Office Manager

ManpowerGroup; Milano; In loco; EUR 30.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società di headhunting cerca un/una Assistente alla Gestione e Operazioni per una multinazionale farmaceutica. Il ruolo include il supporto amministrativo e operativo, la gestione dell’ufficio e del General Manager. Richiesta esperienza nel settore, ottima conoscenza della lingua inglese, e disponibilità a viaggi occasionali. Offerta RAL commisurata all’esperienza del candidato/a.

Competenze

• Esperienza comprovata in aziende farmaceutiche dinamiche.
• Ottima conoscenza della lingua inglese.
• Disponibilità a viaggi occasionali.

Mansioni

• Gestione proattiva di agenda, viaggi e spese del General Manager.
• Preparazione di meeting del Leadership Team e gestione di bandi.
• Coordinamento di riunioni interne e congressi scientifici.

Conoscenze

Ottime capacità organizzative e di gestione progetti

Conoscenza approfondita delle funzioni operative

Ottima padronanza di MS Office

Eccellenti capacità comunicative

Adattabilità e resilienza

Strumenti

DocuSign

Adobe

Oracle

CRM

Descrizione del lavoro

Manpower Permanent Professional, società di headhunting specializzata in profili di Middle Management, è attualmente alla ricerca per multinazionale farmaceutica di un / una :

Management & Operations Assistant

Il ruolo garantisce il corretto funzionamento della filiale italiana, combinando un supporto amministrativo di alto livello con attività operative concrete. Il/La candidato/a lavorerà a stretto contatto con il General Manager e il team di leadership per assicurare una governance efficiente, l’esecuzione conforme delle attività locali e il rispetto delle priorità aziendali.

Principali Responsabilità

• Supporto esecutivo e gestione ufficio: gestione proattiva di agenda, viaggi e spese del General Manager; coordinamento delle operazioni quotidiane dell’ufficio e dei fornitori; gestione della logistica di comunicazioni interne ed esterne.
• Supporto operativo e business excellence: preparazione di meeting del Leadership Team, gestione di bandi e gare, supporto HR nei processi di onboarding / offboarding e nelle questioni relative al payroll; gestione contratti e conformità normativa per attività aziendali locali (sponsorizzazioni, grant, advisory board, accordi di servizio, eventi promozionali).
• Gestione eventi e meeting: coordinamento di riunioni interne, eventi aziendali, congressi scientifici e programmi con relatori; punto di contatto locale per la logistica degli eventi regionali.
• Material Review Process: coordinamento materiali tramite Medcoms, gestione del database dei reviewer, pianificazione e gestione delle riunioni del Material Review Committee, supervisione del processo di revisione materiali e VEEVA.

Requisiti

• Esperienza comprovata in aziende farmaceutiche dinamiche e conoscenza approfondita delle funzioni operative di una filiale.
• Ottima conoscenza della lingua inglese.
• Disponibilità a viaggi occasionali e presenza in ufficio 3 giorni a settimana.

Completano il profilo

• Ottime capacità organizzative e di gestione progetti, con capacità di gestire più stakeholder contemporaneamente.
• Conoscenza dei processi aziendali nel settore farmaceutico, delle responsabilità dell’office administration, dei sistemi e delle procedure locali.
• Ottima padronanza di MS Office e strumenti collaborativi; gradita esperienza con tender portals, DocuSign, Adobe, Oracle e CRM.
• Eccellenti capacità comunicative in un contesto multiculturale e multilingue; capacità di lavorare in team cross-funzionali.
• Adattabilità, resilienza e orientamento al risultato in un ambiente dinamico e complesso.
• Esperienza consolidata in project management, pianificazione proattiva e definizione delle priorità.

Offerta

RAL commisurata all’esperienza del / la candidato / a.