Italia – referente amministrativo di progetto

COSPE; Italia; Ibrido; EUR 10.000 - 30.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'organizzazione di cooperazione internazionale è alla ricerca di un/a Referente Amministrativo/a di Progetto per gestire attività amministrative e finanziarie. Il candidato ideale ha una laurea in economia e almeno 3 anni di esperienza nella gestione di progetti finanziati. Le responsabilità includono la rendicontazione finanziaria e il coordinamento con i team su progetti internazionali. La posizione è basata a Firenze con possibilità di modalità ibrida. Scadenza per le candidature: 20 luglio 2025.

Competenze

• Laurea in economia o affini.
• Minimo 3 anni di esperienza nella gestione di progetti finanziati.
• Conoscenza delle regole di finanziamento di AICS e UE.

Mansioni

• Gestire attività amministrative-finanziarie di progetti COSPE.
• Collaborare con team esteri e gestire processi di rendicontazione.
• Controllare flussi finanziari e rendiconti dei partner.

Conoscenze

Gestione budget

Rendicontazione finanziaria

Conoscenza della lingua francese

Conoscenza della lingua inglese

Ottime capacità di pianificazione

Competenze informatiche

Formazione

Diploma in materie economiche

Strumenti

Programmi contabili (preferibilmente NPS)

Descrizione del lavoro

COSPE, organizzazione impegnata da oltre 40 anni nella cooperazione internazionale, la giustizia sociale e le migrazioni, promuove la diversità e l’equità nei propri ambienti di lavoro, garantendo pari accesso alle opportunità professionali a donne, persone razzializzate, membri di comunità LBGT+ e altri gruppi sottorappresentati, ricerca un/a Referente Amministrativo/a di Progetto da inserire presso l’ufficio centrale di Firenze.

DESCRIZIONE DEL RUOLO

Il/la Referente Amministrativo/a di Progetto è inserito all’interno dell’Ufficio Amministrazione Progetti Istituzionali ed avrà il compito di gestire l’attività amministrativo-finanziaria di un pacchetto di progetti COSPE, implementati sia all’estero e in Italia e finanziati da Unione Europea, Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo, Regioni ed altre amministrazioni pubbliche nazionali e internazionali, fondazioni.

La figura riporta al Coordinatore/trice dell’Ufficio amministrazione progetti istituzionali ed opererà in raccordo con i dipartimenti che si occupano di progetti in Italia ed all’estero e, specificamente, opererà in coordinamento con il/la coordinatore/trice di progetto e, per i progetti implementati in paesi extra‑europei, con il personale amministrativo, contabile e finanziario presente nel paese.

A seconda della tipologia di progetti assegnati, il/la Referente Amministrativo/a di Progetto, potrà essere chiamato/a a collaborare con i team paese oppure a gestire direttamente i processi di rendicontazione.

PRINCIPALI COMPITI E RESPONSABILITÀ

Gestione del budget

• Verifica della ricezione dei contributi da parte dei donatori e capofila, e verifica, autorizzazione e gestione contabile dell’invio fondi a partner e sedi COSPE all’estero.
• Verifica periodica, in collaborazione con il/la coordinatore/trice di progetto e lo staff finanziario ed amministrativo nei paesi di intervento, dello stato di avanzamento economico‑finanziario dei progetti assegnati, incluso il reperimento del cofinanziamento, se richiesto.
• Supporto a staff COSPE e, se necessario, ai partner, sulle regole di eleggibilità delle spese secondo le regole del finanziatore.
• Supporto al/la coordinatore/trice di progetto nella predisposizione di varianti, proroghe ed elaborazione di comunicazioni ai donatori attinenti alla parte finanziaria.

Gestione contabile dei progetti

• Inserimento dati progettuali nel programma contabile ed aggiornamenti a seguito di varianti di budget e proroghe.
• Verifica preliminare e acquisizione periodica nel programma contabile della contabilità proveniente dai paesi di propria competenza.
• Verifica dei rendiconti periodici dei partner italiani ed europei e richiesta di chiarimenti o integrazioni se necessario, registrazione contabile delle spese rendicontate.
• Verifiche e registrazioni di fine chiusura dell’anno fiscale per i progetti e sedi decentrate di propria competenza.

