Admin WH Bandung

PT Rantai Dingin Asia ( Coldspace ); Kota Bandung; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

PT Rantai Dingin Asia ( Coldspace ) Bandung saat ini membuka posisi Admin Warehouse. Posisi ini akan terlibat dalam proses inbound, inventory, dan outbound untuk menjaga kelancaran rantai pasok arsip dan dokumen.

Diharapkan mampu bekerja di akhir pekan jika dibutuhkan serta siap bergabung segera. Peran ini memerlukan kemampuan koordinasi yang baik, penguasaan MS Office/Google Workspace, serta pemahaman dasar mengenai Warehouse Management System (WMS).

Qualifications

• Diploma 3 minimal menjadi syarat utama.
• Keterampilan komunikasi yang baik diperlukan.
• Menguasai Microsoft Office dan Google Workspace serta familiar dengan WMS.

Responsibilities

• Mengkoordinasikan booking inbound dengan Sales dan persiapan dokumen untuk proses inbound.
• Memverifikasi dokumen ASN/PO dan memasukkan data ke dalam WMS serta memastikan kelengkapannya.
• Mendaftarkan SKU/produk baru ke dalam WMS untuk inbound.
• Membuat countsheet, laporan cycle count, dan inventory aging stock.
• Mengatur dan mencetak dokumen untuk outbound, packing list, dan serah terima dengan transporter.

Skills

Administrasi gudang

Komunikasi baik

Microsoft Office

Google Workspace

WMS familiarity

Education

Diploma 3

SMA/SMK

Tools

WMS

Job description

Jobdesc 1. Pre-Inbound Process

• a. Berkomunikasi dengan Sales untuk melakukan booking slot inbound pada jadwal inbound
• b. Melakukan pengecekan dokumen Advance Shipping Notes (ASN) atau Purchase Order (PO) yang sudah dikirim oleh seller/client serta memproses ASN kedalam sistem WMS yang sudah dikirimkan sebelum proses inbound
• c. Membuat Supplier reservation (planning kedatangan product) pada sistem WMS sebagai acuan registrasi detail kedatangan barang yang akan datang
• d. Mendaftarkan SKU (Stock Keeping Unit) dan alternatif product yang telah dikirimkan seller/client untuk setiap product baru ke dalam sistem WMS yang akan di proses oleh inbound
• e. Menyiapkan dan mencetak dokumen yang dibutuhkan oleh captain / operator sebelum melakukan proses pengecekan barang

2. Inbound Process

• a. Mencatat waktu kedatangan truck barang yang inbound dan meminta dokumen pendukung (SIM+STNK+DO/PO/ASN) kepada driver
• b. Verifikasi ASN bila produk tidak sesuai standar (damage / kurang / lebih) dengan captain ataupun pihak terkait untuk memastikan produk yang tidak sesuai standar dapat ditangani dengan baik
• c. Melakukan pengecekan terhadap kesesuaian jumlah stock yang terproses dengan dokumen ASN atau PO untuk memastikan berita acara serah terima yang akan dibuat sesuai dengan kondisi aktual barang yang diterima
• d. Melakukan follow up untuk ASN atau PO yang bermasalah pada saat proses berlangsung ke pihak terkait
• e. Memastikan setiap ASN sudah terproses sampai dengan terbitnya report inbound yang dikirimkan ke seller/client dan mengarsipkan setiap dokumen yang telah selesai di proses dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. Inventory Process

• a. Menyiapkan dan mencetak countsheet untuk daily cyclecount dan inventory stock opname
• b. Melakukan pengecekan terkait hasil Cycle Count atau stock opname yang tidak sesuai dan melapor kepada coordinator untuk melakukan investigasi lanjutan
• c. Membuat laporan rutin terkait inventory stock, hasil cyclecount maupun inventory aging stock
• d. Melakukan Follow up terkait masalah yang terjadi pada tim terkait

4. Pre - Outbound Process

• a. Berkomunikasi dan melakukan penjadwalan dengan client/seller untuk plan outbound H-1
• b. Melakukan pengecekan terhadap Shipment order (SO) yang telah dikirimkan client/seller melalui email atau WAG
• c. Proses upload order secara manual ke WMS (Warehouse Management Sistem)
• d. Mencetak wave picking atau picking list yang dibutuhkan oleh captain / operator sebelum melakukan proses picking barang

5. Outbound Process

• a. Mencatat waktu kedatangan truck barang yang inbound dan meminta dokumen pendukung (SIM+STNK+SO) kepada transporter/ driver
• b. Menyiapkan dan mencetak packing list, tally sheet kg yang dibutuhkan oleh captain / operator sebelum melakukan proses packing barang
• c. Melakukan cancel order di WMS berdasarkan instruksi atasan dan seller/client jika ditemukan adanya ketidaksesuaian order
• d. Mengisi Googlesheet shipment order quantity SO vs Quantity input di Flux
• e. Melakukan serah terima surat jalan dengan transporter/ driver
• f. Memastikan setiap SO sudah terproses sampai dengan closed shipment order
• g. Menerbitkan report Outbond dan Berita Acara jika terjadi kondisi upnormal dan mengarsipkan setiap dokumen yang telah selesai di proses dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• h. Melakukan hold order outbound jika customer belum pelunasan invoice sesuai info Finance & Commercial.

Kualifikasi :

• 1. Pendidikan Minimal Diploma 3
• 2. Berpengalaman sebagai Admin Warehouse
• 3. Berkomunikasi yang baik
• 4. Menguasai microsoft office, google workspace, dan familiar dengan warehouse management system
• 5. Bersedia bekerja di weekend atau libur nasional, jika dibutuhkan
• 6. Bersedia join segera
• 7. Bersedia bekerja dalam shift- - Berpengalaman- SMA/SMK- 18 - 35 Tahun- Terima kandidat tanpa foto diri- Kota sesuai penempatan kerja (Kota Bandung)