Executive Assistant

FuturaSun; Cittadella; In loco; EUR 50.000 - 70.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'azienda innovativa in Veneto cerca un/a executive assistant per supportare il top management. Il candidato ideale avrà almeno 2 anni di esperienza in segreteria di direzione, ottime doti organizzative e conoscenza del pacchetto Office. Responsabilità comprendono la gestione delle agende e l'organizzazione di viaggi. È necessaria anche la disponibilità a trasferte e una buona conoscenza della lingua inglese.

Competenze

• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli di segreteria di direzione o office management.
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Patente di guida B valida, ottime capacità di guida e disponibilità a trasferte.

Mansioni

• Gestione e pianificazione delle agende del CEO e della direzione.
• Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali per il CEO.
• Gestione dell’ufficio e coordinamento dei fornitori di servizi.

Conoscenze

Ottime doti organizzative

Capacità di gestione di più attività in parallelo

Attitudine al problem solving

Capacità di relazione con diversi interlocutori

Strumenti

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

Cerchiamo un/a executive assistant da inserire nel nostro team in Italia. La figura garantirà il supporto operativo e organizzativo al top management, assicurando un’efficace pianificazione delle attività, la gestione logistica e la cura delle esigenze quotidiane del management e dell’ufficio, fornendo supporto trasversale e mantenendo alti standard di professionalità, affidabilità e riservatezza.

Responsabilità principali

• Gestione e pianificazione delle agende del CEO e della direzione generale, tecnica e commerciale, organizzando gli appuntamenti, le riunioni e le trasferte.
• Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali (voli, hotel, visti, transfer, documentazione).
• Gestione e accoglienza di ospiti e colleghi provenienti dalla Cina o dall’estero, inclusa la preparazione di lettere d’invito, la pianificazione del soggiorno e il supporto logistico durante la permanenza.
• Gestione dell’ufficio: forniture, cancelleria, spese ordinarie, pulizie, manutenzioni e coordinamento dei fornitori di servizi.
• Gestione del parco auto aziendale (manutenzione, assicurazioni, revisioni, scadenze, rifornimenti).
• Trasferte in auto per accompagnare il CEO o altri direttori, oltre che per prese di ospiti a Padova/Venezia.
• Gestione di sottoscrizioni, protocollazione e archiviazione dei documenti, assicurando ordine, tracciabilità e riservatezza.
• Assistenza nelle pratiche di compliance aziendale e nel gruppo.
• Gestione della corrispondenza interna ed esterna, risposta al centralino telefonico, filtrando le comunicazioni verso i diversi dipartimenti interni.
• Supporto operativo al dipartimento Marketing, in particolare durante fiere, eventi o campagne, con attività di inserimento dati e supporto logistico.

Requisiti

• Esperienza di almeno 2 anni in ruoli di segreteria di direzione o office management.
• Ottime doti organizzative e capacità di gestione di più attività in parallelo.
• Patente di guida B valida, ottime capacità di guida e disponibilità a trasferte.
• Buona conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Professionalità, riservatezza e spiccato senso di responsabilità.
• Attitudine al problem solving e capacità di relazione con diversi interlocutori.