Assistente Direzione & Amministrazione - Full Remote

Castro & Partners - The Product Management Firm; Ari; Ibrido; EUR 21.000 - 27.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Una società di consulenza in forte crescita cerca un Office Manager per la sede di Arezzo. Il candidato ideale ha esperienza in ruoli amministrativi e forte competenza nella fatturazione elettronica. Offriamo un contratto iniziale a tempo determinato con possibilità di assunzione a tempo indeterminato e lavoro in remoto dopo il periodo di inserimento. Gli strumenti usati includono Google Workspace e sistemi di gestione per la fatturazione. La posizione richiede precisione, problem solving e buone capacità di comunicazione in italiano e inglese.

Servizi

Formazione accesso ai corsi ManagementAcademy.It

Crescita professionale verso ruoli di maggiore responsabilità

Ambiente di lavoro stimolante e snello

Competenze

• Richiesta esperienza in ufficio o ruoli simili in PMI o startup.
• Padronanza di fatturazione elettronica e rapporti con commercialisti.
• Competenze digitali elevate per automazioni e utilizzo di software.

Mansioni

• Gestire la fatturazione e le operazioni amministrative.
• Interagire con i clienti e gestire le richieste post-vendita.
• Supportare il CEO nelle attività quotidiane.

Conoscenze

Fatturazione elettronica

Google Workspace

Gestione fornitori

Problem solving

Comunicazione in italiano

Inglese (minimo B1)

Formazione

2–4 anni di esperienza in ruoli amministrativi

Strumenti

Fogli / Excel

CRM

Zapier

Descrizione del lavoro

Punti fondamentali :

Sede di lavoro : Arezzo + Remoto (dopo periodo iniziale 6 mesi)

Contratto : Tempo determinato (per trasformarlo a tempo indeterminato a fine periodo)

RAL : da 21.000 Euro annui a 27.000 Euro annui a seconda risultato dei test in selezione

Breve Descrizione : Ciao,

Come stai?

Stiamo cercando un / una Office Manager per la sede di Arezzo.

Lavorerai fianco a fianco con tutti i membri del team nella gestione dei processi day-by-day, con il commercialista per la fatturazione (attiva e passiva) e a fianco a fianco con il CEO per la gestione ordinaria delle attività.

I nostri processi sono estremamente automatizzati e digitali, quindi è necessario che tu abbia una fortissima dimestichezza con il mondo digitale (è parte del processo di test nella selezione).

Siamo una società in fortissima crescita e con una enorme motivazione per creare un ambiente sano, costruttivo e stimolante (valori in cui crediamo tanto).

Se sei un / una nerd a cui piace gestire processi, organizzare e trovare soluzioni, sei la persona che fa per noi!

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Chi siamo

Castro & Partners è una società di consulenza e formazione manageriale (www.Managementacademy.It) operante a livello nazionale, con centinaia di clienti attivi.

La nostra mission è creare impatto nel mondo manageriale e imprenditoriale, attraverso percorso di consulenza, coaching e formazione efficaci, pratici e orientati al risultato.

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Mission del ruolo

Garantire cassa in ordine, clienti soddisfatti e processi snelli, supportando direttamente il CEO e coordinando le attività amministrative day-by-day.

Cosa farai (responsabilità)

Amministrazione & Billing

• Gestione fatturazione elettronica Attiva / Passiva (SdI), prima nota operativa, scadenziario e riconciliazioni.
• Emissione note di credito, proforma, quadrature incassi e report mensili per il commercialista.

Customer Operations

• Contatto con i clienti (email / telefono), aggiornamento anagrafiche e contratti, gestione richieste post-vendita.
• Monitoraggio NPS / feedback e micro-azioni di retention (rimborsi, voucher, upgrade).

Credit Management

• Solleciti bonari, piani di rientro e coordinamento con società partner per il recupero crediti.
• KPI su aging crediti e DSO, con reportistica al CEO.

CEO Office & Office Management

• Agenda, riunioni, minute & follow-up;
• gestione fornitori, ordini e piccole pratiche d'ufficio.
• PEC, firma digitale, scadenze amministrative e documentali.

Digital Ops

• Standard operativi (SOP) e knowledge base;
• piccole automazioni (es. Zapier / n8n) per eliminare lavoro ripetitivo.
• Dashboard operative su Fogli / BI, tracciamento OKR / KPI di amministrazione e customer operations.

Requisiti "must"

• 2–4 anni in ruoli amministrativi / office manager in PMI o startup.
• Ottima padronanza fatturazione elettronica, scadenziari e riconciliazioni;
• interfaccia fluida con il commercialista.
• Skill digitali forti : Google Workspace, Fogli / Excel avanzato (pivot, filtri, cerca.X, funzioni testuali / numeriche).
• Capacità di relazione telefonica e scritta impeccabile in italiano;
• inglese almeno B1.
• Precisione, riservatezza, problem solving, autonomia e forte orientamento all'esecuzione.

Plus che apprezziamo

• Esperienza con CRM / Helpdesk (es. Brevo / HubSpot / Freshdesk).
• Dimestichezza con Notion / Confluence, Slack, strumenti di BI (Metabase / Looker Studio / Power BI).
• Familiarità con centralini cloud (es. Voxloud), PEC / firma digitale, portali PA.
• Nozioni base GDPR / contrattualistica fornitori;
• automazioni (Zapier / n8n).

Strumenti con cui lavorerai

• Google Workspace
• Fogli / Excel
• Gestionale di fatturazione elettronica (es. Fatture in Cloud / Zucchetti / TeamSystem)
• CRM
• Notion / Confluence
• Slack
• Centralino VoIP
• Zapier / n8n
• Metabase / Looker Studio
• Asana / Trello.

Cosa offriamo

• Contratto : tempo determinato iniziale per poi diventare a tempo indeterminato (non valutiamo modifiche).
• Possibilità di full remote dopo il periodo di inserimento in sede (può andare fino ad un anno a seconda della capacità di apprendimento della persona).
• Crescita : percorso verso Head of Admin / RevOps o Chief of Staff (track junior).
• Formazione : accesso ai corsi ManagementAcademy.It e certificazioni interne.
• Ambiente snello, responsabilità reale, cultura del miglioramento continuo.

Se pensi di avere i requisiti adatti, candidati!