Receptionist & Facilities Assistant

Perché Fassa Bortolo

Fassa Bortolo, leader nel settore dei materiali da costruzione, è un'azienda dinamica e all'avanguardia che dal 2000 ad oggi ha più che quadruplicato il numero dei propri stabilimenti, confermandosi ai vertici del mercato nazionale e aprendo nuovi canali di espansione internazionali. Attualmente il Gruppo Fassa conta 19 insediamenti produttivi, di cui 16 in Italia, 1 in Portogallo, 1 in Spagna e 1 in Brasile. Comprende 3 filiali commerciali in Italia, 3 in Svizzera, 1 in Francia, 1 in Spagna e 1 in Gran Bretagna, con un organico di oltre 1.700 collaboratori tra dipendenti e forza vendita.

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Receptionist & Facilities Assistant

La risorsa, inserita nell’area dei Servizi Aziendali, sarà il primo punto di contatto per visitatori, clienti e partner, rappresentando l'immagine aziendale con professionalità e cortesia. Oltre alle classiche mansioni di accoglienza, la risorsa svolgerà un ruolo cruciale nel supporto operativo ai servizi generali e corporate, garantendo l'efficienza e l'organizzazione della sede.

Principali responsabilità:

Attività di Front Office e Accoglienza:

• Accogliere visitatori, clienti e fornitori, occupandosi della loro registrazione e annunciandoli agli interessati, secondo le procedure di accesso, check-in e check-out previste (registrazione ospite, consegna e ritiro badge, etc.).
• Gestire il centralino telefonico, smistando le chiamate in entrata in modo efficiente e cortese e nell’occorrenza trascrivere e riportare informazioni di contatto per la richiamata.
• Gestire la posta in entrata e in uscita, inclusa la corrispondenza cartacea e i pacchi.
• Mantenere l'ordine e il decoro dell'area reception, assicurando che sia sempre rappresentativa dell'immagine aziendale.

Supporto ai servizi Corporate e Generali:

• Gestione Corrieri: organizzare e monitorare le spedizioni nazionali e internazionali dei pacchi, gestirne la ricezione e la distribuzione interna.
• Smistamento PEC: monitorare la casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) dell’area di appartenenza, smistando le comunicazioni alle aree competenti secondo le procedure interne e garantendone la corretta archiviazione.
• Gestione Cancelleria: Monitorare lo stock di cancelleria e dei materiali di consumo per gli uffici della sede, predisponendo gli ordini di riassortimento.
• Gestione Sale Riunioni: amministrare il calendario delle prenotazioni delle sale riunioni, fornendo supporto per l'allestimento (es. videoconferenze, proiettori) e coordinando eventuali richieste di catering.
• Supporto Amministrativo: svolgere attività di supporto amministrativo, come data entry e archiviazione documenti.
• Servizi aziendali: supportare e gestire operativamente i servizi aziendali della Corporate (commissioni, corrispondenze urgenti, servizi in convenzione, mensa, servizi di pulizie e riassortimento delle aree break).

Abilità e competenze:

• Diploma di scuola superiore.
• Esperienza pregressa di almeno 2-3 anni in un ruolo analogo (Receptionist, Office Assistant, Segreteria Generale), preferibilmente in contesti aziendali strutturati.
• Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Outlook, Word ed Excel).
• Buona conoscenza della lingua inglese (livello B1/B2), sia parlata che scritta.
• Ottime doti comunicative e relazionali, con un approccio orientato al cliente.
• Capacità di gestire la pressione e risolvere i problemi in autonomia, mantenendo sempre un atteggiamento discreto e professionale.
• Serietà, affidabilità, proattività.