2 Verwaltungsassistent:innen für das Fakultätssekretariat

Freie Universität Bozen; Bressanone; In loco; EUR 35.000 - 45.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Eine Universität in Südtirol sucht einen Verwaltungsassistenten zur Unterstützung von Professor:innen, Forschenden und Studierenden. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung der Lehre, die Unterstützung von Forschungsprojekten und die Verwaltung des akademischen Personals. Ideale Kandidaten bringen Organisationstalent, Teamgeist und sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse mit. Flexibles Arbeiten und die Möglichkeit für Smart Working werden angeboten.

Servizi

Professionelles Arbeitsumfeld

Gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung

Planbare und flexible Arbeitszeiten

Möglichkeit für Smart Working

Competenze

• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben.
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen.
• Selbständige und genaue Arbeitsweise.

Mansioni

• Verwaltung der Lehre: Erstellung und Verwaltung der Stundenpläne.
• Administrative Unterstützung bei Forschungsprojekten.
• Vorbereitung von Auswahlverfahren für das akademische Personal.

Conoscenze

Organisationstalent

Teamgeist

Sprachkompetenz

Flexibilität

sehr gute Deutschkenntnisse

sehr gute Italienischkenntnisse

gute Englischkenntnisse

Formazione

Reifediplom (ex Matura)

Strumenti

Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook)

Descrizione del lavoro

Bewerbungsfrist

21.11.2025, 12:00 Uhr

Arbeitssitz

Campus Brixen, Sekretariat der Fakultät für Bildungswissenschaften

Berufsprofil

Einstufung als „Verwaltungsassistent:in I. Ebene“

Zulassungsvoraussetzungen

• Reifediplom (ex Matura)
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 (ehem. Niveau B) oder gleichwertige Sprachzertifikate B2 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen)
• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben (bitte geben Sie diese Erfahrung im Online-Formular und im CV an)

Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert?

Im Abschnitt “Weitere Informationen” sind verschiedene Möglichkeiten gelistet, wie Sie eine sprachliche Zertifizierung erlangen können, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen.

Stellenprofil

In einem dynamischen, mehrsprachigen Umfeld unterstützen Sie Professor:innen, Forschende und Studierende und führen administrative Aufgaben in den Bereichen Lehre, Forschung bzw. Personalverwaltung durch. Sie bringen Organisationstalent, Teamgeist und Sprachkompetenz mit und tragen so wesentlich zum reibungslosen Ablauf des universitären Alltags bei.

Der Aufgabenbereich umfasst u.a.

• Verwaltung der Lehre: Organisation der Lehrtätigkeit, Erstellung und Verwaltung der Stundenpläne und der Prüfungskalender, Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des zuständigen Gremiums usw.
• Forschung: administrative Unterstützung, Erstellung der Abrechnungen von internen, nationalen und internationalen Forschungsprojekten, Ausarbeitung von Verwaltungsakten, Dienstreiseabrechnungen, Unterstützung des Kompetenzzentrums für Inklusion im Bildungsbereich (eine der beiden Stellen) usw.
• Verwaltung des akademischen Personals: Vorbereitung von Auswahlverfahren und deren administrative und operative Begleitung usw.

Was Sie idealerweise mitbringen sollten

• Berufserfahrung in Bezug auf die in der Ausschreibung angeführten Tätigkeiten bzw. ähnliche Tätigkeiten
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen
• sicheren Umgang mit gängigen IT-Anwendungen sowie gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook) und den cloudbasierten Diensten (z.B. Teams, OneDrive)
• selbständige und genaue Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität
• Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• ein professionelles Arbeitsumfeld in einem spannenden, multikulturellen und modernen Kontext mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildungsangebote
• eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten und kollegialen Team
• die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten
• verschiedene Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf)

So bewerben Sie sich

Bewerbungen werden ausschließlich über das Bewerbungsportal der unibz angenommen.

Bei der Eingabe der Daten ins Online-Portal müssen außerdem folgende Bewerbungsunterlagen hoch-geladen werden:

• Unterzeichneter Lebenslauf (mit Datum, nicht älter als 6 Monate)
• Unterzeichnetes Bewerbungsschreiben
• Kopie eines Ausweisdokuments (Vorder- und Rückseite)

Der Lebenslauf und das Bewerbungsschreiben müssen mit handschriftlicher Unterschrift direkt auf dem ausgedruckten Dokument versehen sein. Alternativ ist auch die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich.

Zum Auswahlverfahren werden nur vollständige Bewerbungen zugelassen.

Weitere Informationen

• Die Vorstellungsgespräche werden in der ersten Dezemberhälfte 2025 stattfinden und vorrangig in Präsenz abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt.
• Die Bewertungskriterien im Vorstellungsgespräch finden Sie weiter unten als Anlage zur Ausschreibung.
• Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen?
  Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen.
2. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden.
3. Für alle weiteren Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen.

• Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße („Whistleblowing“) unter folgendem Link gemeldet werden können.