Verwaltungsassistent:in für das Eventmanagement

Freie Universität Bozen; Bolzano; In loco; EUR 30.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Eine internationale Bildungsinstitution in Bozen sucht eine:n Verwaltungsassistent:in für das Eventmanagement. Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Workshops und Kongressen, Kommunikation mit Teilnehmenden, sowie die logistische Betreuung. Erforderlich sind ein Reifediplom, B2-Zweisprachigkeit, und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation. Flexibles Arbeiten und Weiterentwicklungsmöglichkeiten werden geboten.

Servizi

Professionelles Arbeitsumfeld

Flexibilität bei Arbeitszeiten

Fortbildungsangebote

Competenze

• Praktische Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen oder vergleichbaren Tätigkeiten.
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen.
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen.

Mansioni

• Einholen von Angeboten und Beauftragung der Dienstleister.
• Unterstützung bei der Betreuung der Teilnehmenden und Kommunikation.

Conoscenze

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

IT-Kenntnisse (Microsoft 365)

Deutschkenntnisse

Italienischkenntnisse

Englischkenntnisse

Formazione

Reifediplom (ex Matura)

Zweisprachigkeitsnachweis B2

Strumenti

Microsoft Excel

Microsoft Word

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

OneDrive

Descrizione del lavoro

Bewerbungsfrist

28.11.2025, 12:00 Uhr

Arbeitssitz

Campus Bozen, Presse und Veranstaltungsmanagement

Berufsbild

Einstufung als "Verwaltungsassistent:in I. Ebene"

Zulassungsvoraussetzungen

• Reifediplom (ex Matura)
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 (ehem. Niveau B) oder anerkannte Sprachzertifikate B2 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen)
• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben (bitte erklären Sie das im Online-Formular und im CV)

Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert? Im Abschnitt "Weitere Informationen" sind verschiedene Möglichkeiten gelistet, wie Sie eine sprachliche Zertifizierung erlangen können, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen.

Vorzugstitel

• Englischkenntnisse auf Niveaustufe B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (bitte erklären Sie das im Online-Formular und im CV)

Stellenprofil

Zur Verstärkung des Teams des Eventmanagements suchen wir eine Person, die über gute organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt und die idealerweise bereits Erfahrung mit organisatorischen Aufgaben gesammelt hat. Die ausgewählte Person wird in die verschiedenen Phasen der Organisation von Workshops, Kongressen und Veranstaltungen im Allgemeinen auf Hochschulebene eingebunden und hat die Möglichkeit, deren Erfolg durch operatives und professionelles Engagement aktiv mitzugestalten.

Der Aufgabenbereich umfasst u.a.

• das Einholen von Angeboten und die Beauftragung der ausgewählten Dienstleister
• die Sammlung der Unterlagen für die Abrechnung und Kontrolle der Einhaltung der Höchstausgaben
• die Unterstützung bei der Betreuung der Teilnehmenden sowie bei der Kommunikation vor und nach dem Event
• die Betreuung logistischer Aspekte in Abstimmung mit dem Team
• die Mitarbeit bei der Erstellung von Richtlinien, Statistiken und multimedialen Inhalten

Was Sie mitbringen sollten

• praktische Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen oder vergleichbaren Tätigkeiten
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen
• sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen sowie gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook) und den cloudbasierten Diensten (z.B. Teams, OneDrive)
• organisatorische Fähigkeiten und selbständige Arbeitsweise
• Flexibilität und Fähigkeit, dynamische Situationen zu bewältigen
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• ein professionelles Arbeitsumfeld in einem spannenden, multikulturellen und modernen Kontext mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildungsangebote
• eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team
• die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten
• verschiedene Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf)

So bewerben Sie sich

Bewerbungen werden ausschließlich über das Bewerbungsportal der unibz angenommen.

Bei der Eingabe der Daten ins Online-Portal müssen außerdem folgende Bewerbungsunterlagen hoch-geladen werden:

• Unterzeichneter Lebenslauf (mit Datum, nicht älter als 6 Monate)
• Unterzeichnetes Bewerbungsschreiben
• Kopie eines Ausweisdokuments (Vorder- und Rückseite)

Der Lebenslauf und das Bewerbungsschreiben müssen mit handschriftlicher Unterschrift direkt auf dem ausgedruckten Dokument versehen sein. Alternativ ist auch die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich.

Zum Auswahlverfahren werden nur vollständige Bewerbungen zugelassen.

Weitere Informationen

• Die Vorstellungsgespräche finden in der Woche vom 9. oder 15. Dezember 2025 statt und werden vorrangig in Präsenz abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt.
• Die Bewertungskriterien im Vorstellungsgespräch finden Sie weiter unten als Anlage zur Ausschreibung.
• Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen?
  Sie haben folgende Möglichkeiten:
  1. Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen.
  2. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden.
  3. Für alle weiteren Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen.
• Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße ("Whistleblowing") unter folgendem Link gemeldet werden können.