Administratief Medewerker Calamiteiten

Gebr. van der Lee V.O.F; Groningen; On-site; EUR 30,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Goede arbeidsvoorwaarden cao Groen, Gr

26 vakantiedagen

13 ATV-dagen

Afwisselende functie in een enthusiast

Ruime ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

Gebr. van der Lee V.O.F. zoekt een Administratief Medewerker Calamiteiten die de dagelijkse kantoorprocessen ondersteunt en snel schakelt bij calamiteiten. Je belt en verwijs bezoekers, verwerkt meldingen en houdt dossiers bij in het ERP-systeem.

Vanaf december werk je vanuit ons nieuwe kantoor in Westpoort, Groningen, daarna verhuis je mee naar Groningen, Westpoort als vaste werklocatie. De functie is 24–40 uur per week met duidelijke arbeidsvoorwaarden en een afwisselend projectteam.

Qualifications

• Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau (administratieve richting).
• Ervaring met ERP-systemen is een pré.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en houdt overzicht.

Responsibilities

• Ontvangen en te woord staan van bezoekers en telefonische afhandeling.
• Beheren van kantoor- en kantinevoorraad.
• Verwerken van informatie in het ERP-systeem en dossiers bijhouden.
• Ondersteunen van technisch manager en contractmanager bij administratieve afhandeling.
• Opstellen en voorbereiden van facturen voor uitgevoerd werk.

Skills

Administratieve vaardigheden

Receptionistische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig werken

Education

MBO 4 of gelijkwaardig

Tools

ERP-systeem

MS Office

Job description

Je werkt in een dynamische omgeving binnen de civiele techniek, waar geen dag hetzelfde is. Naast het ontvangen van bezoekers en het aannemen en doorverbinden van telefoontjes, ondersteun je bij verschillende administratieve werkzaamheden, waaronder de calamiteitenadministratie. Jij houdt gemakkelijk het overzicht en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken. Let wel, het is niet heel druk op kantoor qua bezoek. Zodoende ligt de nadruk op administratie, beheer van het pand en doorzetten van telefonisch verkeer.

Vanaf december werken we vanuit ons nieuwe kantoor in Westpoort, Groningen. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt. Telefoontjes komen bij jou binnen en verbind je door naar de juiste collega. Administratieve werkzaamheden pak je zelfstandig op en is het printpapier op? Dan regel jij dat ook. Jij ziet wat er nodig is en zorgt ervoor dat het geregeld wordt.

Bij calamiteiten moet er snel worden gehandeld. Een ongeval, een gekantelde vrachtwagen of schade aan de weg kan ervoor zorgen dat onze collega’s direct in actie moeten komen. Achter de schermen moet vervolgens alles kloppen. En daar kom jij in beeld.

Als Administratief Medewerker Calamiteiten zorg jij naast de receptie-taken ervoor dat de informatie uit het veld goed wordt verwerkt in ons ERP-systeem. Je houdt dossiers bij, verwerkt meldingen en helpt mee om werkzaamheden administratief af te ronden. Daarbij werk je nauw samen met de technisch manager en contractmanager.

Tot december werk je vanuit ons kantoor in Heerenveen. Daarna verhuis je mee naar ons nieuwe kantoor in Groningen, Westpoort, dat jouw vaste werklocatie wordt.

Wat ga je doen als receptioniste?

Ontvangen en te woord staan van bezoekers

Aannemen van inkomende telefoongesprekken en verwerken van post en e-mail

Beheren van de voorraad kantoor- en kantineartikelen

Je start je dag met het controleren van de groepsapp, mailbox en het ERP-systeem.

Je verzamelt de informatie die vanuit collega’s en de uitvoering binnenkomt.

Je verwerkt deze informatie zorgvuldig in het ERP-systeem.

Je controleert of alle benodigde informatie en documenten aanwezig zijn.

Je maakt en beheert dossiers rondom de uitgevoerde werkzaamheden.

