Executive Assistant & Office Manager

Ayming; Milano; Ibrido; EUR 35.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società internazionale a Milano cerca un Executive Assistant & Office Manager. Sarai responsabile del supporto operativo al Country Manager e della gestione dell'ufficio. Le tue responsabilità includeranno l'organizzazione di viaggi, la supervisione dei servizi generali e il coordinamento dell'onboarding del personale. Richiesta esperienza pregressa in ruoli simili e ottime capacità organizzative. Offriamo un contratto a tempo indeterminato e modalità di lavoro ibrida.

Servizi

Contratto a tempo indeterminato

Crescita professionale e formazione continua

Modalità di lavoro ibrida

Competenze

• Esperienza pregressa di almeno 3-5 anni in ruoli di Office Manager o Executive Assistant.
• Ottime capacità di gestione delle priorità.
• Attitudine proattiva, precisione e riservatezza.

Mansioni

• Gestire l'agenda e gli appuntamenti del Country Manager.
• Supervisionare la sede di Milano e gestire i fornitori.
• Coordinare le attività di onboarding e offboarding del personale.
• Supportare il Country Manager nella relazione con clienti e partner.

Conoscenze

Capacità organizzative

Conoscenza di Microsoft 365

Capacità di problem solving

Buona conoscenza della lingua inglese

Strumenti

Salesforce

Strumenti di videoconferenza

Descrizione del lavoro

Descrizione del lavoro

Per il nostro team a Milano, siamo alla ricerca di un / una Executive Assistant & Office Manager .L’Office Manager & Executive Assistant garantisce il corretto funzionamento operativo e organizzativo della sede italiana, supportando il Country Manager e coordinando i processi di ufficio, i fornitori e le attività interfunzionali. È un punto di riferimento per la Direzione e per i diversi team aziendali, assicurando che le attività quotidiane si svolgano in modo efficiente, conforme alle procedure e in linea con gli standard aziendali.

Responsabilità Principali

Supporto alla Direzione (Executive Assistant)

La persona selezionata sarà responsabile della gestione dell’agenda e degli appuntamenti della Country Manager, occupandosi anche dell’organizzazione di viaggi, trasferte e riunioni direzionali, comprese plenarie e board review. Dovrà predisporre la documentazione e le presentazioni necessarie, redigere i verbali e garantire il follow-up delle azioni concordate. Inoltre, gestirà il flusso delle firme su documenti e curerà la pubblicazione di contenuti su LinkedIn per conto della Country Manager.

Gestione Ufficio e Servizi Generali

Il ruolo prevede la supervisione quotidiana della sede di Milano e il coordinamento dei servizi generali e di facility management, assicurando la corretta gestione dei fornitori, della manutenzione, della reception e della sicurezza. La risorsa si occuperà anche della logistica d’ufficio, della gestione di posta, corrieri, forniture e dispositivi ICT, nonché dell’aggiornamento e archiviazione dei contratti di fornitura. Sarà inoltre incaricata di individuare fornitori alternativi, negoziare condizioni vantaggiose e ottimizzare i costi operativi.

Supporto HR e Onboarding

In collaborazione con il team HR, l’Office Manager gestirà le attività di onboarding e offboarding del personale, coordinando l’attivazione di account IT, la consegna dei materiali informatici e la pianificazione delle welcome call con il Country Manager. Contribuirà all’aggiornamento delle procedure di onboarding e supporterà la gestione della flotta aziendale, garantendo il rispetto delle scadenze contrattuali e un servizio efficiente ai dipendenti.

Supporto Commerciale e Amministrativo

La figura offrirà un supporto operativo al Country Manager e ai membri del Comitato Direttivo nella relazione con i clienti e partner, curando la pianificazione di incontri e appuntamenti e assicurando il corretto aggiornamento delle attività su Salesforce. Si occuperà inoltre della raccolta e archiviazione digitale della documentazione contrattuale, della gestione delle firme e del monitoraggio dei flussi documentali in coordinamento con il team Sales.

Procedure, Qualità e Compliance

Sarà responsabile della redazione, revisione e aggiornamento delle procedure operative aziendali, come la travel policy e i flussi di firma, garantendo la coerenza dei processi interni. Coordinerà le attività interfunzionali per il miglioramento continuo dell’efficienza organizzativa e supporterà la preparazione e gestione della verifica annuale ISO 9001, in collaborazione con i consulenti esterni.

Eventi, Comunicazione Interna e Supporto Operativo

Infine, l’Office Manager curerà l’organizzazione logistica di eventi aziendali, corsi di formazione e attività di team building, contribuendo al rafforzamento del senso di appartenenza e della comunicazione interna. Sarà il punto di contatto con consulenti esterni di natura amministrativa, tecnica o legata alla salute e sicurezza, garantendo un flusso informativo efficace e la corretta gestione delle attività operative quotidiane.

Qualifiche

Il candidato ideale

• Esperienza pregressa di almeno 3-5 anni in ruoli di Office Manager, Executive Assistant o simili.
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Padronanza dei principali strumenti digitali (Microsoft 365, Salesforce, strumenti di videoconferenza).
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Attitudine proattiva, precisione, riservatezza e forte orientamento al problem solving.

Informazioni aggiuntive

HR Policy

• Unleash your potential with our Ayming Academy and Ayming Digital Academy!
• Grow your career with our tailored support programs, My Professional Journey or MoveWithUS .
• Work your way : enjoy flexibility, inspiring and friendly spaces.
• Connect and celebrate through events and gatherings all year round (Webinars, “Coffee With” etc..)

Cosa offriamo

• Contratto a tempo indeterminato.
• Ambientedi lavoro internazionale e stimolante, con HQ in Francia.
• Modalità di lavoro ibrida : 4 giorni in ufficio (Milano),1 giorniin smart working
• Crescita professionale e formazione continua.

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