Adviseur archief- en informatiemanagement

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO); Groningen; Sur place; EUR 48 000 - 72 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

IKB 16.5%

OV-kosten volledig

ABP pensioen

Studiemogelijkheden

Bedrijfsfitness

Flexibele werktijden

Verlofregelingen

Résumé du poste

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) zoekt een Adviseur Archief- en Informatiemanagement (AIM) die wet- en regelgeving omzet in heldere kaders en deze in de praktijk laat werken. Je werkt in de tweede lijn van het drielijnenmodel en stemt af met informatiebeheerders en compliancy-adviseurs in de eerste lijn.

Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van duurzaam toegankelijk informatiebeheer en bewaakt de aansluiting tussen theorie en uitvoering binnen DUO, met aandacht voor

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau is vereist; een gerichte opleiding is een pré.
• Ervaring met duurzaam toegankelijk informatiebeheer, bijvoorbeeld documentmanagement of recordmanagement.
• Ervaring met het opstellen van kaders en richtlijnen en met het schrijven van adviezen hierover.
• Ervaring met selectielijsten, metadatering, informatiebeheerplannen en documentstructuurplannen.

Responsabilités

• Vertalen van wet- en regelgeving naar praktische kaders.
• Proactief adviseren aan de voorkant en toepassen van kaders.
• Toetsen of ingerichte processen effectief werken.
• Samenwerken met informatiebeheerders en compliancy en first line.

Connaissances

Communicatieve vaardigheden

Analytisch denkvermogen

Projectmanagement

Veranderingsmanagement

Informatiebeheer

Formation

HBO werk- en denkniveau

Description du poste

Wil jij bijdragen aan duurzaam toegankelijk informatiebeheer binnen een grote publieke organisatie? En vind je het interessant om wet- en regelgeving te vertalen naar duidelijke kaders die in de praktijk werken? Dan is deze functie als Adviseur archief- en informatiemanagement (AIM) binnen DUO misschien iets voor jou.

Als Adviseur AIM binnen de eenheid Compliance speel je een cruciale rol in het verder ontwikkelen en onderhouden van duurzaam toegankelijk informatiebeheer binnen DUO. De eenheid Compliance vertaalt de wet- en regelgeving naar heldere kaders en voorschriften, en ondersteunt de organisatie bij het toepassen hiervan. Je adviseert proactief aan de voorkant, helpt bij het toepassen van de kaders en monitort en toetst vervolgens of de ingerichte processen effectief werken.

De functie is onderdeel van de tweede lijn in het drielijnenmodel. De tweede lijn stelt de kaders en toetst daarop, terwijl de uitvoering bij de eerste lijn is belegd. De derde lijn houdt toezicht op de werking van het model.

Concreet houdt dit in dat de uitvoering van het duurzaam toegankelijk informatiebeheer is belegd binnen alle directies van DUO en dat voor de kaderstelling een gecentraliseerd cluster Archief- en Informatiemanagement (AIM) binnen de eenheid Compliance verantwoordelijk is. Vanuit de tweede lijn werk je nauw samen met de informatiebeheerders en adviseurs compliancy in de eerste lijn om te komen tot kaders die begrijpelijk en goed toepasbaar zijn. Dat betekent dat je gemakkelijk schakelt tussen theorie en praktijk. Je spreekt met verschillende mensen binnen de organisatie en weet je boodschap aan te passen aan je gesprekspartner: van directeur tot teamlid. Het vakgebied is sterk in ontwikkeling. Diverse wetgeving (zoals o.a. nieuwe Archiefwet, Cyberbeveiligingswet, Wet open overheid) stelt eisen aan de manier waarop overheidsinformatie wordt beschermd, beveiligd, beheerd en toegankelijk blijft. Ook ontwikkelingen als AI bieden nieuwe mogelijkheden en vragen om aandacht voor goed informatiebeheer. Je volgt deze ontwikkelingen op de voet en draagt bij aan het vergroten van de bewustwording binnen DUO. Binnen het vakgebied van informatiebeheer lopen verschillende innovatie-, verander- en verbetertrajecten. Vanuit het cluster AIM lever je daaraan een bijdrage.

• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Wij vinden het belangrijk dat je jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Daarnaast bieden we je ook andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, verduurzaming van je woning, extra verlof of anderefiscaalvriendelijke doelen
• omruilen van belangrijke feestdagen zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen
• volledige vergoeding van je ov-reiskosten. Reis je met de auto? Dan geldt een kilometervergoeding
• een pensioenregeling bij ABP
• studiemogelijkheden voor je ontwikkeling
• de mogelijkheid om te sporten via bedrijfsfitness

Dit vragen wij

Je hebt een stevige basis in duurzaam toegankelijk informatiebeheer en maakt nieuwe wet- en regelgeving snel eigen. Je weet deze kennis vervolgens te vertalen naar de praktijk. Je analyseert vraagstukken, legt verbanden en ziet wat ontwikkelingen betekenen voor de organisatie.