Je houdt de voortgang van dossiers administratief bij.

Je ondersteunt de technisch manager en contractmanager bij de administratieve afhandeling.

Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van facturen voor uitgevoerd werk.

Je signaleert ontbrekende of onduidelijke informatie en gaat hier actief achteraan.

Werken op een calamiteitenafdeling is anders dan werken in een reguliere administratieve functie. De ene ochtend begin je met een aantal lopende dossiers, terwijl er tussendoor nieuwe meldingen binnenkomen.

Soms gaat het om een kleine schade. Op andere momenten is er sprake van een grote calamiteit waarbij meerdere collega’s en partijen betrokken zijn. Jij zorgt ervoor dat de informatie die daarbij binnenkomt overzichtelijk wordt verwerkt en dat iedereen met de juiste gegevens kan werken.

Wat kun je verwachten als projectondersteuner?

Een dienstverband van 24 tot 40 uur per week

Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Groen, Grond & Infra (GGI)

26 vakantiedagen en 13 ATV dagen op basis van 40 uur

Een afwisselende functie binnen een enthousiast projectteam

Werken aan uitdagende projecten binnen de grond-, weg- en waterbouw

Een prettige werksfeer met betrokken collega’s

Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei

Goed salaris en voorwaarden

€2.644,50 en €3.325,00 bruto per maand, cao GGI

En een afwisselende functie in een enthousiast projectteam

Veel vrije tijd

26 vakantiedagen + 13 ATV-dagen

Wat neem je mee?

Je werkt nauwkeurig, bent zelfstandig en houdt overzicht, ook wanneer er meerdere werkzaamheden tegelijk lopen. Daarnaast ben je communicatief vaardig en vind je het prettig om collega’s te ontzorgen.

Verder beschik je bij voorkeur over:

heb je mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve richting;

Je bent in het bezit van een MBO 4 of hebt MBO4 werk- en denk niveau.

Je bent een teamspeler en kan goed jouw weg vinden in het team.

heb je ervaring in een administratieve, receptie ondersteunende functie;

Je kunt goed overweg met computers en systemen en maakt nieuwe software snel eigen.

Ervaring met een ERP-systeem is een pré

Je kunt goed overzicht houden wanneer er meerdere dossiers en werkzaamheden tegelijk lopen.

Je bent communicatief sterk en durft collega’s om aanvullende informatie te vragen.

Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met de technisch manager en contractmanager.

Je bent praktisch ingesteld en begrijpt dat informatie uit de uitvoering niet altijd volledig of op dezelfde manier binnenkomt.

Je bent beschikbaar voor 24-40 uur per week.

Ben jij administratief sterk, houd je graag overzicht en lijkt het je interessant om te werken in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan maken we graag kennis met je.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Ongevraagd toegezonden profielen van kandidaten door bureaus worden beschouwd als directe sollicitaties, zonder enige verplichting tot vergoeding of overeenkomst.

Sollicitatieprocedure

Wij bekijken je sollicitatie zorgvuldig en binnen vijf werkdagen weet je of we je uitnodigen voor een gesprek

Eerste gesprek

Wij maken graag kennis met je en zullen vragen naar jouw competenties en je eerdere werkervaring. Natuurlijk vertellen we over de inhoud van de functie en zijn we benieuwd naar jouw verhaal

Het tweede gesprek is op kantoor of een projectlocatie. We gaan dieper in op jouw kwaliteiten en we leren je dan graag nóg beter kennen.

Is er een wederzijdse match? Dan ontvang je van ons een passend aanbod. En dan... Welkom bij Gebr. van der Lee!

Solliciteren bij Gebr. van der Lee

Wat leuk dat je interesse hebt in ons bedrijf Gebr. van der Lee! Vul je gegevens in, vertel je verhaal en voeg als je wilt je C.V. of motivatiebrief bij. Wij zijn nu al erg benieuwd naar wie jij bent!