Administratief Contractbeheerder

Rijksoverheid; Den Haag; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget 16,5% salaris

64 IKB-uren per jaar

8% vakantieuitkering

Reiskostenvergoeding ov

Thuiswerkvergoeding

Job summary

Rijksvastgoedbedrijf in Den Haag zoekt een Administratief Contractbeheerder die zorgt voor tijdige en correcte contractadministratie van onderhoudscontracten binnen de Rijksportefeuille. Je werkt met meerdere aannemers en installateurs en beheert mutaties in Planon en Oracle.

Je genereert periodieke rapportages en bereidt contractoverleggen voor met leveranciers, zodat de voortgang van onderhoud helder is en documenten correct gearchived worden.

Qualifications

• Je hebt minimaal een mbo-diploma.
• Je hebt ervaring met administratieve taken op het gebied van inkoop, contractbeheer en/of contractmanagement.

Responsibilities

• Beheren van meerdere onderhoudscontracten met meerdere aannemers en installateurs.
• Het zorgvuldig beheren en actueel houden van de contractadministratie.
• In Planon en Oracle samenstellen van handmatige contractaanvragen, koppelen van gegevens en verwerken van mutaties.
• Genereren van periodieke rapportages zoals storingsoverzichten en duidelijke overzichten voor collega’s om voortgang van onderhoud te monitoren.
• Contract-overleggen voorbereiden met leveranciers en zorgen voor verslaglegging en archivering.

Skills

Administratieve taken

Inkoop

Contractbeheer

Contractmanagement

Education

MBO-diploma

Tools

Planon

Oracle

Job description

Dit ga je doen

Zorgen dat onze klanten ongestoord en veilig gebruik kunnen maken van het vastgoed; daarin vorm jij als administratief contractbeheerder een belangrijke schakel. Jij zorgt dat de administratie rondom het contractbeheer van onderhoudscontracten volledig up-to-date is. Dit doe je voor de bijzondere Rijksportefeuille.

De portefeuille in ons cluster richt zich op de grote onderhoudscontracten voor rijksgebouwen. Dat zijn onder andere kantoren maar ook de panden van DJI. Als Administratief Contractbeheerder vervul je een belangrijke rol in het team, maar ook samen met alle andere administratief contractbeheerders heb je veel contact. Er ligt meer dan voldoende werk maar het team kenmerkt zich zeker ook door het goede onderlinge contact. Het team heeft vast samenwerkdagen, maar die zijn niet alleen op ons kantoor in Den Haag, maar ook bijvoorbeeld op locatie van onze aannemers.

Samen met de contractbeheerder en technisch contractbeheerder vorm je een vast team. Met elkaar zorgen jullie dat het onderhoud aan de panden tijdig én op de juiste manier wordt uitgevoerd.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Beheren van meerdere onderhoudscontracten. Hierbij heb je te maken met meerdere aannemers en installateurs die zorgen voor het totale onderhoud van de Rijksportefeuille.
• Het zorgvuldig beheren en actueel houden van de contractadministratie. Dit is van belang als leveranciers bijvoorbeeld niet aan contractuele of wettelijke gestelde verplichtingen voldoen of wanneer een pand in de verkoop gaat.
• We werken in systemen als Planon en Oracle. Hierin stel je handmatig contractaanvragen samen, koppel je gegevens aan elkaar en verwerk je mutaties.
• Je genereert periodieke rapportages, zoals storingsoverzichten, en maakt heldere overzichten voor collega’s om de voortgang van onderhoud te monitoren.
• Je bereidt contract-overleggen voor, die jij en jouw collega’s met de onderhoudsleverancier voeren. Jij verzamelt relevante stukken en overzichten, zorgt dat zowel de leverancier als jouw collega’s hierover tijdig beschikken, en zorgt voor de verslaglegging en archivering van de overleggen.

Dit krijg je

• Schaal 9
  €3.579 - €4.999 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij het RVB werk je aan het fundament van Nederland. Om dat werk goed en met vakmanschap te kunnen doen, krijg je ruimte om je te ontwikkelen, werk en privé goed te combineren en keuzes te maken in je arbeidsvoorwaarden.

• Extra budget en tijd. Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB): 16,5% van je salaris en jaarlijks 64 IKB-uren bij een werkweek van 36 uur. De vakantie-uitkering van 8% zit in het IKB-budget. Je kunt het laten uitbetalen of gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlof, een fiets, je studieschuld of verduurzaming van je woning.
• Vakantie en Verlof. Bij een werkweek van 36 uur krijg je jaarlijks 144 vakantie-uren. Daarnaast zijn er verschillende verlofregelingen. Zo kun je betaald ouderschapsverlof opnemen met 75% tot 100% doorbetaling en onbetaald ouderschapsverlof tot je kind 8 jaar is.
• Reizen en Thuiswerken. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt volledig vergoed. Reis je met eigen vervoer, dan kun je afhankelijk van je situatie een kilometervergoeding krijgen. Voor thuiswerken zijn er een vergoeding en voorzieningen voor een goede werkplek.
• Ontwikkeling. Via de RVB Academie kun je trainingen en workshops volgen. Ook kun je met je leidinggevende bespreken welke externe opleiding, cursus of certificering bij je ontwikkeling past.
• Pensioen. Je bouwt pensioen op bij ABP, waarbij het RVB meebetaalt aan je pensioenpremie.

Dit vragen wij

• Je hebt minimaal een mbo-diploma.
• Je hebt ervaring met administratieve taken op het gebied van inkoop, contractbeheer en/of contractmanagement.

Hier kom je te werken

Meer over Cluster Contractbeheer C

Je gaat aan de slag bij de sectie Contractvorming en -beheer, waar je samen met ongeveer 70 collega’s onderhoudscontracten beheert voor Rijkspanden, Defensieterreinen en ook buitenruimten. Door middel van verschillende contracten dragen we zorg voor het in stand houden van deze portefeuille. Het gaat daarbij onder andere over onderhoud en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het uiteindelijke doel? Dat onze klanten ongestoord en veilig gebruik kunnen maken van de gebouwen, complexen en terreinen.

De sectie werkt met contractteams, die zijn verdeeld over verschillende clusters. Elk team bestaat uit een Contractbeheerder, een Technisch Contractbeheerder en een Administratief Contractbeheerder. Samen dragen jullie verantwoordelijkheid voor een specifieke portefeuille, gericht op een leverancier, klant of discipline. Daarbij werk je intensief samen met de beheerteams op locatie.

Je komt terecht in een informele sectie, die graag een stapje extra zet om doelen te bereiken. We werken toe naar een efficiënter instandhoudingsproces waarbij met de geïntegreerde contracten een nieuwe werkwijze ontstaat met marktpartijen. Een dynamische omgeving die constant in ontwikkeling is. Om dit te bereiken streven we naar een uniforme en efficiënte uitvoering. Continu verbeteren, elkaar scherp houden en werkplezier zijn hierbij de uitgangspunten. We hebben oprechte aandacht voor elkaar, zowel zakelijk als privé. We vinden elkaar tweewekelijks tijdens een clusteroverleg op het kantoor in Utrecht. Zo leren we van elkaar, staan we stil bij onze kernwaarden en houden we de lijntjes kort.

Over Rijksvastgoedbedrijf (Ministerie van BZK)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Bijzonderheden

• De gesprekken staan gepland op xxx op onze locatie in Den Haag.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met jouw leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel.

Over de functiegroep Senior Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.