Facilities and Administrative Assistant

Ortho Clinical Diagnostics; Milano; In loco; EUR 26.000 - 34.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una azienda di diagnostica a Milano cerca un Assistente alle Strutture e Amministrazione per gestire operazioni d'ufficio e supportare eventi. Richiesta esperienza in ruoli simili, buona conoscenza dell'inglese e competenze in Microsoft Office. È fondamentale essere proattivi e avere ottime capacità organizzative. Offriamo un ambiente stimolante in un'azienda leader nel settore.

Competenze

• Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente in azienda strutturata.
• Competenze avanzate nell’utilizzo di Microsoft Office.
• Buona conoscenza della lingua inglese (livello intermedio).

Mansioni

• Gestire attività di front-office e accoglienza ospiti.
• Supportare nell’organizzazione di eventi aziendali.
• Monitorare la qualità dei lavori di riparazione e manutenzione.

Conoscenze

Buone capacità organizzative

Multitasking

Problem solving

Conoscenza della lingua inglese

Formazione

Diploma di maturità o laurea breve

Strumenti

Microsoft Office

SAP

Descrizione del lavoro

Overview

QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics, creating a world-leading in vitro diagnostics company with expertise in immunoassay and molecular testing, clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6,000 strong and operate in over 130 countries, providing fast, accurate and consistent testing where and when they are needed most — home to hospital, lab to clinic.

Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness, inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all.

About QuidelOrtho Italy

The Milan office represents the heart of QuidelOrtho Italia's corporate strategy. Our Italian organization is composed of about 70 people: 30% of the staff is based in the office and covers Finance, QRC, IT, People and Culture, General Services, Sales, Administration and Tender functions; the rest of the team is located throughout the country where they work as Account Manager, Field Engineer or Laboratory Specialist, supporting customers from both commercial and technical perspectives. Italy is the most profitable market among mature countries. Ortho provides highly specialized support, ensuring the highest quality and reliability of the product and contributing daily to safeguarding the well-being of each patient.

Your new role

As a Facilities and Administrative Assistant, you will play a key role in ensuring the smooth running of our office operations. You will coordinate day-to-day administrative tasks, manage office supplies, organize internal events, and ensure proper maintenance of office facilities. Your work will directly contribute to maintaining an efficient and welcoming work environment for the entire team.

What you'll be doing

• Gestione delle attività di front-office e accoglienza ospiti
• Supporto nell’organizzazione e gestione di eventi aziendali di tutte le BU, tra cui congressi nazionali e locali, supportando i dipartimenti Marketing e Sales
• Organizzazione e coordinamento di meeting aziendali, training sia di prodotto che di formazione, sia in sede che fuori sede
• Inserimento ordini su piattaforma aziendale ARIBA (Telepass, ticket restaurant, dichiarazioni fiscali 730, check-up e altre attività amministrative)
• Utilizzo della piattaforma Alanda per il monitoraggio e l'inserimento delle attività Sales/Marketing HCC
• Gestione di eventuali multe relative alla movimentazione dei veicoli aziendali e mantenimento di un archivio aggiornato
• Gestione della corrispondenza e delle attività amministrative quotidiane legate al supporto dell’ufficio
• Controllo e approvvigionamento di materiale per l’ufficio, gestendo acquisti e necessità quotidiane
• Gestione e coordinamento della sala break, incluse attività di riordino food & beverage e organizzazione catering per meeting aziendali
• Punto di riferimento per l’attivazione di interventi da parte di fornitori esterni in caso di problematiche all\'interno degli uffici
• Monitoraggio e verifica della qualità dei lavori di riparazione e manutenzione eseguiti dai fornitori esterni, inclusi gli impianti e la pulizia degli spazi

• Supporto per aggiornamento Albi Fornitori, caricamento in SAP dei contratti d’appalto per la contract compliance
• Supporto per la documentazione dei collaudi e conseguente fatturazione dei canoni di noleggio

What you'll need to succeed

• Diploma di maturità o laurea breve
• Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente all’interno di una realtà aziendale strutturata e dinamica
• Buona conoscenza della lingua inglese (livello intermedio)
• Competenze avanzate nell’utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Eccellenti capacità organizzative, gestione del tempo, proattività e multitasking
• Esperienza nella gestione di eventi aziendali e nella coordinazione di attività amministrative e logistiche
• Attitudine al problem solving e orientamento al cliente interno ed esterno
• Ottime doti relazionali e capacità di lavorare in team

Le persone interessate possono inviare la propria candidatura con autorizzazione ai sensi del dlgs. 196/2003. La ricerca rispetta il d.lgs. 198/2006 ed è aperta a candidati di qualsiasi orientamento o espressione di genere, orientamento sessuale, età, etnia e credo religioso. Il presente annuncio è stato ideato nel rispetto della diversity e dell’inclusività.

Equal Opportunity

QuidelOrtho believes in Equal Opportunity for all and is committed to ensuring all individuals, including individuals with disabilities, have an opportunity to apply for those positions that they are interested in and qualify for without regard to race, religion, color, national origin, citizenship, sex, sexual orientation, gender identity, age, veteran status, disability, genetic information, or any other protected characteristic. QuidelOrtho is also committed to providing reasonable accommodations to qualified individuals so that an individual can perform the duties. If you are interested in applying for an employment opportunity and require special assistance or an accommodation to apply due to a disability, please contact us at [e-mail]