Executive Assistant

Keller Williams Worldwide; Puebla de Zaragoza; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de bienes raíces busca un Asistente Ejecutivo proactivo y organizado para apoyar al Agente Principal. Este rol incluye la gestión de sistemas empresariales, supervisión de operaciones financieras y liderazgo en marketing y servicio al cliente. Se requieren 3-5 años de experiencia administrativa y dominio del inglés. Ofrecemos un entorno dinámico y de rápido crecimiento en Puebla.

Formación

• 1-3 años de experiencia en servicio/gestión.
• 3-5 años de experiencia administrativa en un entorno de ritmo rápido.
• Dominio profesional del inglés (hablado y escrito).

Responsabilidades

• Construir y gestionar sistemas empresariales.
• Supervisar operaciones financieras y de transacciones.
• Coordinar proyectos de marketing y servicio al cliente.

Conocimientos

Organización

Gestión de Proyectos

Comunicación

Proactividad

Conocimientos Tecnológicos

Herramientas

Google Suite

DocuSign

CRM

Descripción del empleo

Asistente Ejecutivo de Keller Williams

El Asistente Ejecutivo es un profesional de alto nivel, proactivo y comprometido a apoyar al Agente Principal/Dueño del Equipo en el logro de un crecimiento y éxito significativos. Este rol a menudo combina las funciones de Jefe de Gabinete y Director de Operaciones, centrándose en construir, implementar y gestionar sistemas con mínima supervisión.

Responsabilidades

🔑 Deberes y Responsabilidades Esenciales

• Gestión de Sistemas: Construir, implementar y gestionar todos los sistemas empresariales centrales para vendedores, compradores, generación de leads, gestión de bases de datos (CRM) y soporte administrativo.
• Supervisión Financiera: Gestionar los sistemas financieros, incluyendo la contabilidad (cuentas por cobrar y pagar), pago de facturas, manejo de nómina, generación de informes financieros y garantizar la recaudación oportuna de comisiones.
• Gestión de Transacciones y Operaciones:
  • Supervisar todos los contratos y archivos hasta el cierre, asegurando que se cumplan los plazos.
  • Crear y mantener un Manual de Operaciones completo que documente todos los estándares y procesos (SOPs).
  • Gestionar las operaciones diarias de la oficina, equipos y relaciones con proveedores.
  • Gestionar el calendario del Agente Principal, la programación de citas y la coordinación de viajes.
  • Servir como primer punto de contacto para consultas/quejas de clientes y clasificar la comunicación.
  • Preparar informes, presentaciones y resúmenes.
• Marketing y Servicios al Cliente:
  • Coordinar proyectos de marketing, programación de redes sociales y eventos de apreciación al cliente.
  • Mantener y optimizar el CRM para la organización y comunicación de la base de datos.
  • Asegurar que todos los clientes reciban un servicio excepcional.
• Liderazgo de Equipo (a medida que el equipo crece): Responsable de la contratación, capacitación, consultoría y rendición de cuentas de los miembros adicionales del equipo administrativo.

Cualificaciones y Habilidades Clave

Experiencia:

• 1-3 años de experiencia en servicio/gestión.
• 3-5 años de experiencia administrativa, preferiblemente apoyando a un ejecutivo en una industria de ritmo rápido o de bienes raíces.
• A menudo se requiere experiencia en contabilidad.
• Dominio profesional del inglés (hablado y escrito) es obligatorio.

Competencias Centrales:

• Excelente Organización y Gestión de Proyectos: Gran atención al detalle y excelente seguimiento.
• Proactivo e Iniciador: Capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas de forma independiente con mínima supervisión.
• Conocimientos Tecnológicos: Dominio de Google Suite (o MS Office) y familiaridad con plataformas CRM (como Command), DocuSign y gestión de redes sociales.
• Comunicación: Habilidades de comunicación escrita y verbal excepcionales; una presencia profesional y pulcra ante el cliente.
• Mentalidad: Orientado al aprendizaje, al servicio, tranquilo bajo presión y sumamente discreto con respecto a la información confidencial.