Travel Officer

EMERGENCY ONG Onlus; Italia; In loco; EUR 30.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'organizzazione umanitaria cerca un Travel Officer in Italia. Sarai responsabile della gestione logistica per gli spostamenti del personale in missione. Le tue mansioni includeranno la pianificazione di voli, la documentazione necessaria e il mantenimento delle comunicazioni con agenzie di viaggio. È richiesta un'esperienza pregressa nel settore, ottime capacità organizzative, e una buona conoscenza dell'inglese. Inoltre, dovrai essere disponibile a rispondere a emergenze e a effettuare trasferte.

Competenze

• Pregressa esperienza in agenzie viaggi o organizzazione spostamenti.
• Disponibilità per trasferte legate al business travel.
• Capacità di adattarsi a un ambiente in costante evoluzione.

Mansioni

• Gestire la logistica legata alla partenza del personale.
• Aggiornare le Travel Policies in collaborazione con il team.
• Richiedere documentazione necessaria per work permit.
• Assicurare comunicazioni fluide sugli arrivi e rientri.

Conoscenze

Capacità organizzative

Pianificazione

Dimestichezza con Microsoft Excel

Conoscenza dell'inglese (B2)

Resoluzione di problemi

Descrizione del lavoro

La figura entra a farpartedell’ufficioLogistics & Supply del Field Operations Department di EMERGENCY, all’interno del team Travel and Bookinge risponde direttamente al Responsabile dell’ufficio.

Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazione all’estero. Il / la TravelOfficerè la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti.

Per fare questo, il / la TravelOfficerlavora quotidianamente in partnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto.

Si richiede una reperibilità di 24 / 7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legate agli spostamenti dello staff in partenza / rientro.

Principali compiti e responsabilità

• Prendere in carico la parte logistica legata alla partenza : una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese;
• redigere ed aggiornare le Travel Policies, in stretta collaborazione con l’International Staff Management team;
• richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il workpermite consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese;
• avviare le pratiche per apertura / chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia di assicurazione;
• relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell’Organizzazione;
• effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate;
• rapportarsi con ambasciate e / o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff;
• predisporre e inviare il materiale utilepre-partenza : magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese;
• collaborare con gli Uffici Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall’Ufficio Logistics & Supply del FOD;
• assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e / o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico;
• comunicare all’ Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro. Dovrà altresì collaborare conl’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria;
• produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un’analisie un monitoraggio dei costi.

REQUISITI RICHIESTI

• Pregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e / o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff;
• Ottime capacità organizzative e di pianificazione;
• Dimestichezza nell’uso di Microsoft Excel;
• Ottima conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2);
• Capacità di lavorare in autonomia e individuare soluzioni alternative in contesti critici;

Completano il profilo capacità di adattarsi a un ambiente in costante evoluzione, proattività nel ricercare soluzioni ottimali e buone doti relazionali e di comunicazione.

Si richiede eventuale disponibilità a disponibilità ad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o per attività di monitoraggio sul field.

COME CANDIDARSI

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016 / 679 (GDPR)