wat ons betreft kun je snel starten. We bepalen samen wat jouw startdatum wordt.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.