Excecutive Assistant

ADECCO ITALIA S.p.A.; Milano; Ibrido; EUR 30.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'agenzia di lavoro internazionale è alla ricerca di un/una Executive Assistant per supportare la divisione commerciale in attività amministrative e operative. Il candidato ideale avrà una Laurea Magistrale e ottima conoscenza degli strumenti informatici, con fluente conoscenza dell'inglese. Offriamo un contratto di somministrazione di 12 mesi con possibilità di assunzione e modalità di lavoro ibrido.

Competenze

• Esperienza di segreteria e gestione pratiche commerciali.
• Ottima familiarità con strumenti di lavoro informatici.
• Capacità di organizzare eventi e gestire logistica.

Mansioni

• Gestione amministrativa e acquisti.
• Inserimento richieste d’acquisto in Ariba.
• Apertura e gestione fornitori.
• Preparazione documentazione per contratti.
• Organizzazione eventi e logistica.

Conoscenze

Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici

Capacità organizzative

Buone doti comunicative e relazionali

Conoscenza delle procedure amministrative e contrattuali

Capacità di lavorare in team

Conoscenza dell'inglese fluente

Formazione

Laurea Magistrale

Strumenti

Ariba

Readsoft

eCats

Microsoft Office

Descrizione del lavoro

Overview

Adecco cerca un/a Excecutive Assistant di Divisione Commerciale per azienda cliente settore Medicale sita a Milano.

Obiettivo del ruolo: Supportare le attività operative e amministrative della divisione commerciale, garantendo efficienza nei processi, gestione puntuale delle attività e supporto continuo al team e ai manager di riferimento.

Responsabilità principali

• Gestione amministrativa e acquisti
• Inserimento richieste d’acquisto (PR) in Ariba per forniture marketing, eventi, servizi esterni.
• Apertura e gestione fornitori, controllo fatture, gestione pagamenti e riconciliazione PO.
• Supporto contrattuale e legale
• Preparazione documentazione per contratti (MSA, agenti, distributori).
• Inserimento e gestione accordi in eCats (HL no fee, congressi, sponsorship).
• Organizzazione eventi e logistica
• Coordinamento eventi interni ed esterni, inclusi catering, materiali e spedizioni.
• Supporto operativo durante eventi nazionali e internazionali.
• Compliance e rendicontazione
• Verifica mensile dei file di transparency (HCO Service, Sponsorship).
• Aggiornamento e monitoraggio delle spese marketing.
• Comunicazione e supporto al team
• Gestione della posta certificata (PEC).
• Aggiornamento organigrammi e supporto onboarding nuovi colleghi.
• Coordinamento con i reparti Legal, Finance, Education per aggiornamenti procedurali.

Competenze richieste

• Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici (Ariba, Readsoft, eCats, Microsoft Office).
• Capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Buone doti comunicative e relazionali.
• Conoscenza delle procedure amministrative e contrattuali.
• Capacità di lavorare in team e gestire più attività in parallelo
• Conoscenza dell'inglese fluente

Offerta

Si offre contratto in somministrazione di 12 mesi scopo assunzione, 3 Livello del Commercio, Lavoro Ibrido (richiesti 2 giorni al mese in ufficio).

Formazione e Lingue

• Titolo di studio: Laurea Magistrale
• Lingue conosciute: Inglese: Comprensione Ottimo

Competenze

• Segreteria - Gestione pratiche commerciali
• Segreteria - Gestione agenda
• Segreteria - Organizzazione viaggi
• Segreteria - Accoglienza
• Fogli di calcolo / elettronici - Excel, livello Buono
• Progettazione / Disegno tecnico - Microsoft Office
• Segreteria - Archiviazione elettronica
• Segreteria - Capacità scrittura cieca-due mani
• Segreteria - Inserimento ordini
• Segreteria - Organizzazione meeting

Disponibilità oraria: Full Time