Allround Administratief Medewerker - Finance, Payroll & HR

Fortes Group; Katwijk; Hybrid; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

Volledig pensioen

28 vakantiedagen

Hybride werkopties

Job summary

Fortes Group zoekt een Allround Administratief Medewerker - Finance, Payroll & HR die breed ondersteunt bij commerciële, HR-gerelateerde en administratieve processen. Je bewaakt het verkoopproces, salarisadministratie en contractbeheer en werkt nauw samen met de secretaresse.

De rol is online deels mogelijk vanuit huis en biedt 32–40 uur per week. Je werkt in een dynamische omgeving waar processen continu in ontwikkeling zijn.

Qualifications

• Minimaal mbo/hbo-opleiding in administratieve/financiële/HR/bedrijfskunde.
• Enige jaren werkervaring in een brede ondersteunende/administratieve functie.
• Ervaring met salarisadministratie, HR-processen, contractbeheer, KYC of UBO is een plus.
• Kennis van Microsoft 365 en Fortes Milestones is een voordeel.

Responsibilities

• Ondersteunen en bewaakten van het verkoopproces van offerte tot facturatie.
• Verzamelen en controleren payrollmutaties en ondersteunen salaris-/HR-administratie.
• Verwerken arbeidscontracten en andere overeenkomsten en bewaakten looptijden.
• Verzamel en verwerk informatie voor KYC/UBO en administratieve controles.
• Algemene administratieve ondersteuning binnen verkoop, HR, contractbeheer en bedrijfsvoering.
• Zoeken naar procesverbeteringen en deze praktisch implementeren.

Skills

Nauwkeurigheid

Proactief handelen

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Education

MBO/HBO-opleiding administratieve/financiële HR/bedrijfskunde

Tools

Microsoft 365

Fortes Milestones

Job description

Als Allround Administratief Medewerker -Finance, Payroll & HR ondersteun je verschillende commerciële, HR-gerelateerde en administratieve processen binnen Fortes Group. Je bewaakt onder meer het verkoopproces van offerte tot facturatie, verwerkt payrollmutaties en ondersteunt bij HR, contractbeheer, ondertekenverzoeken en KYC- en UBO-processen.

Je werkt nauw samen met onze secretaresse. Zij richt zich vooral op de dagelijkse kantoororganisatie, inkoopprocessen, facilitaire zaken en sociale activiteiten. Jouw zwaartepunt ligt bij het verkoopproces en de HR-gerelateerde en contractuele administratie. Waar taken elkaar raken, stemmen jullie deze praktisch af en zorgen jullie samen voor een goed georganiseerde ondersteuning.

Je werkt voornamelijk voor en vanuit onze locatie in Katwijk. De functie is beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week, met de mogelijkheid om een deel van de tijd vanuit huis te werken.

Je zorgt ervoor dat uiteenlopende administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden uitgevoerd. Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend:

• Ondersteuning bij het verkoopproces: Je ondersteunt en bewaakt het proces van offerte tot en met facturatie vanuit ons eigen systeem, Fortes Milestones. Je legt klantgegevens, offertes, contractafspraken, tarieven en facturatiemomenten volledig en correct vast. Je volgt openstaande acties op, vraagt ontbrekende informatie proactief uit bij sales en andere collega’s en controleert of facturen aansluiten op de gemaakte afspraken.
• Salaris- en HR-administratie: Je verzamelt en controleert payrollmutaties en levert deze tijdig aan bij de salarisverwerker. Daarnaast ondersteun je bij in- en uitdiensttreding, personeelsmutaties, verlofregistratie en het actueel houden van personeelsdossiers.
• Contractbeheer en ondertekening: Je verwerkt arbeidscontracten en andere overeenkomsten, bewaakt looptijden, verlengingen en wijzigingen en zorgt dat documenten tijdig worden ondertekend en correct opgeslagen.
• KYC- en UBO-processen: Je verzamelt en verwerkt informatie voor KYC-verzoeken, UBO-verklaringen en andere administratieve controles. Je bewaakt de volledigheid en volgt ontbrekende informatie actief op.
• Algemene administratieve ondersteuning: Je pakt aanvullende werkzaamheden op binnen verkoop, HR, contractbeheer en de bredere bedrijfsvoering. Je ziet wat nodig is en zorgt dat zaken zorgvuldig worden afgerond.
• Procesverbetering: Je kijkt kritisch naar bestaande werkwijzen en helpt om processen zorgvuldiger, efficiënter en overzichtelijker in te richten.

Wat breng je mee?

Je bent een veelzijdige administratieve professional die verantwoordelijkheid neemt, nauwkeurig werkt en overzicht houdt. Je voelt je prettig in een omgeving die continu in ontwikkeling is en bent in staat om mee te bewegen met veranderingen in processen, systemen en werkzaamheden. Je controleert je werk zorgvuldig, onderneemt actie als informatie ontbreekt en pakt nieuwe werkzaamheden snel en zelfstandig op.

Ervaring en vaardigheden

• Je hebt bij voorkeur een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in een administratieve, financiële, HR- of bedrijfskundige richting.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een brede administratieve of ondersteunende functie.
• Ervaring met salarisadministratie, HR-processen, contractbeheer, KYC of UBO is een plus.
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft 365 en maakt je nieuwe systemen, zoals Fortes Milestones, snel eigen.

Jouw persoonlijkheid

• Zeer accuraat: Je controleert je werk zorgvuldig en neemt geen genoegen met onvolledige informatie.
• Proactief en georganiseerd: Je bewaakt acties en deadlines, stelt prioriteiten en onderneemt zelf actie.
• Communicatief sterk: Je vraagt door en stemt gemakkelijk af met collega’s en externe partijen.
• Samenwerkingsgericht: Je werkt prettig samen en stemt werkzaamheden duidelijk af, onder meer met onze secretaresse.

Waarom deze rol?

Je krijgt een afwisselende en zelfstandige functie op het snijvlak van verkoopadministratie, HR, salarisverwerking en contractbeheer. Je werkt nauw samen met sales, finance, HR en onze secretaresse en ziet direct het resultaat van jouw bijdrage.

Wat wij bieden

• Salaris: €3.000 tot €4.000 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring en zelfstandigheid.
• Dienstverband: 32 tot 40 uur per week.
• Arbeidsvoorwaarden: Een 13e maand, volledig betaald pensioen en 28 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Flexibiliteit: Hybride werkopties en ruimte om je verder te ontwikkelen binnen verkoopadministratie, HR, salarisadministratie en contractbeheer.
• Cultuur: Een open en ondersteunende werkomgeving met korte lijnen en ervaren collega’s.

Ons sollicitatieproces

We houden het eenvoudig, transparant en persoonlijk: twee gesprekken met toekomstige collega’s, eventueel een aanvullende kennismaking en bij een goede match een aanbod.

Klaar om het verschil te maken?

Ben jij de Allround Administratief Medewerker -Finance, Payroll & HR die ervoor zorgt dat onze administratie zorgvuldig wordt uitgevoerd en belangrijke processen tijdig worden opgevolgd?