Afdelingssecretaresse BAS

Gemeente Zoetermeer; Zoetermeer; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een praktische afdelingssecretaresse voor de afdeling BestuursAdvies en Strategie. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd en plant vergaderingen; notulen en besluiten worden tijdig vastgelegd en verspreid.

Je werkt in een dynamische organisatie en bewaakt de voortgang van afspraken, ondersteunt leeractiviteiten en projecten van het management. Je handelt vertrouwelijk met informatie en zorgt voor een overzichtelijke intranet- en documentatievoorziening.

Qualifications

• Vaardigheden in plannen en organiseren
• Nauwkeurige en proactieve aanpak
• Teamspeler met verantwoordelijkheidsgevoel

Responsibilities

• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en plannen van bijeenkomsten.
• Opstellen en verspreiden van notulen en besluiten; bewaak voortgang.
• Ondersteunen van management en collegae met vertrouwelijke informatie.
• Zorgen voor tijdige beschikbaarheid van vergaderstukken en relevante documenten.

Skills

Plannen en organiseren

Nauwkeurig werken

Structuur aanbrengen

Proactieve communicatie

Education

MBO werk- en denkniveau

Opleiding gericht op organiseren/ondersteunen

Job description

Krijg jij energie van plannen, organiseren en collega’s ondersteunen? En zorg jij graag dat afspraken, overleggen en bijeenkomsten goed verlopen? Als afdelingssecretaresse bij de afdeling BestuursAdvies en Strategie van de gemeente Zoetermeer houd jij overzicht en breng je structuur. Zo help je collega’s, het management en het bestuur om hun werk goed te doen.

Jouw uitdaging

Als afdelingssecretaresse zorg je dat de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling soepel verlopen. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd en houdt rekening met prioriteiten, voorbereidingstijd en wijzigingen. Je plant afspraken, organiseert bijeenkomsten en zorgt dat informatie en vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn. Daarbij heb je oog voor wat collega’s nodig hebben om goed voorbereid aan een overleg te beginnen. Tijdens overleggen maak je heldere notulen. Je legt besluiten en actiepunten duidelijk vast en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede voorbereiding en afronding van de overleggen. Je vraagt informatie op, herinnert collega’s aan afspraken en signaleert het wanneer een actie dreigt te blijven liggen.

Collega’s weten jou te vinden met praktische en organisatorische vragen. Je helpt bij het plannen van afspraken, zet informatie klaar en houdt de informatie op het intranet actueel. Daarnaast ondersteun je leeractiviteiten en projecten van het management. Je gaat zorgvuldig om met informatie uit vertrouwelijke overleggen.

Je werk is afwisselend. De ene dag ondersteun je een teamoverleg, de andere dag bereid je een sessie met het college van burgemeester en wethouders voor. Je reserveert bijvoorbeeld een geschikte locatie, verzamelt de benodigde stukken en regelt de lunch. Ook als plannen veranderen of meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen, bepaal je wat eerst nodig is en informeer je de betrokken collega’s. Zo houd je overzicht en regie en zorg je dat afspraken worden nagekomen.

Dit zijn wij

Zoetermeer heeft meer dan 130.000 inwoners en is een van de grootste steden van Zuid Holland. Je gaat werken bij de afdeling BestuursAdvies en Strategie, ook wel BAS. Deze afdeling ondersteunt de samenwerking tussen bestuur, directie en de gemeentelijke organisatie.
Ons team bestaat uit ruim 30 betrokken collega’s. Binnen de afdeling werken onder anderen strategen, directiesecretarissen, public affairs adviseurs, medewerkers van het kabinet, bestuursadviseurs en collega’s van de secretariaten van bestuur en directie. Samen ontwikkelen we strategische kaders en geven we advies aan het bestuur en de directie. We zorgen voor een zorgvuldig besluitvormingsproces en een goede verbinding tussen bestuur, directie en organisatie.

Je komt terecht in een professionele werkomgeving waarin collega’s samenwerken, kennis delen en elkaar ondersteunen. Je krijgt ruimte om initiatief te nemen, jezelf te ontwikkelen en mee te denken over hoe het werk slimmer en duidelijker kan.

Dit ben jij

Je bent een aanpakker die rust brengt in een dynamische omgeving. Je houdt ervan als zaken goed geregeld zijn, werkt nauwkeurig en denkt graag vooruit. Plannen, organiseren en structuur aanbrengen gaan je van nature goed af.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende mensen en onderwerpen, van praktische zaken tot vertrouwelijke overleggen. Collega’s kunnen op je rekenen: je bent aanspreekbaar, betrokken en helpt waar nodig, zonder je eigen focus te verliezen. Je voelt snel aan wanneer iets dreigt vast te lopen en denkt mee over hoe het beter of slimmer kan. Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamspeler die het anderen graag makkelijker maakt. Je houdt van afwisseling, neemt verantwoordelijkheid en voelt je thuis in een professionele werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en samenwerking.

Dit neem je mee

• Mbo werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een opleiding waarin organiseren en ondersteunen centraal staan of vergelijkbare praktijkervaring;
• Enthousiasme en bij voorkeur enige ervaring met organisatorisch werk;
• Het vermogen om niet alleen te doen wat nodig is, maar ook kansen te zien voor verbetering.

Goed om te weten

Enthousiast?