Executive Assistant & HR Support (Milan Branch) M/F

Crédit Agricole Creditor Insurance (CACI); Milano; In loco; EUR 25.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Une entreprise d'assurance internationale recherche un Assistant Exécutif et Support RH pour gérer l'agenda de la direction et apporter un soutien logistique. Le candidat idéal doit avoir d'excellentes compétences en communication et une expérience en gestion administrative. Ce rôle d'entrée de gamme implique également la gestion des processus de recrutement et de la plateforme de paie. Possibilité de travailler dans un environnement à Milan.

Competenze

• Bonne capacité à gérer un agenda et planifier des réunions.
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Capacité à gérer les projets administratifs et logistiques.

Mansioni

• Gérer l'agenda du Directeur de la branche et organiser les réunions.
• Gérer les enregistrements de présence et la coordination de la paie.
• Assurer un soutien administratif et logistique à l'équipe.

Conoscenze

Gestion de l'agenda

Communication

Logistique

Descrizione del lavoro

Crédit Agricole Assurances est le 1er assureur en France et le 1er bancassureur en Europe. Le groupe propose une gamme de produits et services en épargne, retraite, santé, prévoyance et assurance des biens. Ils sont distribués par les banques du groupe Crédit Agricole en France et dans 9 autres pays dans le monde, par des conseillers en gestion patrimoniale et des agents généraux. Les compagnies de Crédit Agricole Assurances s'adressent aux particuliers, professionnels, agriculteurs et entreprises. A fin 2024, Crédit Agricole Assurances compte 6 700 collaborateurs et son chiffre d'affaires s'élève à 43,6 milliards d'euros (normes IFRS).

Leader de l'assurance emprunteur en France et 3ème acteur européen du domaine, ainsi que 1er en France concernant la prévoyance décès, l'assurance obsèques et la dépendance, nous développons des solutions pour couvrir les risques liés au décès, à l'arrêt de travail et à la dépendance, auprès des jeunes, des familles et des séniors, des salariés et des professionnels, via des parcours multicanaux intégrés dans les process de nos partenaires : banques de détail et sociétés de financement spécialisées en France et Europe. Ce sont 150 collaborateurs, basés à Dublin et Milan, qui contribuent à cette activité.

About the Role

The Executive Assistant and HR Support role has two main areas of activity. The Executive Assistant is in charge to manage the Branch Manager's agenda, coordinate meetings, and handle travel plans. You will oversee general secretarial duties, maintain documentation, and provide logistical support to the team, including travel arrangements and expense reports. Ensuring workplace safety, addressing building-related issues, and managing special projects, such as office relocations and safety protocols.

As HR Support, you will manage attendance records, payroll coordination, recruitment and onboarding processes, serving as a key contact point for employee inquiries.

Duties and Responsibilities

• Secretarial Support
  • Handles general secretarial duties (planning of the agenda, setting of meetings, etc.)
  • Prepares the Branch Manager travel plans
  • Provides logistical support to the team: travel reservations, general assistance, etc.
  • Manages and organizes the filing of documents and procedures
  • Manages and develops expense reports
• Office Management
  • Is responsible for managing workplace safety system
  • Manages issues related to the office management (in cooperation with the Building’s Managers)
  • Manages ad hoc projects (office moving, anti-COVID 19 protocol, etc.)
• HR Support
  • Collects employee attendance information (vacation, smart working, sickness, ...) to transfer it to the headquarters in Dublin and record it in the payroll provider's attendance system
  • Manages the relation with the payroll provider and performs periodic checks of social security fund payments for employees
  • Manages company cars such as contracts and payment management, supplier relation management and other ad‑hoc topics
  • Organizes and manages the recurrent monthly internal meetings of CACI Milan Branch
  • Oversees and coordinates the recruitment process: vendor selection, CVs collection, coordination of internal stakeholders and interviews organization
  • Manages internal processes related to recruiting such as drafting documentation and managing HQ relationships with external vendors
  • Manages the onboarding of new employees by organizing internal training, arranging meetings with other departments, preparing the welcome package
  • Acts as contact point for the information regarding modifications in HR regulations (regulatory watch)
  • Attends HR Community working groups
• Projects
  • Supports on implementation of regulatory and transversal projects in accordance with internal guidelines
  • Other duties as required/assigned to fulfil requirements of post

Seniority Level

• Entry level

Employment Type

• Contract

Job Function

• Administrative
• Insurance

Referrals increase your chances of interviewing at Crédit Agricole Creditor Insurance (CACI) by 2x

Busto Garolfo, Lombardy, Italy 2 weeks ago