Admin AR & AP (Surabaya)

Vectorlabs Indonesia; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

Vectorlabs Indonesia sedang mencari staff Administrasi Piutang untuk menangani proses AR. Anda akan mengelola administrasi piutang, membuat invoice, memeriksa data dokumen pendukung, dan memastikan pencatatan pembayaran akurat.

Posisi ini menuntut pemahaman dasar akuntansi, keahlian Excel (VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table), serta ketelitian dan kemampuan follow-up yang baik. Lokasi kerja di Surabaya dengan target penyelesaian laporan AR secara berkala.

Qualifications

• Menguasai dasar-dasar akuntansi dan administrasi piutang.
• Minimal SMA/SMK, D3, atau S1 Akuntansi/Keuangan.
• Menguasai Accurate dan Excel mahir (VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIF/SUMIFS, Pivot Table).
• Teliti, rapi, disiplin, dan mampu bekerja dengan target.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan follow-up yang baik.

Responsibilities

• Melakukan administrasi piutang dan pencatatan akurat tepat waktu.
• Membuat, memeriksa, dan mengarsipkan invoice kepada customer.
• Monitoring jatuh tempo piutang dan memastikan pembayaran sesuai jadwal.
• Follow-up kepada customer terkait invoice belum dibayar.
• Mencatat pembayaran customer dan rekonsiliasi antara pembayaran dengan invoice.
• Memeriksa data invoice, surat jalan, PO, dan dokumen pendukung.
• Membuat laporan AR, aging piutang, dan pembayaran secara berkala.
• Menangani retur, credit note, debit note, atau koreksi invoice jika diperlukan.
• Berkoordinasi dengan Sales, Finance, Accounting, dan Customer terkait invoice.
• Menyiapkan dokumen untuk proses audit.
• Melakukan filing dan memastikan dokumen AR tersimpan rapi dan mudah ditelusuri.
• Membantu memastikan saldo piutang tercatat dengan benar.

Skills

Attention to detail

Follow-up

Komunikasi efektif

Education

SMA/SMK / D3 / S1 Akuntansi/Keuangan

Tools

Accurate

Microsoft Excel

VLOOKUP/XLOOKUP

Pivot Table

Job description

• Melakukan administrasi dan pencatatan piutang perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
• Membuat, memeriksa, dan mengarsipkan invoice/tagihan kepada customer.
• Melakukan monitoring jatuh tempo piutang dan memastikan pembayaran customer sesuai jadwal.
• Melakukan follow-up kepada customer terkait invoice yang belum dibayar atau sudah mendekati jatuh tempo.
• Mencatat pembayaran customer dan melakukan rekonsiliasi antara pembayaran dengan invoice.
• Memeriksa dan mencocokkan data invoice, surat jalan, purchase order (PO), serta dokumen pendukung lainnya.
• Membuat laporan Account Receivable (AR), aging piutang, dan laporan pembayaran secara berkala.
• Menangani administrasi terkait retur, credit note, debit note, atau koreksi invoice jika diperlukan.
• Berkoordinasi dengan bagian Sales, Finance, Accounting, dan Customer terkait masalah invoice maupun pembayaran.
• Menyiapkan dokumen dan data yang diperlukan untuk proses audit.
• Melakukan filing dan memastikan seluruh dokumen AR tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.
• Membantu memastikan saldo piutang perusahaan tercatat dengan benar dan sesuai dengan data accounting.

• Pendidikan minimal SMA/SMK, D3, atau S1 Akuntansi/Keuangan.
• Memahami dasar-dasar akuntansi dan administrasi piutang.
• Menguasai software Accurate
• Menguasai Microsoft Excel, terutama fungsi dasar seperti VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIF/SUMIFS, Pivot Table, dan pengolahan data.
• Teliti, rapi, disiplin, dan mampu bekerja dengan target.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan follow-up yang baik.