Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m)

Doctolib; France; On-site; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket gesponsert

28 Urlaubstage + 1 Zusatz

Betriebliche Krankenversicherung

Betriebliche Altersvorsorge – 40% AG-Z

DoctoGrowth

DoctoGrowth Programm

Parent Care Programm

Mental Health & Coaching

Snacks & Frühstücksbuffet

Urban Sports Club

Flexible Arbeitszeiten für pflegende &

Unterstützung bei Behinderungen

Job summary

Doctolib sucht eine/n Workplace Experience & Mobility Associate zur Unterstützung des Workplace Experience Teams in Berlin. Sie verantworten das Büroportfolio, koordinieren externe Dienstleister, steuern Mobility-Strategien und überwachen Budgetbereiche inklusive Rechnungsvorgänge.

Sie arbeiten eng mit IT, Real Estate, Finance sowie regionalen Stakeholdern in Deutschland zusammen und treiben kontinuierliche Verbesserungen basierend auf Daten an.

Qualifications

• Mindestens 3–4 Jahre Erfahrung in Workplace/Facility/Office Operations.
• Mehrfachstandorte-Betreuung inkl. Projektmanagement.
• HSE-Kenntnisse Grund- bis Fortgeschritten.
• Erfahrung in Vendor Management, Contract Management und Fleet Management.
• Lösungsorientierte, detailorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kommunikation.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten & Budget-/Kostenbewusstsein.

Responsibilities

• Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der Instandhaltung des Hauptbüros in Berlin; Unterstützung der Standorte in Deutschland (9 Regionalbüros).
• externen Dienstleister steuern und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen.
• strategische Lieferantenbeziehungen für Services entwickeln und KPI/SLAs überwachen.
• Strategie Deutschland Mobility (Fuhrpark & Travel) in Abstimmung mit Global Workplace Director verantworten; Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung koordinieren.
• HSE-Standards fördern und QHSE-Prozesse implementieren.
• Eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Stakeholdern zusammenarbeiten; multinationale Stakeholder-Kommunikation steuern.
• Pragmatische Lösungen für strategische/operative Herausforderungen entwickeln; Arbeitsumfeld datengetrieben optimieren.

Skills

Workplace management

Facility management

Office operations

Project management

HSE knowledge

Vendor management

Contract management

Fleet management

Budgeting & costs

Deutsch & Englisch

Job description

Wir suchen Dich als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) als Unterstützung für das Workplace Experience Team in Berlin. Als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) übernimmst Du die Verantwortung für ein umfangreiches und wachsendes Portfolio an Gebäuden – darunter unser Headquarter in Berlin sowie weitere Standorte in Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen und Compliance-Prozesse, steuerst den operativen Betrieb an unserem neuen Berliner Headquarter und bist die zentrale Ansprechperson in Deutschland für alle Mobility-Themen (Fuhrparkmanagement und Travel Management).

Deine Aufgaben

• Du gewährleistest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unseres Hauptbüros in Berlin und unterstützt unsere Standorte in ganz Deutschland (9 Regionalbüros).
• Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher.
• Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsservices, Office-Ausstattung, Fuhrpark- und Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs.
• In Abstimmung mit dem Global Workplace Director entwickelst und verantwortest Du die Strategie für Deutschland im Bereich Mobility (Fuhrpark & Travel), steuerst den externen Dienstleister inklusive Performance-Monitoring und Eskalationsmanagement und übernimmst Verantwortung für zugewiesene Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team.
• Du förderst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse.
• Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Stakeholdern zusammen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über mehrere Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich Niederlande).
• Du entwickelst pragmatische Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst das Arbeitsumfeld kontinuierlich durch datengetriebene Ansätze.

Dein Profil

Du bist der feste Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht?

Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:

• Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung von Bürostandorten an mehreren Standorten sowie im Projektmanagement.
• Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment).
• Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und Fleet Management.
• Eine lösungsorientierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, schnell auf wechselnde Prioritäten zu reagieren.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Besonders interessant sind für uns außerdem: Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement.

Was wir Dir bieten

• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro arbeitest.
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage).
• Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.).
• Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit).
• Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth.
• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält.
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner.
• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine.
• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club.
• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet.

Interviewprozess

• Interview mit der Recruiterin
• Interview mit dem Hiring Manager
• On-site Termin
• Final Interview

Job Details

• Festanstellung
• Vollzeit
• Arbeitsort: Berlin
• Startdatum: Ab sofort
• Büro Baisert Arbeitsweise

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert. Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!

Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier. Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.