Je volgt de ontwikkelingen binnen jouw vakgebied, bijvoorbeeld rondom de Open Overheid en de Archiefwet 2026. Daarnaast heb je brede interesse in het vakgebied Compliance, waaronder privacy, informatiebeveiliging en de Woo.

Samenwerken gaat je goed af. Je bent je bewust van verschillende belangen en verhoudingen binnen een organisatie en past je communicatie daarop aan. Je kunt met verschillende niveaus in de organisatie schakelen en weet anderen mee te krijgen in een oplossing.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Hbo-werk- en -denkniveau. Een gerichte opleiding is een pré;
• Ervaring met duurzaam toegankelijk informatiebeheer, bijvoorbeeld in documentmanagement of recordmanagement;
• Ervaring met het opstellen van kaders en richtlijnen en met het schrijven van adviezen hierover;
• Ervaring met selectielijsten, metadatering, informatiebeheerplannen en documentstructuurplannen.

Verder helpt het als je ervaring hebt in een politiek-bestuurlijk complexe werkomgeving, bijvoorbeeld binnen de rijksoverheid.

Je bent analytisch, kunt situaties goed beoordelen en weet wanneer je je communicatie moet aanpassen. Je bent overtuigend zonder de ander uit het oog te verliezen, hebt oog voor wat er binnen de organisatie speelt en bouwt gemakkelijk een netwerk op.

Heb je een aantal jaren relevante werkervaring binnen de wereld van duurzaam toegankelijk informatiebeheer maar voldoe je niet aan alle eisen? Ook dan zien we je reactie graag tegemoet.

Meer over Compliance

De eenheid Compliance is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering. Deze directie ondersteunt alle onderdelen van DUO met een aantal services. Van facilitair en financieel-administratief tot informatievoorziening, communicatie en dus compliance. Dit vanuit een servicegerichte benadering, maar ook met een monitorende en toetsende rol.

Compliance bestaat uit zes clusters: Informatiebeveiliging, Privacy, Archief- en Informatiemanagement, Wet open overheid (Woo), de Centrale Klachtenfunctionaris en Bedrijfsjuridische Zaken. Ongeveer 30 specialisten zijn bij deze zes clusters werkzaam. We zijn een divers, enthousiast, open en gedreven team. We zetten sterk in op samenwerking en open communicatie, gaan op een respectvolle manier met elkaar om, en vertrouwen op elkaars capaciteiten. Wil je je vakinhoudelijk en persoonlijk nog verder ontwikkelen? Daarvoor is bij ons alle ruimte.

Het cluster Archief- en Informatiemanagement wordt functioneel aangestuurd door de CAIMO. Het cluster heeft een omvang van 7 medewerkers (incl. CAIMO). Gezamenlijk vertalen zij het beleid naar voorschriften en kaders. Daarbij wordt het KAMT-model gehanteerd (Kaderen, adviseren, monitoren en toetsen). Het team ondersteunt daarmee het management in de eerste lijn en de adviseurs compliancy en informatiebeheerders bij de verschillende directies (1 e lijnsondersteuning).

Over Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werk jij aan momenten die ertoe doen. Denk aan het starten met een studie, slagen voor een examen of het behalen van een diploma dat telt. Grote kans dat je ons al kent van één van die stappen.

Samen met duizenden collega’s zorgen we ervoor dat studenten, onderwijsinstellingen en inburgeraars op ons kunnen rekenen. We regelen studiefinanciering, organiseren examens en erkennen diploma’s. Ook helpen we onderwijsinstellingen bij het uitwisselen van gegevens, het werken met onze systemen en het regelen van de financiering van onderwijs.

In ons werk denken we steeds vanuit de mensen die onze diensten gebruiken. We zorgen voor duidelijke informatie en betrouwbare dienstverlening, zodat mensen verder kunnen met hun studie, werk of toekomst.

We werken voor mensen in heel Nederland. Daarom vinden we het belangrijk dat verschillende achtergronden en perspectieven samenkomen in onze organisatie. Zo begrijpen we beter wat mensen nodig hebben en kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren. Daarom staan alle vacatures ook open voor mensen uit het doelgroepregister van de Banenafspraak. Meer weten? Kijk hier voor meer informatie.

Bijzonderheden

• We vinden gelijke kansen belangrijk. Daarom vragen we geen motivatiebrief. Alle kandidaten beantwoorden dezelfde vragen in het sollicitatieformulier. Zo beoordelen we iedereen op een eerlijke en vergelijkbare manier, op basis van CV en antwoorden.
• Je kunt reageren t/m 8 november 2026. De gesprekken zullendaarna zo spoedig mogelijk plaatsvinden.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
• Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.