Corporate executive assistant - financial services

WeHunt; Roma; In loco; EUR 40.000 - 60.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un'azienda di consulenza in Italia cerca un Executive Assistant esperto per collaborare con il Managing Director e l’Executive Team. Il candidato ideale deve avere almeno 5 anni di esperienza, competenze in diritto societario e un’ottima padronanza dell’inglese. Le responsabilità includono la gestione dell’agenda, organizzazione di meeting e supervisione della corrispondenza ufficiale. Questa posizione richiede eccellenti capacità organizzative e comunicative, nonché autonomia decisionale.

Competenze

• Almeno 5 anni di esperienza come Executive Assistant o Corporate Assistant.
• Competenza in materia di diritto societario.
• Esperienza in contesti strutturati e multinazionali.

Mansioni

• Gestire e coordinare l’agenda del Managing Director e dell’Executive Team.
• Organizzare meeting interni ed esterni con preparazione e redazione verbali.
• Gestire report e corrispondenza con HQ e altri stakeholder.

Conoscenze

Competenze IT

Comunicazione efficace

Gestione del tempo

Inglese fluente

Tedesco (plus)

Strumenti

Power Point

Excel (tabelle Pivot)

Descrizione del lavoro

Responsabilità principali

Gestire e coordinare l’agenda, la corrispondenza e le priorità del Managing Director e dell’Executive Team.

Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita, assicurando completezza, ordine e tracciabilità delle comunicazioni ufficiali.

Organizzare e gestire meeting interni ed esterni, incluse la preparazione dell’agenda, la predisposizione dei materiali di supporto, la protocollazione e la redazione dei verbali.

Preparare e aggiornare documenti decisionali, presentazioni e protocolli a supporto delle riunioni executive e del Board.

Presidiare le attività di affari societari, tra cui: gestione documentale e raccolta firme; supporto nella predisposizione e archiviazione dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale; interfaccia con consulenti legali esterni e stakeholder istituzionali; supervisione dei processi di compliance e governance societaria.

Accogliere e gestire ospiti, visitatori e partner strategici, garantendo un’esperienza professionale e coerente con i valori dell’azienda.

Gestire i rapporti con fornitori e partner esterni (es. agenzie viaggio, servizi di supporto eventi).

Curare la corrispondenza con HQ e altri stakeholder, assicurando coerenza, tempestività e tono professionale.

Pianificare e coordinare trasferte, viaggi e note spese.

Supportare l’organizzazione di eventi corporate e istituzionali che coinvolgono l’Executive Team, in collaborazione con HQ.

Gestire i flussi informativi e i follow-up delle attività assegnate agli executive, garantendo continuità e rispetto delle scadenze.

Collaborare con la PA to the Board e con le principali funzioni aziendali, facilitando la comunicazione e l’allineamento organizzativo.

Garantire il rispetto delle policy aziendali in materia di Compliance, Data Protection, AML e standard di Gruppo.

Il profilo ideale ha le seguenti caratteristiche

Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili (Executive Assistant / Corporate Assistant).

Competenza in materia di diritto societario.

Esperienza in contesti strutturati, preferibilmente S.p. A. / multinazionali.

Inglese fluente, il tedesco sarà considerato un plus in fase di selezione.

Ottime competenze IT e ottima padronanza di Power Point ed Excel (costruzione tabelle Pivot).

Standing relazionale elevato, comunicazione efficace, ascolto attivo.

Learning agility avanzata.

Plus

Conoscenza di contesti societari e Modello 231.

Soft skills richieste

Eccellenti capacità organizzative e di time management.

Comunicazione chiara, efficace e assertiva, con padronanza del linguaggio istituzionale.

Elevato senso di responsabilità, riservatezza e attenzione ai dettagli.

Intelligenza emotiva, ascolto attivo e capacità di leggere il contesto e i "non detti".

Orientamento al risultato e flessibilità nella gestione di priorità multiple.

Attitudine alla collaborazione e alla gestione di relazioni interne ed esterne in modo professionale e costruttivo.

Autonomia decisionale e spirito d'iniziativa nel perimetro di competenza.