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Office Manager E Assistente Amministrativo

Giga Design Studio

Milano

In loco

EUR 24.000 - 30.000

Tempo pieno

2 giorni fa
Candidati tra i primi

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Descrizione del lavoro

Uno studio creativo a Milano cerca un Office Manager affidabile e proattivo. Il candidato ideale coordinerà le attività operative, gestirà la contabilità e supportare il team. È richiesta un'esperienza in ruoli simili e conoscenze di Google Workspace. Offriamo un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione in indeterminato.

Servizi

Ambiente di lavoro stimolante
Possibilità di pranzo in studio
Flessibilità lavorativa

Competenze

  • Esperienza pregressa in ruoli di office management o amministrazione.
  • Conoscenza dell'italiano e inglese a livello B1.

Mansioni

  • Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro.
  • Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture.
  • Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud.

Conoscenze

Ottime capacità organizzative
Precisione e attenzione ai dettagli
Spirito pratico
Autonomia e capacità di problem solving
Proattività e attitudine collaborativa

Strumenti

Google Workspace
Fatture in Cloud
Home Banking
Descrizione del lavoro

Come Office Manager e assistente amministrativo, sarai il punto di riferimento per la vita quotidiana di Giga Design Studio.

Cerchiamo una persona affidabile, puntuale, curiosa e proattiva, che desideri contribuire al miglioramento della vita dello studio. Sarà nostra premura formarti sulle procedure amministrative interne e sugli standard operativi di Giga, la cosa importante è che la tua attitudine sia in linea con quella dello studio.

Il tuo ruolo sarà quello di garantire che lo studio funzioni in modo efficiente e armonioso, coordinando le attività operative e supportando il team in tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Collaborerai a stretto contatto con i partner e con il resto del team, occupandoti degli aspetti pratici, organizzativi e amministrativi che permettono allo studio di dedicarsi serenamente ai propri progetti.

Mansioni previste
Office Management
  • Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro (forniture, manutenzioni, pulizie, ordine generale).
  • Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture.
  • Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e servizi esterni.
  • Gestione delle necessità pratiche del team (dotazioni, chiavi, accessi, postazioni).
  • Supporto all'organizzazione di meeting, eventi interni e viaggi di lavoro.
Segreteria Generale
  • Accoglienza di clienti, ospiti e collaboratori esterni.
  • Gestione della casella di posta dell'amministrazione dello studio.
  • Gestione delle comunicazioni telefoniche indirizzate allo studio.
  • Compilazione di moduli e documentazione per clienti e fornitori.
  • Supporto operativo per commissioni e attività quotidiane connesse al funzionamento dello studio.
Amministrazione
  • Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud.
  • Invio e registrazione di fatture, note spese e riconciliazioni bancarie.
  • Coordinamento con il commercialista per la supervisione delle pratiche contabili.
  • Gestione dell'archivio documentale di documenti e scontrini da trasferire al commercialista.
  • Coordinamento con il consulente del lavoro per nuove assunzioni e rilevazione presenze.
  • Monitoraggio di ferie, permessi e ore lavorative.
  • Gestione dell'onboarding dei nuovi collaboratori.
Cosa chiediamo
Attitudine
  • Esperienza pregressa in ruoli di office management, segreteria organizzativa o amministrazione.
  • Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.
  • Spirito pratico, autonomia e capacità di problem solving.
  • Proattività e attitudine collaborativa in un contesto dinamico e multidisciplinare.
  • Disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio in Via Tonale 22, Milano.
Software richiesti
  • Google Workspace (Sheets, Gmail, Drive, Calendar, Chat, Meet)
  • Fatture in Cloud per la contabilità ordinaria.
  • Home Banking (Fineco e Qonto) per operazioni bancarie e riconciliazione.
Lingue richieste
  • Italiano.
  • Inglese a livello B1, per comunicazioni amministrative.
  • Eventuali altre lingue sono un nice to have.
Cosa offriamo
  • Un ambiente di lavoro stimolante, creativo, amichevole e informale con un team multidisciplinare di circa venti persone.
  • Una struttura amministrativa snella, con processi già ben rodati e ottimizzati.
  • Un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato.
  • Un impegno di 30 o 40 ore settimanali (da concordare in base alla tua disponibilità).
  • Il pranzo, con possibilità di consumarlo in studio insieme al resto del team.
  • Una RAL a partire da 24.000 € (per 40 ore settimanali) basata sulla tua esperienza lavorativa.
Chi Siamo

Giga Design Studio è uno studio creativo con sede a Milano. Dal 2017 sviluppa identità visive, piattaforme digitali ed esperienze interattive, offrendo servizi che spaziano dalla direzione creativa al branding, alla UX / UI, al motion design, allo sviluppo di siti web e app, fino a esperienze in realtà aumentata e ambienti Unity.

Giga collabora con clienti internazionali in vari settori, in particolare moda, arte, design e cultura. Lo studio dedica una parte significativa del proprio tempo alla ricerca indipendente, esplorando estetiche computazionali, ambienti interattivi e media emergenti, fungendo da pipeline di ricerca e sviluppo per la produzione commerciale e istituzionale.

Con un team di circa venti persone, Giga Design Studio è un ambiente giovane e stimolante, ideale per persone che con la loro proattività possano contribuire alla gestione e alla crescita operativa dello studio.

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