Finance & Administration Specialist

Publicis Groupe; Roma; On-site; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Piattaforma benefit

Learning & Development

Benessere aziendale

Retribuzione 32k-38k

Job summary

Publicis Groupe Italy cerca uno Specialista Finance & Administration per rafforzare il team Finance. In questa posizione, lavorerai a stretto contatto con i team Finance, Account e Procurement, gestendo ordini, preventivi, fatturazione e attività amministrative, garantendo conformità e qualità dei dati.

La risorsa sarà coinvolta nel presidio della documentazione, nella gestione della PEC, delle firme digitali e nel supporto alle attività di audit e certificazioni, contribuendo al

Qualifications

• Esperienza di 3-5 anni in ruoli amministrativi o finance operations.
• Conoscenza dei principali processi amministrativi e del ciclo passivo.
• Esperienza nella gestione di ordini di acquisto, fatturazione e documentazione amministrativa.
• Buona dimestichezza con Microsoft Excel.
• Familiarità con sistemi ERP o piattaforme di gestione documentale (Altair è un plus).
• Precisione, organizzazione e attenzione al dettaglio.
• Buona conoscenza dell'inglese.

Responsibilities

• Gestire il processo di formalizzazione dei preventivi e degli ordini d'acquisto attraverso i sistemi aziendali, garantendo accuratezza e tempestività.
• Supportare i team Account nella predisposizione e inserimento dei preventivi, assicurando la qualità delle informazioni.
• Coordinare l'invio degli ordini ai fornitori e monitorarne l'avanzamento.
• Gestire il processo di autorizzazione alla fatturazione, verificando ODA, firme digitali e invio della documentazione.
• Monitorare i portali clienti e fornitori per garantire la correttezza della documentazione.
• Presidiare la gestione della PEC aziendale e delle firme digitali, incluse attivazioni e rinnovi.
• Supportare la documentazione amministrativa richiesta per pubbliche e private, coordinando le attività necessarie.

Skills

Esperienza 3-5 anni

Excel

Inglese (Business)

Tools

Altair ERP

Job description

Descrizione dell'azienda

Publicis Groupe: vincere nell'era delle piattaforme!

Saatchi & Saatchi fa parte di Publicis Groupe, il terzo gruppo mondiale nel settore della comunicazione.

Cosa possiamo fare come Publicis Groupe?

Riconosciuto a livello globale per la sua creatività d'eccellenza, le competenze all'avanguardia in ambito tecnologico, digitale e consulenziale, Publicis Groupe è l'unica realtà del settore in grado di accompagnare i propri clienti nel percorso di trasformazione digitale del business, ovunque nel mondo.

E cosa ci rende unici?

Siamo una Connecting Company, guidata da uno scopo comune, da uno spirito condiviso, da comportamenti coerenti, da una forte identità e da una costante attenzione ai clienti: il nostro modello è il Power of One.

Informazioni su Saatchi & Saatchi

Saatchi & Saatchi è uno dei principali network globali di comunicazione e pubblicità, noto per la capacità di sviluppare idee creative di forte impatto che generano connessioni emotive profonde tra consumatori e brand.

Presente in oltre 67 Paesi, Saatchi & Saatchi conta circa 6.500 professionisti distribuiti in 114 uffici nel mondo.

Sei pronto ad accettare la sfida? Noi lo siamo.

Panoramica

In qualità diFinance & AdministrationSpecialist, entrerai a farparte del teamFinance di PublicisGroupe,supportando le attivitàoperative e amministrativeche garantiscono ilcorretto svolgimento dei processifinanziari e dibusiness.

Lavorerai a strettocontatto con iteam Finance, AccounteProcurement, contribuendoalla gestione delciclo degli ordini, almonitoraggio dei processidi fatturazione eal presidio delleattività amministrative e dicompliance. Il ruolocombina attività operativecon una componentedi supporto consulenzialeverso il business, favorendol'efficienza dei processie la qualitàdei datieconomico-finanziari.

Responsabilità

Responsabilità principali

• Gestire il processodiformalizzazione dei preventivie di emissionedegli ordini diacquisto (Purchase Order)attraverso i sistemiaziendali, garantendo accuratezzae tempestività.
• Supportare i teamAccount nella predisposizionee nel correttoinserimento dei preventivi, assicurando la qualitàdelleinformazioni e laconformità ai processiinterni.
• Coordinare l'invio degliordini ai fornitorie monitorarne il correttoavanzamento.
• Gestire il processodi autorizzazione alla fatturazione, verificando ODA, firmedigitali e inviodella documentazione tramitePEC.
• Monitorare i portalidei clienti peril rilascio deibenestare alla fatturazionee assicurare ilcorretto completamentodell'intero processo.
• Verificare le fattureattraverso il sistemadi Vendor InvoiceApproval (Altair), gestendo eventuali anomaliee collaborando conAccount e fornitoriper laloro risoluzione.
• Presidiare la gestionequotidiana della PECaziendalee delle firmedigitali, monitorandoneattivazioni, rinnovi escadenze.
• Supportare la predisposizionedella documentazione amministrativa richiesta pergare pubbliche eprivate, coordinando leattività necessarie alcompletamento dellepratiche.
• Gestire e aggiornarei portali clientie fornitori, garantendola correttezza della documentazionesocietaria.
• Fornire supporto alleattività amministrativetrasversali, inclusa lagestione della telefoniaaziendale, degli acquistitravel e delladocumentazione necessariaalla contabilizzazione.
• Collaborare alle attivitàdi compliance aziendale, supportando audit ecertificazioni (es. ISO 9001).
• Contribuire al miglioramentocontinuo dei processiamministrativi e finanziari, collaborando con iteamFinance eBusiness per individuaresoluzioni più efficienti.

Qualifiche

Qualifiche

• Esperienza di 3-5 anni inruoli amministrativi,finance operations oback office amministrativo.
• Conoscenza dei principaliprocessi amministrativie del ciclopassivo.
• Esperienza nella gestionedi ordini diacquisto, fatturazione e documentazioneamministrativa.
• Buona dimestichezza conMicrosoft Excel.
• Familiarità con sistemiERP o piattaformedi gestione documentale(la conoscenza diAltair costituisce unplus).
• Precisione, capacità organizzativae attenzioneal dettaglio.
• Attitudine alla collaborazionecon stakeholder internie capacità digestire più attivitàcontemporaneamente.
• Buona conoscenza dellalingua inglese.

Informazioni aggiuntive

Questa opportunità non prevede supporto alla relocation.

Informazioni aggiuntive

Ci prendiamo cura delle nostre persone e del loro benessere:

• Range retributivo: 32.000-38.000 euro.
• Corporate Benefit: accesso a una piattaforma dedicata ai dipendenti con offerte, sconti e numerosi vantaggi.
• Learning & Development: percorso di formazione personalizzato, costruito sulle esigenze individuali e sempre disponibile.
• Corporate Wellness: accesso gratuito a corsi online dedicati al benessere fisico e psicologico.

Lo sapevi che il nostro motto è "Viva la difference"?

Nel rispetto del D.Lgs. 198/2006 e dei principi di pari opportunità, non vediamo l'ora di conoscerti e di darti il benvenuto, indipendentemente da chi sei.

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