Rendicontazione finanziaria

• Pianificazione dei rendiconti e regolare aggiornamento in collaborazione con Capi progetto e staff finanziario ed amministrativo nei paesi di intervento.
• Riconciliazioni dei flussi finanziari di progetto e delle spese relative a risorse umane COSPE effettuate in Italia; reperimento ed organizzazione della documentazione di supporto per le spese COSPE in Italia.
• Se direttamente responsabile della predisposizione del rendiconto, controllo finale dei rendiconti finanziari dei partner, inclusa la verifica della correttezza e completezza dei documenti di supporto secondo quanto richiesto dal finanziatore e delle dichiarazioni; elaborazione del rendiconto finanziario e dei suoi allegati secondo i modelli richiesti da donatore o capofila; gestione dell’audit; predisposizione della scheda interna con la sintesi dei dati finanziari e contabili del rendiconto.
• Supervisione che il rendiconto sia trasmesso nei tempi e nei modi richiesti dal finanziatore, incluso il caricamento su Piattaforme elettroniche se previsto, e gestione di eventuali richieste di chiarimento o integrazione da parte del finanziatore o capofila nel caso di progetti dove Cospe è partner.
• Collaborazione alla gestione di eventuali audit ex post richiesti dai finanziatori.

Attività di coordinamento e di supporto

• Partecipazione all’avvio di progetto inclusa la verifica di contratti ed accordi di partenariato e la predisposizione di linee guida su aspetti di gestione finanziaria e rendicontazione se COSPE è capofila.
• Formazione di capi progetto e staff amministrativo nei paesi su aspetti di gestione finanziaria ed amministrativa (procedure e strumenti interni e procedure dei finanziatori).
• Confronto con partner e finanziatori su aspetti di gestione del budget e rendicontazione.
• Partecipazione alle riunioni di Ufficio e di coordinamento con staff di altri dipartimenti.

QUALIFICHE E RICHIESTE

• Diploma e / o formazione universitaria in materie economiche, ragioneria, contabilità;
• Esperienza professionale specifica nella gestione amministrativa di progetti finanziati da donatori istituzionali di almeno 3 anni. Esperienza di lavoro all’estero in posizioni amministrative in ambito di progetti di cooperazione internazionale rappresenta un requisito preferenziale;
• Conoscenza delle regole di gestione e di rendicontazione dei principali finanziatori quali AICS ed Unione Europea (sia programmi esterni che interni);
• Buona conoscenza della lingua francese e inglese. La conoscenza di un’ulteriore lingua, spagnolo o portoghese, rappresenta un requisito preferenziale;
• Conoscenza dei principi di contabilità / partita doppia;
• Ottime conoscenze informatiche, in particolare fogli di calcolo, e conoscenza di programmi contabili (preferibilmente NPS);
• Disponibilità per missioni brevi nei paesi di propria competenza;
• Orientamento alla qualità, all’analisi e alla risoluzione dei problemi
• Eccellenti capacità di pianificazione e organizzative del lavoro;
• Predisposizione al lavoro di squadra, all’ascolto e alla negoziazione;
• Forte motivazione rispetto alla mission e piena e motivata adesione ai valori di Cospe : Cooperazione, Rispetto, Coerenza, Professionalità e Creatività.

OFFERTA

• Contratto : della durata di 12 mesi, con possibilità di trasformazione e / o prolungamento
• Compenso : il compenso sarà commisurato alle reali esperienze possedute, valutando il livello di competenza, l’esperienza lavorativa pregressa e le qualifiche specifiche.
• Data di inizio : da settembre 2025.
• Sede di lavoro : Firenze, con possibilità di lavoro in parte agile

COME CANDIDARSI

Gli / le interessati / e possono inviare il cv e una lettera motivazionale, con autorizzazione al trattamento dati personali (DLgs 196 / 2003 e smi), all’indirizzo inserendo nell’oggetto “ ADM 2025”, entro il 20 luglio 2025.

Nel CV è obbligatorio indicare esattamente le date di inizio e fine (mese / anno), la posizione ricoperta e il datore di lavoro per ogni incarico lavorativo.

Cospe si riserva la facoltà di modificare, prorogare, sospendere, riaprire i termini o revocare la presente procedura di selezione qualora se ne riveli la necessità o l’opportunità.

Solo i candidati ammessi ai colloqui di selezione riceveranno comunicazioni relative all’esito della procedura.

Disclaimer

Cospe crede che la diversità, l’equità e l’inclusione siano elementi chiave per lo sviluppo e la sostenibilità delle organizzazioni. Siamo impegnati a creare un ambiente di lavoro inclusivo, che promuova l’uguaglianza di opportunità e rispetti la diversità di background, di esperienze e di opinioni del nostro personale e dei nostri partner. Ci impegniamo a garantire che tutte le fasi del processo di ricerca e selezione del personale siano condotte in modo equo e trasparente, valorizzando le competenze e le qualifiche con un approccio decoloniale. Inoltre, ci impegniamo ad utilizzare un linguaggio ampio ed inclusivo nelle nostre comunicazioni, al fine di evitare qualsiasi forma di discriminazione o pregiudizio di genere. Cospe garantisce i diritti previsti dalla normativa sulla Privacy e precisa che utilizzerà le informazioni ricevute ai soli fini di reclutamento e selezione del personale.