Corporate Secretary & Document Control Assistant

ITSEC; Daerah Khusus Ibukota Jakarta; On-site; IDR 111,600,000 - 167,400,000; Full time

Job summary

Perusahaan di sektor keamanan siber di Jakarta mencari Corporate Secretary untuk mendukung kepatuhan dan pengendalian dokumen. Peran ini mencakup pengelolaan rapat dan dokumen terkait, serta memastikan kesiapan audit ISO. Kandidat ideal harus memiliki gelar sarjana dan pengalaman 1-3 tahun, serta keterampilan dalam Microsoft Office dan pengendalian dokumen. Kemampuan beradaptasi serta keterampilan bahasa Inggris yang baik juga diperlukan.

Qualifications

• Pengalaman 1-3 tahun di bidang administrasi Sekretariat Perusahaan.
• Pengetahuan tentang portal pelaporan pasar modal.
• Kemampuan dalam menangani dokumentasi dengan akurasi.

Responsibilities

• Menyusun dan mengelola Notulen Rapat serta dokumen hukum.
• Mengelola dokumentasi Sistem Manajemen Terpadu (IMS), terutama untuk ISO 9001 dan ISO/IEC 27001.
• Bertindak sebagai titik pusat kontrol dokumentasi untuk audit.

Skills

Microsoft Office Suite

Pengendalian Dokumen

Administrasi Sekretariat Perusahaan

Kemampuan menulis dan mengedit

Education

Gelar Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Hukum, Manajemen

Tools

SPE-IDXNet

eASY.KSEI

Job description

**Corporate Secretary, Legal, Risk & Compliance**# Corporate Secretary & Document Control Assistant----### Job Description:**1. Dukungan Sekretaris Perusahaan & Kepatuhan Pasar Modal*** Membantu dalam persiapan dan penyelenggaraan Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris, dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), termasuk pemanfaatan eASY.KSEI.* Menyusun, mengelola, dan mengarsipkan Notulen Rapat (MoM) serta dokumen hukum perusahaan lainnya secara sistematis.* Membantu Sekretaris Perusahaan dalam menyiapkan pengungkapan publik wajib, Laporan Tahunan, dan Laporan Keberlanjutan sesuai dengan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG)* Mendukung pengajuan administratif pelaporan online kepada regulator seperti OJK dan IDX melalui SPE-IDXNet.* Bertindak sebagai dukungan administratif dalam berkoordinasi dengan pemangku kepentingan eksternal, termasuk Notaris, Biro Administrasi Efek (BAE), dan KSEI.**2. Pengendalian Dokumen & Kesiapan Audit ISO*** Bertindak sebagai titik pusat dalam mengelola dan mengendalikan seluruh dokumentasi Sistem Manajemen Terpadu (IMS), khususnya untuk ISO 9001, ISO/IEC 27001, dan ISO 14001.* Memastikan semua manual ISO, Prosedur Operasional Standar (SOP), dan catatan terus diperbarui, diindeks dengan benar, disimpan dengan aman, dan mudah diakses.* Menjaga kontrol versi yang ketat terhadap kebijakan perusahaan untuk mencegah ketidaksesuaian selama audit pengawasan internal dan eksternal.* Memastikan bahwa perusahaan tetap ‘Siap Audit’ 365 hari setahun dengan menjaga jejak dokumen yang sempurna.---### Requirement:* Gelar Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Hukum, Manajemen, atau bidang administrasi terkait.* Pengalaman kerja minimal 1–3 tahun di bidang administrasi Sekretariat Perusahaan, Pengendalian Dokumen, atau Administrasi Kepatuhan. Pengalaman bekerja di Perusahaan Terbuka (Tbk) sangat diutamakan.* Pengetahuan tentang portal pelaporan pasar modal (misalnya, SPE-IDXNet) dan platform pemungutan suara elektronik (misalnya, eASY.KSEI) merupakan nilai tambah yang kuat.* Pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip pengendalian dokumen, lebih disukai dengan pengalaman dalam kerangka kerja ISO 9001 (Kualitas) dan ISO 27001 (Keamanan Informasi).* Keterampilan menulis, mengedit, dan mengarsipkan dokumen bisnis yang sangat baik.* Mahir dalam menggunakan Microsoft Office Suite dan sistem manajemen dokumen.* Mampu menangani dokumentasi dalam jumlah besar tanpa kesalahan, karena jejak audit sangat penting dalam industri keamanan siber.* Kemampuan yang telah terbukti dalam menangani informasi perusahaan yang sangat sensitif dan mendukung ekosistem Pelaporan Pelanggaran/Perlindungan Data secara aman.* Proaktif dan mampu beradaptasi dengan perubahan regulasi dan tuntutan operasional yang bergerak cepat.* Penguasaan bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik, mengingat sifat operasi perusahaan yang melintasi batas negara.