Office Operations Assistant

IQVIA; Lombardia; On-site; EUR 18,000 - 20,000; Part time

Benefits offered by this job

CCNL Industria Chimica e Farmaceutica

Part Time 25 ore settimanali

Retribuzione 17.500–20.000€ RAL

Job summary

IQVIA è alla ricerca di un Office Operations Assistant da inserire presso la sede di Milano in part-time (25 ore settimanali). La figura, appartenente alle Categorie Protette, garantirà efficienza, organizzazione e regolare funzionamento dell’ambiente di lavoro, coordinando fornitori e flussi di lavoro amministrativi.

La risorsa supporterà diverse funzioni aziendali, migliorerà la comunicazione interna e sarà proattiva nel fornire servizi all’ufficio, con attenzione all’accesso visitatori e al

Qualifications

• Appartenenza alle categorie protette (Legge 68/99).
• Esperienza pregressa in office management.

Responsibilities

• Front Office e Reception: punto di contatto principale per l’ufficio.
• Accogliere visitatori, clienti e partner, garantire protocolli di visita e sicurezza.
• Organizzazione e coordinamento della struttura, sale riunioni e aree comuni.
• Gestire i rinnovi contrattuali, i fornitori e la documentazione amministrativa.
• Monitorare budget forniture, manutenzione e servizi.

Skills

MS Office

CRM systems

Ticketing systems

Visitor management

Inglese base

Organizzazione e multitasking

Comunicazione e problem solving

Tools

CRM software

Ticketing platforms

Visitor management systems

Job description

IQVIA, società leader a livello globale nei servizi dedicati alle aziende del settore farmaceutico e biotecnologico, è alla ricerca, per conto dell’azienda biofarmaceutica svizzera Idorsia, di una figura di Office Operations Assistant, appartenente alle Categorie Protette, da inserire presso la sede di Milano con un contratto Part Time di 25 ore. La risorsa svolgerà un ruolo centrale nel garantire l’efficienza, l’organizzazione e il regolare funzionamento dell’ambiente di lavoro. Questa posizione richiede una figura professionale proattiva e orientata al servizio, in grado di gestire i flussi di lavoro amministrativi, supportare diverse funzioni aziendali, coordinare i fornitori. Il/la candidato/a ideale garantisce la continuità del servizio, migliora la comunicazione interna e contribuisce a creare un’atmosfera lavorativa produttiva.

RESPONSABILITA’:

• Front Office e Reception •Fungere da punto di contatto principale per l’ufficio, garantendo un ambiente accogliente e professionale;
• Accogliere e assistere visitatori, clienti e partner esterni, garantendo il rispetto dei protocolli di visita e delle procedure di sicurezza; Organizzazione dell’ufficio e coordinamento della struttura
• Supervisionare le operazioni quotidiane dell’ufficio, assicurando che gli spazi di lavoro, le sale riunioni e le aree comuni siano organizzati e funzionali;
• Coordinare gli aspetti logistici quali l’allestimento delle sale, il catering, i badge e le registrazioni degli ospiti;
• Fornire assistenza alla direzione e ai team, compresa l’archiviazione della documentazione amministrativa;
• Supportare la preparazione, la classificazione e l’archiviazione di contratti, ordini di acquisto e documentazione aziendale;
• Gestire i rinnovi contrattuali, i preventivi e la documentazione relativa agli appalti;
• Monitorare le voci di bilancio relative a forniture, manutenzione e servizi.

REQUISITI:

• Appartenenza alle categorie protette (Legge 68/99);
• Precedente esperienza in attività di office management;
• Ottima padronanza di MS Office (Outlook, Excel, Word);
• Conoscenza base della lingua inglese;
• La familiarità con strumenti digitali (sistemi CRM, sistemi di ticketing, piattaforme di gestione visitatori) costituisce titolo preferenziale;
• Ottime capacità organizzative e di multitasking;
• Buone capacità comunicative e di problem solving;
• Atteggiamento proattivo e spirito di squadra;

OFFRIAMO:

• CCNL: Industria Chimica e Farmaceutica;
• Tipologia contrattuale: Tempo determinato, Part Time di 25 ore, 12 mesi in somministrazione con IQVIA;
• Range retributivo o Retribuzione Annua Lorda: 17.500/20.000€ RAL. Il pacchetto retributivo sarà definito in base all’esperienza, alle competenze e ai criteri di equità interna. La crescita professionale e gli adeguamenti retributivi sono basati su criteri trasparenti e oggettivi. Ci impegniamo a garantire pratiche retributive eque e inclusive, in linea con le normative sulla trasparenza salariale (Direttiva UE 2023/970).

Candidature SENZA i requisiti richiesti non saranno prese in piena considerazione.

La ricerca è di carattere urgente ed è rivolta ad entrambi i sessi (L.903/77).

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