Executive Assistant

Antal International; Milano; In loco; EUR 35.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un importante gruppo assicurativo internazionale a Milano cerca un/a Executive Assistant con esperienza. Il candidato ideale gestirà l'agenda del DG, organizzerà riunioni e gestirà l'inserimento di nuovi dipendenti. Si richiede fluente conoscenza dell'inglese e competenze nell'uso del pacchetto Office. La posizione richiede anche ottime doti comunicative e capacità di riservatezza. Offriamo un ambiente stimolante e un ruolo centrale all'interno dell'organizzazione.

Competenze

• Esperienza consolidata nel ruolo di Executive Assistant.
• Ottima capacità di gestione del tempo e delle priorità.
• Riservatezza e confidenzialità nel trattamento delle informazioni.

Mansioni

• Gestione dell'agenda del DG, pianificazione delle riunioni.
• Coordinamento del processo di selezione e onboarding dei nuovi dipendenti.
• Gestione delle relazioni con i fornitori e controllo sui pagamenti.

Conoscenze

Inglese fluente

Conoscenza del pacchetto Office

Ottime doti relazionali e comunicative

Precisione

Capacità di organizzazione personale e di gestione del tempo

Descrizione del lavoro

Per la sede italiana di un importante gruppo assicurativo internazionale, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant con esperienza consolidata nel settore.

Attività richieste per il ruolo:

• Attività di segreteria generale (pianificazione dell'ordine del giorno, organizzazione delle riunioni ecc.)
• Organizzazione e gestione agenda del DG (organizzazione riunioni, viaggi e trasferte)
• Gestione e organizzazione dell'archiviazione di documenti e procedure
• Raccogliere le informazioni sulle presenze dei dipendenti (ferie, smart working, malattia) per trasferirle alla sede centrale e registrarle nel sistema di rilevazione presenze del fornitore del servizio paghe
• Gestione dei rapporti con il fornitore del servizio paghe e controlli periodici sui pagamenti dei fondi previdenziali dei dipendenti
• Gestione auto aziendali, gestione dei contratti e dei pagamenti, gestione delle relazioni con i fornitori
• Supervisione e coordinamento del processo di selezione: selezione dei fornitori, raccolta dei CV, coordinamento degli stakeholder interni e organizzazione dei colloqui
• Gestione dell'inserimento dei nuovi dipendenti organizzando la formazione interna, organizzando riunioni con gli altri dipartimenti e preparando il pacchetto di benvenuto
• Fungere da punto di contatto per le informazioni relative alle modifiche alla normativa HR (vigilanza normativa)
• Inglese fluente, la conoscenza del francese costituisce un plus
• Conoscenza del pacchetto Office
• Ottime doti relazionali e comunicative
• Totale riservatezza e confidenzialità
• Precisione
• Capacità di organizzazione personale e di gestione del tempo

Sede di lavoro: Milano