Verwaltungsassistent:in für das Fakultätssekretariat

Freie Universität Bozen; Bolzano; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Part-time

Descrizione del lavoro

Eine deutsche Universität in Bolzano sucht eine/n Verwaltungsassistent:in zur Unterstützung in einem dynamischen, mehrsprachigen Umfeld. Zu den Aufgaben gehören die Organisation der Lehre, die Unterstützung bei Forschungsprojekten und die Verwaltung des akademischen Personals. Wir bieten ein professionelles Arbeitsumfeld, Möglichkeiten zur Weiterbildung und flexible Arbeitszeiten. Ideale Kandidaten haben Erfahrung in administrativen Aufgaben und sehr gute Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse.

Servizi

Professionelles Arbeitsumfeld

Möglichkeiten zur Weiterbildung

Flexibles Arbeiten

Competenze

• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben.
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen.
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen sowie gute Kenntnisse in Microsoft 365.

Mansioni

• Unterstützung von Professor:innen, Forschenden und Studierenden.
• Organisation der Lehrtätigkeit, Erstellung von Stundenplänen und Prüfungskalendern.
• Administrative Unterstützung von Forschungsprojekten.

Conoscenze

Organisationstalent

Teamgeist

Sprachkompetenz

Flexibilität

Formazione

Reifediplom (ex Matura)

Zweisprachigkeitsnachweis B2

Englischkenntnisse B2

Strumenti

Microsoft 365

Descrizione del lavoro

Bewerbungsfrist

19.12.2025, 12:00 Uhr

Arbeitssitz

Campus Bozen, Sekretariat der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Vertrag und Berufsbild

Teilzeit-Vertrag (75%), Einstufung als „Verwaltungsassistent:in I. Ebene“

Zulassungsvoraussetzungen

• Reifediplom (ex Matura)
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 (ehem. Niveau B) oder anerkannte Sprachzertifikate B2 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen)
• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben (bitte geben Sie diese Erfahrung im Online-Formular und im CV an)
• Englischkenntnisse auf Niveaustufe B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (bitte erklären Sie das im Online-Formular und im CV)

Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert? Weiter unten zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten auf, eine sprachliche Zertifizierung zu erlangen, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen.

Stellenprofil

In einem dynamischen, mehrsprachigen Umfeld unterstützen Sie Professor:innen, Forschende und Studierende und führen administrative Aufgaben in den Bereichen Lehre, Forschung bzw. Personalverwaltung durch. Sie bringen Organisationstalent, Teamgeist und Sprachkompetenz mit und tragen so wesentlich zum reibungslosen Ablauf des universitären Alltags bei.

Der Aufgabenbereich umfasst u.a. einen oder mehrere der folgenden Bereiche

• Verwaltung der Lehre: Organisation der Lehrtätigkeit, Erstellung und Verwaltung der Stundenpläne und der Prüfungskalender, Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des zuständigen Gremiums, administrative Unterstützung im Rahmen der Studierendenmobilität usw.
• Forschung: administrative Unterstützung, Erstellung der Abrechnungen von internen, nationalen und internationalen Forschungsprojekten, Ausarbeitung von Verwaltungsakten, Dienstreiseabrechnungen usw.
• Verwaltung des akademischen Personals: Vorbereitung von Auswahlverfahren und deren administrative und operative Begleitung, usw.

Was Sie idealerweise mitbringen sollten

• Berufserfahrung in Bezug auf die in der Ausschreibung angeführten Tätigkeiten bzw. ähnliche Tätigkeiten
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen
• sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen sowie gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook) und den cloudbasierten Diensten (z.B. Teams, OneDrive)
• selbständige und genaue Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität
• fähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse

Wir bieten

• ein professionelles Arbeitsumfeld in einem spannenden, multikulturellen und modernen Kontext mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildungsangebote
• eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten und kollegialen Team
• die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten
• verschiedene Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf)

So bewerben Sie sich

Bewerbungen werden ausschließlich über das Bewerbungsportal der unibz angenommen.

Bei der Eingabe der Daten ins Online-Portal müssen außerdem folgende Bewerbungsunterlagen hoch-geladen werden:

• Unterzeichneter Lebenslauf (mit Datum, nicht älter als 6 Monate)
• Unterzeichnetes Bewerbungsschreiben
• Kopie eines Ausweisdokuments (Vorder- und Rückseite)

Der Lebenslauf und das Bewerbungsschreiben müssen mit handschriftlicher Unterschrift direkt auf dem ausgedruckten Dokument versehen sein. Alternativ ist auch die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich.

Zum Auswahlverfahren werden nur vollständige Bewerbungen zugelassen.

Weitere Informationen

• Die Vorstellungsgespräche finden am 8. und 9. Januar 2026 statt und werden vorrangig in Präsenz abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt.
• Die Bewertungskriterien im Vorstellungsgespräch finden Sie weiter unten als Anlage zur Ausschreibung.
• Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen?
  Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen.
2. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden.
3. Für alle weiteren Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen.

• Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße („Whistleblowing“) unter folgendem Link gemeldet werden können.