Administratief Medewerker

Linkedtalent; Tilburg; On-site; EUR 23,000 - 31,000; Full time

Job summary

Linkedtalent in Tilburg zoekt een nauwkeurige administratief medewerker voor Service & Onderhoud. Je verwerkt serviceorders, werkbonnen en gereedmeldingen en bewaakt facturatie en kostenstromen. Je werkt met diverse systemen en Excel is een must.

Je rapporteert aan collega’s en schakelt met servicemonteurs en leveranciers. Ervaring met ERP/FMIS of onderhoudssystemen is een pré; je werkt gestructureerd om de dienstverlening te verbeteren.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een administratieve of ondersteunende functie.
• Goede kennis van Excel is een must.

Responsibilities

• Houdt overzicht over een groot aantal serviceorders en dossiers.
• Signaleert ontbrekende informatie en afwijkingen en zorgt voor vervolgacties.
• Voert uren- en kostencontrole uit en bewaakt facturatiestromen.
• Werkt met ERP-/FMIS- of onderhoudssystemen en verwerkt data in diverse systemen.
• Schakelt met collega's, klanten en leveranciers en coördineert administratieve processen.

Skills

Administratie

Excel

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

ERP

FMIS

Onderhoudsysteem

Job description

Mijn baan Wat ga ik doen? Als administratief medewerker Service & Onderhoud zorg ik ervoor dat de administratie rondom onze service- en onderhoudswerkzaamheden goed, volledig en op tijd wordt verwerkt. Ik werk met een groot aantal serviceorders en dossiers. Dat maakt mijn werk afwisselend en vraagt om een goed gevoel voor overzicht, structuur en prioriteiten. Ik verwerk serviceorders, werkbonnen en gereedmeldingen en houd bij welke administratieve acties nog nodig zijn. Wanneer het werk is afgerond, controleer ik of de serviceorder compleet is en zorg ik ervoor dat deze tijdig factureerbaar wordt gemaakt. Ik controleer uren, materialen en kosten en bewaak de verschillende facturatiestromen. Zie ik dat informatie ontbreekt of dat een dossier niet verder kan? Dan ga ik erachteraan en zorg ik dat het compleet wordt. Ook ondersteun ik bij omzet-, voortgangs- en administratieve rapportages. Ik verzamel en controleer gegevens, verwerk deze in de juiste systemen en zorg ervoor dat informatie betrouwbaar en actueel is. Daarnaast houd ik digitale dossiers op orde en verwerk ik bijvoorbeeld inkoopgegevens en documentatie van leveranciers en onderaannemers. Juist de combinatie van veel verschillende dossiers en werkzaamheden maakt mijn functie interessant. Ik houd overzicht over wat er nog moet gebeuren, signaleer afwijkingen en zorg dat acties worden opgevolgd. Daarbij heb ik regelmatig contact met collega's, klanten en leveranciers. Soms om een ontbrekend opdrachtnummer op te vragen, soms om een werkbon of factuur compleet te krijgen. Ik werk met verschillende digitale systemen en goede kennis van Excel is voor deze functie een must. Ik gebruik Excel om gegevens te controleren, informatie te verwerken en overzicht te houden. Daarnaast werk ik onder andere met Axxerion en andere digitale systemen. Ik vind het leuk om met systemen en cijfers te werken en zorg ervoor dat de informatie die ik verwerk klopt. Mijn werk vraagt dus meer dan alleen nauwkeurig administreren. Ik moet overzicht houden, vooruitdenken, afwijkingen herkennen en zaken goed opvolgen. Daarmee zorg ik ervoor dat een groot aantal serviceorders en dossiers administratief goed wordt afgehandeld en dat mijn collega's kunnen vertrouwen op een administratie die klopt.

Waar kom ik te werken?

Ik kom te werken bij de organisatie in Tilburg. Een vestiging waar een goede sfeer, samenwerken en mooie technische projecten centraal staan. We werken veelal lokaal, voor klanten in onder andere gemeenten, zorg, onderwijs, attractieparken en Life Sciences. Ik werk nauw samen met servicetechnici, servicecoördinatoren, projectleiders en klantteammanagers. Iedereen heeft zijn eigen rol en expertise, maar samen zorgen we ervoor dat onze klanten kunnen rekenen op een goede dienstverlening.

Daarom pas ik bij het bedrijf!

Om te beginnen heb ik mbo+ werk- en denkniveau en ervaring in een administratieve of ondersteunende functie. Ik ben nauwkeurig, gestructureerd en vind het prettig om met cijfers, systemen en verschillende dossiers te werken. Affiniteit met techniek, service en onderhoud is mooi meegenomen. Goede kennis van Excel is voor deze functie een must. Daarnaast ben ik handig met digitale systemen en maak ik mij nieuwe systemen snel eigen. Ervaring met een ERP-, FMIS- of onderhoudssysteem is een pré. Maar nu de echt belangrijke punten.

• Houd overzicht over een groot aantal serviceorders en dossiers.
• Ben sterk in opvolging en zorg dat acties niet blijven liggen.
• Heb goed cijfermatig inzicht en werk graag met Excel en digitale systemen.
• Signaleer ontbrekende informatie, afwijkingen of dossiers die dreigen vast te lopen.
• Vind het leuk om structuur aan te brengen en administratieve processen goed te laten verlopen.
• Kan goed schakelen met collega's, klanten en leveranciers.
• Ben een betrokken en positieve collega die graag samenwerkt.
• Krijg er energie van dat mijn werk bijdraagt aan een goede dienstverlening én aan de droom van het bedrijf: een betere wereld doorgeven aan de volgende generatie.

Eisen

• mbo+ werk- en denkniveau
• ervaring in een administratieve of ondersteunende functie
• goede kennis van Excel

Wensen

• nauwkeurig
• gestructureerd
• prettig vinden om met cijfers, systemen en verschillende dossiers te werken
• affiniteit met techniek, service en onderhoud (mooi meegenomen)
• handig met digitale systemen
• nieuwe systemen snel eigen maken
• ervaring met een ERP-, FMIS- or onderhoudssysteem (pré)
• overzicht houden over een groot aantal serviceorders en dossiers
• sterk in opvolging en zorgen dat acties niet blijven liggen
• goed cijfermatig inzicht en graag werken met Excel en digitale systemen
• ontbrekende informatie, afwijkingen of dossiers die dreigen vast te lopen signaleren
• leuk vinden om structuur aan te brengen en administratieve processen goed te laten verlopen
• goed kunnen schakelen met collega's, klanten en leveranciers
• betrokken en positieve collega die graag samenwerkt
• energie krijgen van werk dat bijdraagt aan een goede dienstverlening en aan de droom van de organisatie: een betere wereld doorgeven aan de volgende generatie