Office Manager

Amministrazione e Segreteria; Seveso; In loco; EUR 30.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Uno studio professionale situato a Seveso cerca un/a Office Manager con almeno 3 anni di esperienza in studi professionali. La figura sarà responsabile del coordinamento delle attività quotidiane, supervisione amministrativa e contabile, e gestione dei rapporti con i clienti e fornitori. È previsto un contratto a tempo indeterminato con periodo di prova e una retribuzione da valutare nel colloquio carente.

Competenze

• Esperienza di almeno 3 anni in Studi professionali richiesta.
• Autonomia nella supervisione delle attività.

Mansioni

• Coordinare le attività quotidiane dello studio.
• Gestire la fatturazione attiva e passiva.
• Fornire report dettagliati alla direzione.
• Gestire i contratti con fornitori e monitorare le necessità di approvvigionamento.

Conoscenze

Organizzazione

Comunicazione

Gestione del tempo

Problem solving

Formazione

Laurea triennale in indirizzo amministrativo/giuridico

Descrizione del lavoro

NTWK, azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale, si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.

Posizione

Cerchiamo un/a Office Manager con esperienza in Studi professionali. Non è richiesta un’autonomia completa, in quanto è previsto un periodo di formazione e inserimento per acquisire le procedure interne.

Ruolo principale

E’ il punto di riferimento organizzativo e operativo dello Studio, responsabile di garantire il coordinamento e l’efficienza delle attività quotidiane, oltre a supportare i dipendenti nello svolgimento delle mansioni legate alla consulenza societaria, consulenza del lavoro, tenuta contabile e adempimenti fiscali. La figura assicura che ogni processo interno sia fluido, efficiente e orientato a offrire un servizio di alta qualità ai clienti.

A. Responsabilità principali

1. Supervisione amministrativa e contabile

a) Supervisionare i rapporti giornalieri predisposti dal personale interagendo con gli stessi per una corretta gestione del suo aggiornamento giornaliero.

b) Preparazione e supervisione dei report mensili e trimestrali relativi all’andamento economico dello studio, destinati alla direzione.

c) Gestione della fatturazione attiva e passiva dello studio, assicurandosi che i pagamenti siano regolari e correttamente registrati.

d) Controllo delle spese operative e dei costi fissi, individuando opportunità di risparmio o miglioramento.

2. Supporto strategico alla direzione

a) Fornitura di report dettagliati alla direzione sull’andamento delle attività, sui carichi di lavoro del personale e sui risultati economici dello studio.

b) Collaborazione con la direzione nello sviluppo di nuove strategie operative e nella pianificazione di iniziative per attrarre nuovi clienti o fidelizzare quelli esistenti.

c) Assistenza nell’organizzazione di eventi informativi o formativi rivolti ai clienti, come seminari o webinar su tematiche fiscali, contributive e societarie.

3. Relazioni con fornitori e gestione risorse

a) Gestione dei contratti con fornitori di software gestionali, servizi informatici e materiali di consumo, garantendo la continuità operativa dello studio.

b) Monitoraggio delle necessità di approvvigionamento e pianificazione degli ordini per materiali d’ufficio, dispositivi tecnologici e risorse aggiuntive.

4. Organizzazione interna e ottimizzazione dei processi

a) Implementazione di procedure standard per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre i tempi di completamento delle pratiche.

b) Gestione e manutenzione degli strumenti informatici e dei software gestionali utilizzati per la contabilità, la consulenza e gli adempimenti fiscali, in collaborazione con fornitori esterni.

c) Monitoraggio delle performance operative dello studio e proposta di soluzioni per migliorare l’efficienza.

5. Relazioni con i clienti

a) Gestione dei rapporti con i clienti dello studio, garantendo un alto livello di professionalità e tempestività nelle risposte.

b) Supervisione della raccolta e della gestione della documentazione necessaria per la predisposizione delle dichiarazioni fiscali e dei bilanci societari.

c) Coordinamento degli incontri con i clienti, sia in presenza che da remoto, per aggiornamenti periodici o discussioni specifiche su problematiche fiscali e societarie.

d) Monitoraggio della soddisfazione dei clienti, raccogliendo feedback utili per migliorare i servizi offerti.

B. Comunicazione digitale e marketing

1. Aggiornamento del sito web

a) Inserimento di nuovi contenuti, come articoli, notizie su normative fiscali e tributarie o servizi offerti dallo studio.

b) Verifica periodica della funzionalità e dell’ottimizzazione del sito, collaborando con eventuali fornitori tecnici per migliorare la navigabilità e la visibilità.

c) Creazione di una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ) per fornire supporto ai clienti.

2. Gestione dei social media

a) Creazione e pubblicazione di contenuti informativi su piattaforme social (es. LinkedIn, Facebook, Instagram) per promuovere i servizi dello studio e informare il pubblico su scadenze e novità fiscali.

b) Interazione con i follower per rispondere a domande e raccogliere feedback.

c) Pianificazione e gestione di campagne pubblicitarie mirate per attrarre nuovi clienti o promuovere servizi specifici.

d) Monitoraggio dei risultati delle attività digitali, utilizzando strumenti di analisi (es. Google Analytics, Insights dei social) per valutare il ritorno delle iniziative intraprese.

Approfondimento della comunicazione digitale

L’Office Manager, oltre a garantire la gestione operativa dello studio, diventa un elemento chiave per la strategia digitale. L’aggiornamento del sito web e l’attività sui social media rappresentano strumenti fondamentali per:

• Mantenere informati i clienti sulle novità legislative, sulle scadenze e sui servizi.
• Aumentare la visibilità dello studio attraverso contenuti mirati e campagne pubblicitarie.
• Fidelizzare la clientela esistente con una comunicazione chiara, tempestiva e professionale.

Requisiti richiesti

1. Laurea triennale con indirizzo amministrativo/giuridico

2. Maturata esperienza in Studi professionali (min. 3 anni)

Altre informazioni

1. Rapporto subordinato

2. Contratto a tempo indeterminato con periodo di prova

3. CCNL applicato “Studi Professionali”

4. Retribuzione da valutarsi nel colloquio esplorativo

Sede di lavoro – orari

1. Uffici in Seveso _MB_

2. Da lunedì a venerdì dalle 09.00:13.00 – 14.00:18.00